تكتيكات مشتركة استخدام أرباب العمل لخفض نفقات السفر للموظفين
هذه الأفكار أقل إجهاداً وعدوانية للموظف العادي الذي يسافر للعمل من أجل صاحب العمل. الموظفون هم بشر عاديون يريدون فقط بعض الخصوصية والمسافة من زملاء العمل أثناء رحلة عمل ، خاصة إذا كانوا قد أمضوا اليوم مع زملاء العمل.
لا يحتاج أرباب العمل إلى مطالبة الموظفين بمشاركة الغرف.
هناك طرق أخرى لتوفير تكاليف سفر عمل الموظف . فمثلا:
- مطالبة الموظفين بالسفر في نفس اليوم كلما أمكن ذلك.
- تطوير وتنفيذ سياسة سفر ثابتة توفر تفاصيل محددة حول المدفوعات اليومية في وجهات مختلفة ، سلاسل الفنادق المفضلة حيث قد يكون صاحب العمل قد حدد سعر الخصم ، وتسديد النفقات ، والحدود التي تتطلب توقيع المدير مقدمًا إذا تم تجاوزها.
- احمل الموظفين على خطاب القانون كما هو مذكور في سياسة السفر دون إذن مسبق من الاستثناءات. لا تسدد النفقات التي لم تسمح بها السياسة أو الاستثناء.
- إعادة التفاوض أو التفاوض بشأن أسعار الشركات مع سلاسل الفنادق المشتركة في وجهاتك. ابحث عن الفنادق التي تقدم وسائل الراحة مثل وجبة إفطار مجانية وساعة كوكتيل مجانية ووجبات خفيفة ومقبلات بعد الظهر وثلاجات وآلات صنع القهوة في الغرف. يتطلب من الموظفين استخدام هذه الفنادق ووسائل الراحة عندما تكون متوفرة.
- استخدام سلسلة فنادق أقل تكلفة عند إجراء الحجوزات. سيعطي معظم الموظفين نجمة في غرفة خاصة. لا تتوقع معايير أقل في مجالات مثل النظافة وغيرها من وسائل الراحة الخاصة بالموظفين من الفنادق التي يتم تصنيفها بنجوم أقل. مسح الموظفين المسافرين بشكل دوري للتأكد من أن المواقع المحددة تلبي احتياجاتهم.
- استخدم خدمة حجز سفر متناسقة مثل American Express Global Business Travel للمساعدة في التحكم في التكاليف. وسوف تساعدك على التخطيط ، واعتماد السياسات ، وتوفير التكاليف ، والحد من إنفاق الموظفين. حتى خدمات السفر المحلية يمكن أن تساعدك على توفير السفر للعمل ولكن ميزة لشركة أمريكان اكسبريس هي وصولها على الصعيدين المحلي والدولي وخدماتها عبر الإنترنت.
- اتخاذ الترتيبات اللازمة مع شركة طيران واحدة لاستخدام خدماتها كلما أمكن ذلك للحصول على خصم للشركات في كل رحلة. مطالبة الموظفين باستخدام خدمة حجز شركة الطيران ، على سبيل المثال ، شركة Southwest Airlines Corporate Travel. يمكن لأصحاب العمل أيضا حفظ عندما يتم حجز الطائرات في وقت مبكر.
- اجعل الموظفين الذين يتخذون قرارات السفر في آخر لحظة الحصول على إذن. في حالة واحدة ، في شركة زبون ، تذكرة طائرة من شأنها أن تكلف 300 دولار إذا حجزت قبل بضعة أسابيع تكلفة أكثر من 1200 دولار عندما قام الموظف بالحجز قبل يومين من الحدث. هذا يجب أن يحدث فقط في حالات الطوارئ لأن معظم التذاكر قابلة للتحويل حتى لو كانت غير قابلة للاسترداد.
- خفض تكاليف السفر في مناطق أخرى ، مثل الوجبة والكحول لكل يوم والمواصلات. تختلف في دييمس حسب الموقع. مدينة نيويورك مكلفة بالمقارنة مع لاس فيجاس ، على سبيل المثال. المناطق الأصغر ، غير اللجوء هي أكثر بأسعار معقولة. يجب أن تعكس سياسة سفرك التكاليف التي سيختبرها الموظفون أثناء سفرهم إلى ولايات ومحليات مختلفة.
- جرّب الاجتماعات الافتراضية والخدمات مثل Skype for Business ومقاطع الفيديو. في حين أن الاجتماعات غير المريحة في البداية تعتبر مهارة مكتسبة. يصبح الموظفون أكثر راحة عند استخدامهم لهذه الخدمات مع مرور الوقت. تعمل ندوات الويب جيدًا لأنواع مختلفة من التدريب ، لا سيما الحلقات الدراسية التي تسمح للعديد من الموظفين بالحضور.
- اطلب من موظفيك استخدام خدمات النقل العام وخدمات النقل المكوكية الأقل تكلفة ، عندما يكونون متوفرين ، بدلاً من سيارات الأجرة ، وخاصة عندما يسافر الموظفون بين المطارات والفنادق. توفر معظم المؤتمرات الكبيرة خدمة نقل مكوكية مجانية بين الفنادق ومركز المؤتمرات. أقل استخدام سيارة أجرة أو الشرط الذي يجمع الموظفين لدفع ثمن سيارة أجرة المجموعة يمكن أن يوفر الكثير من المال.
يُطلب من الموظفين البالغين إجراء حجوزات في الوقت المناسب ، ومصروفات الميزانية في رحلات العمل ، واستكشاف الخيارات بخلاف السفر للاجتماعات والتدريب هو النهج الصحيح لتبسيط تكاليف سفر رجال الأعمال.
انهم يحترمون الموظفين.
فهي تفيد صاحب العمل لأن الموظفين يشعرون بالاحترام والاهتمام مما يعطي معنويات إيجابية. إنها تحافظ على دورة العلاقات الإيجابية تتحرك في الاتجاه الصحيح.
ماذا عن الرحلات العائلية الرخيصة؟