كيف بشكل فعال فاتورة الوقت

فاتورة الوقت 101

تتبع ووقت الفوترة للعملاء هو جزء مهم لا مفر منه للعمل في شركة محاماة. يقوم الشركاء والمعاونون والمساعدون القانونيون وموظفو دعم التقاضي وغيرهم من مرمزين الوقت بإصدار وقتهم بزيادات تبلغ ست أو عشرة أو خمسة عشر دقيقة ، اعتمادًا على سياسة الشركة وتوجيهات العميل. إذا فشلت في دفع فاتورتك ، لا تستطيع الشركة إصدار فاتورة للعميل ولا تحصل الشركة على أموال. وبالتالي ، فإن ضبط الوقت هو أمر حيوي لنجاح شركة قانونية.

مع زيادة الرسوم القانونية ، أصبح العملاء أكثر وعيًا بالتكلفة والبارعين بالتكنولوجيا. وبالتالي ، يقوم العملاء بفحص القوانين القانونية عن كثب واستخدام مجموعة متنوعة من تطبيقات قواعد البيانات لفرز وتحليل بيانات الفوترة إلكترونياً. أدى تزايد الاتجاه نحو إعداد الفواتير الإلكترونية (الفواتير الإلكترونية) إلى تقديم فواتير قانونية لزيادة التدقيق والتفاوض والنزاع.

سواء كنت جديدًا في وقت الفوترة أو حارس وقت قديم ، يمكن أن تساعدك النصائح التالية على إنشاء إدخالات زمنية سريعة ودقيقة.

صياغة وصف الفواتير التفصيلية

وصف المهام التفصيلية هي مكون أساسي لفاتورة صيغت بشكل جيد. من المهم أن يحتوي وصف جهودك على تفاصيل كافية للسماح للمراجع بقياس طبيعة المهمة وفعاليتها.

قد يكون تحقيق التوازن الصحيح بين الإيجاز والتفصيل أمراً صعباً. وصف المهمة طويل جدًا وملفظ يزيد من الغموض ويخفف الفهم.

وصف موجز للغاية يجعل من الصعب تقييم مدى ملاءمة المهمة المنفذة والوقت المنفق. على سبيل المثال ، لا تؤدي العبارات الروتينية مثل "مراجعة الملف" و "المراجعة التجريبية" و "مراجعة المستند" إلى سرد قصة ما فعلته ولماذا شاركت في مهمة معينة.

بدلاً من "مراجعة المستند" ، هناك وصف أفضل هو "مراجعة المجموعة الثانية من الاستجوابات من المدعي".

تجنب حظر الفوترة

يُعد حظر الفوترة ممارسة إدراج مجموعة من المهام في ملخص كتلة ضمن إدخال مرة واحدة. على سبيل المثال: "مشروع طلبات استجواب ؛ مؤتمر هاتفي مع الدكتور براون. تلخيص إيداع السيد سميث ؛ مراجعة ومراجعة المراسلات للمحامي المعارض. 7.3 ساعات. "

يتعرف العملاء على الفوترة الجماعية كاستراتيجية لإخفاء عدم الكفاءة. علاوة على ذلك ، لا تسمح العديد من المحاكم بفسق الفواتير لأنها تعيق سداد أتعاب المحاماة بشكل فعال بعد صدور الحكم. الطريقة الأكثر فعالية في إعداد الفواتير هي وضع كل نشاط مستقل بشكل منفصل والوقت المقابل له.

سجل الوقت على وجه السرعة

يعد تسجيل الوقت فورًا بعد إكمال إحدى المهام هو أفضل طريقة لضمان الدقة. إن محاولة إعادة بناء الأنشطة (أو الأسبوع أو الأشهر) بعد انتهاء الوقت أمر صعب وتشجع على "تبطين" الوقت (تضخيم الوقت الفعلي الذي يتم إنفاقه في مهمة لملء فجوات وقت غير معلوم).

قد تجد أنه من غير العملي إدخال كل مهمة في برنامج ضبط الوقت الخاص بك بمجرد الانتهاء من ذلك. لذلك ، من الحكمة تطوير نظام لتسجيل الوقت يشجع على ضبط الوقت بشكل فوري.

يفرض بعض الحراس الوقت على كل مهمة مباشرة بعد قيامهم بتنفيذها ونسخها في نهاية اليوم. يجد آخرون أنه من الأسهل الاحتفاظ بدفتر وقت ، وتسجيل كل مهمة باليد ثم إدخالها (أو أن يكون السكرتير قد أدخلها) في نهاية اليوم أو الأسبوع أو فترة الفوترة.

تذكر جمهورك

مثل أي وثيقة تستعد لمراجعة شخص آخر ، من المهم أن تبقي جمهورك في ذهنك عند تسجيل إدخالات الوقت. قد تعرف الفرد مراجعة فواتيرك - ربما المحامي في المنزل المخصص للملف. ومع ذلك ، افهم أن المراجعة قد لا تنتهي عند هذا الحد. في كثير من الحالات ، تتم معالجة فاتورة من قبل عدد من الأفراد على مستويات مختلفة داخل وخارج الشركة بما في ذلك المهنيين القانونيين والمحاسبين مع شركة العميل ومدققي الطرف الثالث.

في تسجيل وقتك ، من الأفضل تجنب الاختصارات واللغة العامية واللغة المعقدة. استخدم مصطلحات قانونية موجزة ولكن ضع في اعتبارك أن الجداول الزمنية الخاصة بك قد تتم مراجعتها من قبل الأفراد غير المدربين في القانون.

تآلف مع سياسات فوترة العميل

كل عميل لديه سياسات وإجراءات الفوترة الخاصة به. غالبًا ما يتم تضمين هذه السياسات في خطاب الاحتفاظ أو الخطاب الخاص بالعميل. قد تحدد سياسات الفوترة هذه قيود التوظيف ، والمبادئ التوجيهية المتعلقة بالميزانية ، وسياسات الصرف ، وإرشادات محددة خاصة بضبط الوقت. من خلال التعرف على القواعد الأساسية في البداية ، يمكنك حساب أكثر مسؤولية عن وقتك وتلبية توقعات العملاء.

يقوم العملاء من الشركات بزيادة استخدام الفوترة القائمة على المهام. الفوترة القائمة على المهام تتعقب فواتير الشركة من خلال مهمة التقاضي. يتم تعيين رمز الكمبيوتر لكل نشاط فني تم تحديده مسبقًا بواسطة العميل. ثم يتم فرز وتحليل الفاتورة المشفرة إلكترونيا ، مما يسمح بإجراء تحليل متعمق للفاتورة. جزء من التعرف على سياسات إعداد الفواتير الخاصة بالعميل هو التعلم وتطبيق عدد لا حصر له من رموز الفوترة المعتمدة على المهام الخاصة بكل عميل.