6 حالات مكان العمل التي تتطلب منك إنشاء سياسة شركة جديدة
كنت ترغب في الحصول على السياسات والإجراءات اللازمة لضمان مكان عمل آمن ، منظم ، بهيج ، تمكين ، وغير تمييزي. ومع ذلك ، فأنت لا ترغب في كتابة سياسة لكل استثناء للسلوك المقبول والمتوقع. تطوير السياسة هو للعديد من الموظفين ليس للاستثناءات القليلة.
لا ترغب في إنشاء كنز من السياسات التي تتحكم في تصرفات العديد من الموظفين - عندما تكون كل ما تحتاج إليه بالفعل هي سياسات كافية للتحكم في تصرفات قلة من المستخدمين.
وبالتالي ، لا ترغب في إنشاء سياسات لكل حالة طوارئ ، مما يتيح القليل جدًا من إدارة العرض في تلبية احتياجات الموظفين الفردية. وعلى العكس من ذلك ، فأنت تريد أن تكون لديك السياسات اللازمة ، بحيث لا يشعر الموظفون أبداً كما لو كانوا يقيمون في بيئة محاباة للجميع من أجل المحسوبية والمعاملة غير العادلة.
إذا كان لديك عدد كبير جدًا من السياسات ، فستزيد أيضًا من احتمال قيام مديريك بتطبيقها بشكل غير عادل وغير عادل. تزيد من الحاجة إلى تطوير إرشادات وأدوات تواصل لضمان أن تكون السياسات عادلة ، وتطبيقها بشكل مستمر ، وإدارتها بشكل جيد.
تحتاج إلى تحقيق توازن سليم عند تطوير سياسة شركة جديدة. بالنسبة للجزء الأكبر ، لن تحتاج إلى تطوير سياسة شركة جديدة طالما أنك تخاطب الموظفين الذين يتصرفون بطرق غير مناسبة لمكان عملك.
ستأخذك هذه الخطوات العشرة من تحديد الحاجة إلى سياسة من خلال توزيع ودمج السياسة.
راجع هذه الإرشادات لمعرفة ما إذا كانت هناك حاجة إلى سياسة
لكل من الأسباب المقدمة حول سبب ضرورة وجود سياسة ، يتم تقديم أمثلة للسياسات التي قد تندرج ضمن فئة الحاجة لسياسة ما. السياسة ضرورية:
- إذا كانت تصرفات الموظفين تشير إلى الارتباك حول الطريقة الأكثر ملاءمة للتصرف ( قواعد اللباس ، والبريد الإلكتروني ، وسياسات الإنترنت ، واستخدام الهاتف الذكي ) ،
- إذا كانت هناك حاجة إلى التوجيه بشأن الطريقة الأنسب للتعامل مع مختلف الحالات (معايير السلوك ، ونفقات السفر ، وشراء سلع الشركة) ،
- عند الضرورة لحماية الشركة بشكل قانوني (تحقيق مستمر في اتهامات التحرش والتوظيف غير العشوائي والترويج ) ،
- للحفاظ على امتثال الشركة للسياسات والقوانين الحكومية (FMLA ، ADA ، EEOC ، الحد الأدنى للأجور ) ،
- لوضع معايير العمل المتسقة والقواعد واللوائح ( الانضباط التقدمي وقواعد السلامة وقواعد الكبح وقواعد التدخين) و
- لتوفير معاملة متسقة وعادلة للموظفين (استحقاقات التأهل ، إجازة مدفوعة الأجر ، المساعدة الدراسية ، وقت الفجيعة ، واجب المحلفين ).
قد تكون هناك أسباب أخرى ، بالإضافة إلى ذلك ، لماذا تريد تطوير سياسة. تذكر أن السلوك الضعيف للموظف لا ينبغي أن يتطلب سياسة تؤثر على جميع الموظفين الآخرين.
توضيح هدف السياسة
بمجرد أن تحدد أن السياسة ضرورية ، حدد الهدف الذي تريد تحقيقه في كتابة السياسة الخاصة. عندما يكون ذلك ممكنًا ، ستحتاج إلى إخبار الموظفين عن سبب تنفيذك لهذه السياسة.
أنت بحاجة إلى تفاصيل كافية في السياسة لجعل موقف الشركة واضحًا ، ولكن لا يمكنك أبدًا أن تأمل في تغطية كل موقف محتمل تعالجه السياسة.
وبالتالي ، فإن الهدف من خلال سياسة قصيرة وبسيطة. الاعتراف بأن هذا قد لا يكون ممكنا مع سياسات حول مجالات مثل نهج الشركة لقانون الأسرة الطبية والإجازات ، والتمييز أو التحقيق الشكوى ، أو نظام الانضباط التدريجي.
ولكن ، كم يمكنك القول حقا عن القيادة أثناء التحدث على الهاتف الذكي؟ لذا ، استخدم الحس السليم أثناء تحديد النتيجة التي تريدها من سياستك.
تجميع المعلومات
يوفر هذا القسم من موقع TheBalance.com سياسات نموذجية كما يفعل العديد من المواقع الأخرى ، على الرغم من أن الشركات الأخرى تفرض رسومًا متكررة على سياساتها. حتى المواقع التي تحمّل رسومًا ، تقدم عينات مجانية حتى تتمكن من اختبار سياساتها.
ستواجه صعوبة في العثور على نموذج للسياسة مناسب تمامًا لظروف شركتك ولغتك وثقافتك. ولكن ، البحث عبر الإنترنت والعثور على نماذج السياسات لتوفير قاعدة لمراجعة سياسات العينة بدلاً من كتابة السياسة من البداية.
يمكنك أيضًا الاشتراك في خدمة تقدم عينات مثل سياسات الموارد البشرية والأمثلة. يتم أيضًا توفير مصادر السياسة الخارجية في دليل عينات السياسة هذا. وأخيرًا ، تقدم جمعية إدارة الموارد البشرية (SHRM) عينات السياسات للأعضاء.
في بعض الحالات ، قد ترغب في التحدث مع محامي قانون العمل الخاص بك. تكتب شركات المحاماة سياسات عامة لعملائها بحيث يمكنك أيضًا تخصيصها وفقًا لاحتياجاتك. خاصة عندما يمر قانون جديد أو تصدر وزارة العمل قواعد جديدة ، فمن المحتمل أن يقوم المحامي بتطوير سياسة مرافقة.
تطوير وكتابة السياسة
مع الأهداف والعينات في متناول اليد ، اكتب السياسة باستخدام كلمات ومفاهيم بسيطة. تحدث مباشرة إلى الأشخاص الذين سيقرؤون السياسة ويفرضونها ويعيشون فيها.
بعد كل فقرة ، اسأل نفسك "ماذا لو" الأسئلة للتأكد من أن السياسة تغطي الأساسيات والاستثناءات والأسئلة العادية.
لا تستحوذ على هذا ، ولكن ؛ كما ذكر ، لا تغطي أي سياسة على الإطلاق أي طارئ محتمل.
راجع السياسة
حدد العديد من الموظفين ، أو حتى مجموعة تجريبية صغيرة ، لقراءة السياسة وطرح أي أسئلة قد تكون لديهم حول السياسة. تقدم هذه المراجعة تعليقات حول قدرة الموظفين على فهم السياسة ومتابعتها.
أعد كتابة السياسة استنادًا إلى التعليقات.
الحصول على دعم الإدارة للسياسة
راجع السياسة مع المديرين الذين سيضطرون لقيادة السياسة وتنفيذها. سوف ترغب في الحصول على دعم وملكية السياسة . ستكون قد بدأت هذه العملية في وقت مبكر ، حتى في وقت مبكر عندما حددت الحاجة إلى السياسة ، لكن دعم الإدارة أثناء تنفيذ هذه السياسة أمر بالغ الأهمية.
الحصول على المراجعة القانونية للسياسة
إذا كانت السياسة ذات آثار قانونية ، فهي ذات طبيعة تدينية ، ولها آثار شخصية على الموظفين (مثل الإجراءات الأمنية) ، فستحتاج إلى مراجعة محاميك للسياسة قبل توزيع السياسة بشكل أكبر.
تأكد من إبلاغ محاميك أنك لا تريد إعادة كتابة السياسة بشكل قانوني . تريد مراجعة السياسة للتأثيرات القانونية والصياغة المناسبة.
تنفيذ السياسة
في مجموعات صغيرة ، بشكل فردي ، أو في اجتماع الشركة ، يعتمد بشكل عام على الطبيعة المثيرة للجدل للسياسة وسهولة فهمها ، توزيع ومراجعة السياسة الجديدة. امنح الموظفين فرصة لطرح الأسئلة.
يجب أن تتكون السياسة دائمًا من السياسة على قطعة من الورق مع تسجيل الموظف على ورقة ثانية.
يمكن للموظفين تسجيل الخروج بأنهم قد استلموا وفهموا هذه السياسة ، مع الاحتفاظ بنسخة لملفاتهم الخاصة.
سياسة نموذج تسجيل الخروج
هذا بيان نموذج لتسجيل الخروج لاستخدام:
أقر باستلام وفهم سياسة (شركتك). السياسة فعالة (التاريخ) حتى إشعار آخر.
_______________________________________________________
توقيع الموظف
_______________________________________________________
اسم الموظف (يرجى طباعته)
________________________________
تاريخ
قرر كيف ستقوم بتوصيل السياسة في المستقبل
قم بتضمين السياسة في دليل الموظف الخاص بك. قد ترغب أيضًا في أن تصبح السياسة جزءًا من اتجاه الموظف الجديد .
تضع بعض الشركات سياسات في الإنترانت أو في مجلد السياسة على محرك الأقراص المشترك في شبكة الكمبيوتر. حدد ما إذا كنت تريد توزيع السياسة بطرق إضافية.
ستحتاج أيضًا إلى أرشفة وتاريخ السياسات السابقة التي تستبدلها هذه السياسة. قد تحتاج إليها لأغراض قانونية أو مرجع آخر في المستقبل.
تفسير ودمج السياسة
بغض النظر عن ما تكتبه في السياسة ، سيحدد تطبيق السياسة الذي تتبعه في وقت لاحق وممارسات العمل المعنى الحقيقي للسياسة. اعتقد متسقة ونزيهة كما يمكنك تفسير السياسة مع مرور الوقت.
عندما تجد أن ممارساتك تختلف عن السياسة المكتوبة ، فقد حان الوقت لمراجعة وإعادة كتابة السياسة وتبدأ الدورة مرة أخرى.
تنويه: يرجى ملاحظة أن المعلومات المقدمة ، في حين أن حجية ، ليست مضمونة للدقة والشرعية. يتم قراءة الموقع من قبل جمهور على مستوى العالم ، وتختلف قوانين ولوائح العمل من ولاية إلى أخرى ومن بلد إلى بلد. يرجى التماس المساعدة القانونية ، أو المساعدة من موارد حكومية أو فدرالية أو دولية حكومية ، للتأكد من أن تفسيرك وقراراتك القانونية صحيحة لموقعك. هذه المعلومات هي للإرشاد والأفكار والمساعدة.