الاستجابة عندما يطلب أصحاب العمل المحتملين المراجع
الاستجابة لطلب التحقق من المرجعية هو عمل صعب. الخوف من الانتقام والدعاوى القضائية يبقي العديد من أرباب العمل من الاستجابة على الإطلاق. ستساعدك هذه التوصيات على الاستجابة بشكل معقول لمراجعة طلبات التحقق مع حماية المصالح المشروعة لشركتك وموظفيك الحاليين.
أولاً ، اتبع سياسة شركتك الراسخة. تطلب العديد من الشركات أن يرسل المديرون طلبات مرجعية مكتوبة إلى الموارد البشرية .
إذا كانت إشارة المدير إيجابية ، يمكنك الموافقة على أن يقدم المدير إشارة شفهية مباشرة إلى صاحب العمل.
أي شيء يتم إرساله بصيغة مكتوبة يجب أن يأتي من الموارد البشرية ، أو يجب على موظفي الموارد البشرية مراجعة الاستجابة للاتساق وحماية المصالح الفضلى للشركة. يطالبك نموذج فحص مرجعي مشترك بتقديم هذه المعلومات عن الموظف السابق.
- المسمى الوظيفي ، وأحيانا ، مسؤوليات الوظيفة ،
- الراتب النهائي،
- مواعيد التوظيف،
- يقدم قائمة مرجعية تطلب من صاحب العمل السابق ترتيب صفات مثل "العمل الجماعي" و "الاعتمادية".
من الأفضل ترك هذه المستندات إلى الموارد البشرية - على الأقل ، اطلب من موظفي الموارد البشرية مراجعة أي رد مكتوب قد تفكر في إرساله. لا تجيب عن الأسئلة التي تطالبك بتقييم الموظف السابق عدديا على أي جانب من جوانب عمله أو خصائصه.
لا يمكن المقارنة بين التقييمات الرقمية استنادًا إلى أي معنى مشترك لتعريف المصطلح ، ولا معنى الأرقام على مقياس رقمي محدد في هذه النماذج.
لذلك ، في أحسن الأحوال ، هو اتصال معيبة. في أسوأ الأحوال ، قد يضر ذلك بفرص العمل لموظفك السابق.
ثانيًا ، تحقق من التأكد من أن توقيع الموظف السابق ، الذي يأذن بفحص المرجع ، موجود على الأوراق التي أرسلتها الشركة الطالبة. بدون إذن منح توقيع الموظف السابق ، يجب ألا تقدم أي معلومات عن الموظف.
الرد على طلب فحص مرجعي مع إشارة موجبة
إذا أمكن للمدير ، مع بعض التحفظات ، التوصية للموظف السابق ، بالتشاور مع موظفي الموارد البشرية ، يجوز للمدير إعادة المكالمة إلى صاحب العمل المستفسر . عند الرد على مكالمة هاتفية ، يجب على المدير التأكد من أن توقيع الموظف الذي يأذن بفحص المرجع موجود في ملف مع الموارد البشرية قبل إعادة الاتصال الهاتفي.
عندما كان الموظف السابق موظفًا جيدًا وترك شركتك في حالة جيدة (ربما نقل أحد الزوجين ولم تكن المسافة متبادلة) ، فإنك تريد أن تقدم المساعدة السابقة للموظفين للعثور على وظيفة جديدة.
أو ربما تكون قد استخدمت كمرجع من قبل موظف أبلغك في وقت واحد ، على الرغم من أنه لم يكن مؤخرًا. إذا كان لديك تعليقات إيجابية حول الموظف ، فيمكنك الرد على صاحب العمل المحتمل مع التعليقات الإيجابية التي يمكنك المساهمة بها.
تحقق من الأسئلة التي لا تريد أن تلمسها
أجب فقط على الأسئلة التي تثير استجابتك إذا تلقيت مكالمة هاتفية طلبية أو وثيقة. يجب على المدير التحدث فقط إلى مجالات مهارات الموظف وخبرته عن المعرفة المباشرة. هناك عدة أسئلة لا يجب على المدير الإجابة عليها:
- ﺳﺆال اﻟﻤﺜﺎل: اﻟﺘﻨﺒﺆ ﺑﻤﺎ إذا آﺎن ﻣﻮﻇﻔﻚ اﻟﺴﺎﺑﻖ ﺳﻮف ﻳﻨﺠﺢ ﻓﻲ اﻟﻮﺿﻊ اﻟﺬي ﻳُﻨﻈﺮ ﻓﻴﻪ. (حصلت على كرة بلورية ، أي شخص؟) لا يمكنك الإجابة على هذا السؤال. حتى إذا كان الموقف يبدو مشابهاً ، فلا يمكنك التنبؤ بزملاء العمل ، أو ثقافة صاحب العمل ، أو علاقتهم بالعملاء أو بالعديد من العوامل التي تساعد الموظف على النجاح — أو لا.
إجابة جيدة: عندما عملت الموظفة بالنسبة لي ، في منصبها مع شركتي ، كانت مساهماً قوياً كان محل تقدير لعملها. - سؤال على سبيل المثال: ما هي نقاط ضعف الموظف؟
إجابة جيدة: لم يكن لديها أي نقاط ضعف جديرة بالذكر التي أثرت على قدرتها على أداء وظيفتها بشكل كبير عندما عملت من أجلي. - سؤال على سبيل المثال: لماذا ترك الموظف المنصب الذي أبلغت فيه عنك؟
حسن جواب: لقد سعت إلى زيادة المسئولية وإكمال معرفتها بشركتنا ومنتجاتنا.
إجابة جيدة: غادرت منظمتنا لأسباب شخصية كانت مهمة بالنسبة لها.
هذه هي أنواع أسئلة الاختيار المرجعية التي سيطلبها صاحب العمل المحتمل إذا قمت بإرجاع مكالمة هاتفية تحقق من المرجعية.
الرد على طلب فحص مرجعي: غير إيجابي
إذا ترك الموظف شركتك تحت سحابة ، سواء كان الموظف يتناسب بشكل سيئ مع وظيفته ، أو موظف غير مساهم لأسباب أخرى ، أو غير قابل للإدارة ، قم بإحالة المكالمة أو النموذج إلى موظفي الموارد البشرية للحصول على استجابة قياسية.
أحيانًا تكون هناك ظروف غير اعتيادية تحيط بمغادرة الموظف لشركتك. ربما كان الموظف يراقب المواد الإباحية على جهاز الكمبيوتر الخاص به - نعم ، طلب من مدير الموارد البشرية أن يكون بمثابة أحد مراجعه. موظف سابق آخر ربما يكون قد هدد بالعنف أو ارتكب عملاً عنيفًا أثناء عمله لدى شركتكم.
بينما نادرًا ما يسرد هؤلاء الموظفون السابقون شركتك كمرجع ، كن مستعدًا. يجب إرسال هذه المكالمات إلى موظفي الموارد البشرية للاستجابة القياسية.
هناك تحذير هنا ، ومع ذلك. تحدث مع محاميك قبل الرد على أي فحص مرجعي حول موظف قد يكون عنيفًا. إذا فشلت في الكشف عن سلوك عنيف إلى صاحب عمل محتمل ، وكان الموظف السابق يرتكب عملاً عنيفًا أثناء توظيف صاحب العمل الجديد ، فإن شركتك قد تكون مسؤولة عن عدم الكشف عن هذه المعلومات. لذلك ، تحقق مع المحامي الخاص بك في ظل أي ظروف غير عادية تفصل فيها الطرق مع موظف.
عندما يطلب موظف سابق الحصول على حرف مرجع عام
لا يوصى بمنح الموظفين السابقين خطابًا مرجعيًا عامًا . بمجرد وجود مستند ، يعيش إلى الأبد. قام الموظفون المستقبليون بتزويد مكاتب الموارد البشرية بنسخ من الرسائل التي كانت 10 و 20 سنة قديمة ، وأحيانًا ما تكون مقروءة من جلسات نسخ متعددة.
بعد مرور فترة زمنية معينة - ليس لديك أي فكرة عن نوع الموظف الذي أصبح موظفًا سابقًا له - ما لم يكن هو أو هي الاستثناء النادر الذي يبقى على اتصال. وأنت لا تعرف أبدًا كيف سيستخدم الموظف خطابك أو كيف سيتم تفسير كلماتك من قبل أرباب العمل المحتملين. تبني سياسة تنص على عدم قيام المديرين مطلقًا بتقديم خطابات مرجعية عامة ومكتوبة.
أخبر الموظف السابق بأن شركتك ستكون سعيدة بتقديم تأكيد عمل من الموارد البشرية لأرباب عمل محددين يستفسرون بشكل مباشر.
الأفكار النهائية بشأن الاستجابة لطلب التحقق من المرجعية
وضع عدد قليل من الموظفين هدفًا للفشل في العمل. ومع ذلك ، فإن الموظفين يفشلون ، وتقوم الشركات والموظفون ببعض الطرق. ضع في اعتبارك عندما يطلب منك إشارة إلى أن كل موظف سابق يستحق الفرصة للبدء من جديد.
ربما كان الموظف السابق غير مناسب للموقف الذي كان يشغله في شركتك. ربما تكون ثقافة شركتك غير متطابقة تمامًا مع احتياجات الموظف. قد يكون لدى الموظف رؤية مختلفة لمتطلبات وظيفته من وظيفة رئيسه. ربما كانت حياته الشخصية تتفكك خلال فترة ولايته مع شركتكم.
أنت لا تعرف أبدًا جميع التفاصيل والأسباب حول فشل الموظف أو المضي قدمًا . من السهل مع الموظف ذي الأداء المرتفع أن تندم على فقدانه لفرصة أفضل أو تحرك عائلي أو فرصة حلم. من الصعب مع الأداء الهامشي.
كن صادقًا أو قدم معلومات بسيطة. لا تقم بتنبؤات كرة بلورية للنجاح ولا تقدم تصنيفات رقمية وتصنيفات لمصطلحات غير محددة. إذا لزم الأمر ، قدم الحد الأدنى من المعلومات التي تصف أداء الموظف السابق. كلما كان ذلك ممكنا ، تعطي الموظف استراحة والتحدث مع صاحب العمل المحتملين.
الأرقام الأخيرة المتعلقة بالتحقق من المرجعية تشير إلى أن أصحاب العمل يأخذون التدقيق المرجع على محمل الجد هذه الأيام. أكثر من 90 في المائة من أصحاب العمل يراجعون المراجع. كلما كان ذلك ممكناً ، امنح موظفيك السابقين فترة راحة - عندما يمكنك القيام بذلك في ضمير جيد.