لماذا لا يشارك الموظفون في مقابلات الخروج مع صاحب العمل؟
ما هو معدل المشاركة الجيد لمقابلات الخروج؟
تشير الأبحاث إلى أن متوسط معدل الاستجابة لمقابلات إنهاء المناظير الورقية والقلم الرصاص يتراوح ما بين 30 إلى 35 بالمائة تقريبًا.
وهذا يعني أن الشركة التي لديها 2000 موظف ومعدل دوران 15٪ يتوقعون أن يحصلوا على حوالي 100 مقابلة إنهاء كاملة في السنة. على مستوى المشاركة هذا ، تحصل المنظمة على تغذية راجعة من 5٪ فقط من إجمالي عدد الموظفين.
مع قليل من الجهد الإضافي ، يجب أن تتمكن من مضاعفة معدل الاستجابة. 65 في المئة أو أفضل هو هدف جيد للمشاركة في مقابلة الخروج. يمكنك تحقيق ذلك من خلال المقابلات التي تُجرى على الورق والقلم الرصاص ، ومقابلات الخروج على الإنترنت عبر الإنترنت ومقابلات الخروج عبر الهاتف.
قياس مشاركتك في مقابلة الخروج
لقياس معدل ردك ، قسّم عدد مقابلات الخروج المكتملة بعدد الموظفين الذين طلبت منهم مقابلة خروج. من الناحية المثالية ، ينبغي أن يساوي الرقم الثاني العدد الإجمالي للانهاءات ولكن لأسباب عملية ، هذه ليست الحالة بشكل عام.
على سبيل المثال ، إذا كان لديك 125 مقابلة إنهاء مكتملة من 300 شخص طلبت منهم إكمال مقابلة خروج ، فإن معدل مشاركتك هو 125/300 أي ما يعادل .416 أو 41.6 بالمائة.
من المهم التأكد من وجود طريقة جيدة لتتبع هذا النوع من المشاركة. على أقل تقدير ، ترغب في تتبع معدل المشاركة في بداية مشروع تحسين ثم بشكل دوري بعد ذلك.
السيناريو المثالي هو الحفاظ على متوسط التشغيل الذي يمكنك الرجوع إليه بانتظام.
هذا الرقم في الوقت الحقيقي ينبهك على الفور إلى انخفاض (أو زيادة) في مشاركة الموظف في مقابلات الخروج. يجب على نظام إدارة مقابلة الخروج على الإنترنت القيام بذلك تلقائيًا.
قد ترغب الشركات الكبيرة في تتبع معدلات المشاركة بشكل منفصل للشركات التابعة أو الأقسام الكبيرة أو المناطق الجغرافية. يمكن للشركات الصغيرة إلى المتوسطة الحجم أن تستفيد بشكل عام من معدل المشاركة الإجمالي للمنظمة.
إذا قررت أن معدل مشاركتك في مقابلات الخروج يمكن أن يتحسن ، فإن الخطوة التالية هي تحليل عملية مقابلة الخروج الحالية . أهم مجالين للمراجعة هما:
- لماذا يختار الموظفون عدم إكمال مقابلة الخروج؟
- هل هناك مشاكل لوجستية تمنع الموارد البشرية من الحصول على المعلومات إلى الموظفين في الوقت المناسب وبطريقة فعالة؟
الموظفون لا يكملون مقابلة الخروج
بعض الأسباب التي يختارها الموظفون لعدم إكمال مقابلات الخروج هي:
- مقابلة الخروج طويلة جدا.
- أسئلة المقابلة الخروج هي مربكة أو شخصيا.
- لا يعتقد الموظف أن مقابلة الخروج سوف تقرأ أو تحدث فرقا.
- الموظف خائف من التداعيات.
- الموظف غاضب من الشركة.
- الموظف يسوي أو ينسى.
- العملية صعبة أو غير مريحة.
إذا كنت تستخدم استطلاعًا لمقابلة الخروج مع أسئلة تقييم ، فإن 35-60 سؤالًا تدور حول طول الاستبيان الصحيح. تبدأ أكثر من 60 سؤالًا بالشعور بالضيق وعدم الراحة بالنسبة للموظف. إذا تجاوزت 70 سؤالًا ، يجب أن تكون مستعدًا لأعداد أكبر من مقابلات الخروج غير المكتملة.
قم بمراجعة الأسئلة المتعلقة بمحادثات الخروج الخاصة بك من أجل البساطة. ضع نفسك في حذاء الموظف واسأل نفسك كيف ستشعر بالإجابة على الأسئلة. تجنب الكثير من الأسئلة عن مقابلة الخروج التي تطلب المشاعر والعواطف.
كثير من الموظفين لا يتناغمون مع مشاعرهم (أو إذا كانوا لا يرغبون في مشاركتهم معك). من الأسهل كثيراً على الموظف تقييم فعالية العملية بدلاً من شعورهم حيال العملية.
الخروج مقابلة ردود الفعل المتجاهلة
لن يقوم الموظفون بإكمال مقابلاتهم الخاصة بالخروج إذا كانوا يعتقدون أن التعليقات التي يقدمونها لن تتم قراءتها أو سيتم تجاهلها على الفور. من المهم أن تدع الموظفين يعرفون أنك تقدر ملاحظاتهم . عندما تقوم بإجراء تحسينات استنادًا إلى الاقتراحات الواردة من مقابلات الخروج ، فلا تخف من إخبار الموظفين من أين أتت الفكرة.
بمرور الوقت ، سيتعلم الموظفون أنك تستمع . وبمجرد أن يصبح هذا جزءًا من ثقافة الشركة ، يمكنك أن تتأكد من الكثير من الأفكار والاقتراحات والنقد المفتوح والصريح.
تداعيات من تعليقات صادقة
أيضا ، كن واضحا مع الموظفين أن ردود فعل صادقة لن يؤدي إلى تداعيات . لا ينبغي أبدا استخدام البيانات التي يتم الإدلاء بها في مقابلة الخروج لمنع أهلية المستقبل لإعادة التأجير.
هناك العديد من الخبراء المفترضين الذين يطلبون من الموظفين ألا يكونوا صادقين في نموذج مقابلة الخروج أو لا يكملون أحدهم على الإطلاق. يدعون أن الشركات تستخدم هذه المعلومات ضد الموظفين. يدرك المتخصصون في مجال الموارد البشرية أن هذا هراء ، ومع ذلك ، يجب عليهم محاربة هذا التصور الذي لا أساس له من الصحة.
غاضب ردود الفعل الموظف
قد يشعر الموظفون الغاضبون من الشركة أنهم لا يريدون المساعدة من خلال المشاركة في مقابلة الخروج. يمكنك تشجيع هؤلاء الموظفين للتنفيس عن غضبهم في مقابلة الخروج. كثير من هؤلاء الموظفين الغاضبين يشعرون بسعادة غامرة بفرصة سماع صوتهم - خاصة إذا كانوا يعلمون أن الإدارة العليا ستستمع إليهم.
عملية نظيفة ومبسطة مهمة أيضا. سواء كان ذلك على شبكة الإنترنت أو ورقة وقلم رصاص ، ينبغي أن يكون شكل المقابلة الخروج بشكل جيد مع شكل المسح بديهية وسهلة الفهم.
المشاكل اللوجستية هي المجال الرئيسي الثاني للمراجعة في عملية المقابلة الخاصة بك الخروج. توجد روابط ضعيفة بشكل عام في أي عملية ، ولا تكون المقابلات الخاصة بالخروج مستثناة. يجب أن يتضمن الفحص الخاص بك السلسلة الكاملة من الأحداث التي تبدأ عندما يرسل الموظف إشعارًا وينتهي عندما يقوم الموظف بتقديم مقابلة الخروج.
تدقيق عملية المقابلة الخاصة بك الخروج
يمكنك البدء في تدقيق عملية الخروج الخاصة بك عن طريق معرفة المعلومات التالية.
- كيف يعطي الموظفون عمومًا إشعارًا بنية نيتهم ؟
- من هو أول شخص يتم إخطاره وكمية الإشعار المعتاد؟
- من يروي قسم الموارد البشرية وكيف؟ متى يتم إخطار موظف الموارد البشرية بعد وقت قصير من إشعار الموظف؟ من في الموارد البشرية يتم إخطاره أولاً؟
- من المسؤول عن بدء مقابلة الخروج؟ متى يتم إبلاغ هذا الشخص (الأشخاص) بإنهاءات الموظفين ؟
- كيف يتم إخطار الموظف بمقابلة الخروج؟ بواسطة من؟ ما الطريقة؟ متي؟
- هل هناك ملكية واضحة في الموارد البشرية لعملية مقابلة الخروج؟ هل يفهم المشتركون في العملية أهمية وإلحاح إجراء المقابلات؟
- ماذا قال الموظف عن مقابلة الخروج؟ كيف يتم تشجيعهم على إكمال مقابلة الخروج؟ هل يتم إخبار الموظفين أكثر من مرة وبأكثر من طريقة؟
- هل من السهل إتمام مقابلة الخروج؟
- متى وأين سيكمل الموظف مقابلة الخروج؟ هل هناك سهولة الوصول إلى الموارد اللازمة؟
- هل يتمتع الموظف بخصوصية يمكن من خلالها استكمال مقابلة الخروج إذا كانت تكملها في العمل؟
- هل المشرفون والمديرون يدعمون عملية مقابلة الخروج؟ هل هم خائفون من تلقي ردود فعل سلبية من الموظفين؟ هل تعتمد على مشرفين خائفين لنقل معلومات حول مقابلة الخروج للموظفين؟
- هل من السهل على الموظفين تقديم مقابلات الخروج؟
قم بمراجعة كل من أسئلة التدقيق المذكورة أعلاه وإلقاء نظرة فاحصة على عملية المقابلة الخاصة بك. حدد ما يمكنك القيام به لتحسين كل من هذه المجالات . بعد الانتهاء من المراجعة ، يمكنك البدء في إجراء تحسينات على الفور.
إعادة قياس عملية خروجك من المقابلة
ستوفر بعض التغييرات التي تجريها تحسناً ملحوظاً في معدلات المشاركة بسرعة كبيرة. وسيتطلب آخرون مزيدًا من الوقت للتغلغل الفعال لثقافة الشركة.
إعادة قياس معدلات المشاركة الخاصة بك في ثلاثة أشهر وستة أشهر وتسعة أشهر واثني عشر شهرا. من خلال علامة الاثني عشر شهرًا ، يجب أن تتوقع حدوث تحسن كبير في معدلات المشاركة في مقابلة الخروج. هذا يعني أنه سيكون لديك المزيد من البيانات التي يمكن استخدامها للحد من معدل دوران وزيادة الاحتفاظ بالموظفين.
استنتاج
يمكنك زيادة قيمة مقابلات الخروج بشكل ملحوظ عن طريق زيادة عدد الموظفين المنتهية الذين يشاركون في عملية مقابلة الخروج. من خلال مراجعة وتحسين محتوى ومقابلة مقابلة الخروج ، بالإضافة إلى العمليات الداخلية الخاصة بك ، يمكنك تحقيق زيادة كبيرة في معدلات المشاركة الخاصة بك.
أخيرًا ، ضع في اعتبارك إمكانية إجراء مقابلة شخصية في نفس الوقت مع أحد موظفي الموارد البشرية قد لا يؤدي فقط إلى تحسين معدلات المشاركة الخاصة بك ، ولكنه سيوفر معلومات أفضل. لا يمكنك التقليل من قيمة أسئلة المتابعة.
راجع أسئلة مقابلة الخروج المقترحة .