تبحث هذه المقالة في منطقة المعرفة لإدارة الوقت في المشروع من دليل إلى هيئة إدارة المشاريع للمعرفة (دليل PMBOK®) - الطبعة الخامسة. هناك طرق أخرى للنظر في جدولة المشروع ، ولكن إذا كنت تعمل من أجل الحصول على شهادة PMP® ، فإن منهج دليل PMBOK® هو النهج الذي ستتبعه ، وهي ممارسة جيدة لجميع مديري المشاريع أيضًا.
عمليات إدارة وقت المشروع
إدارة وقت المشروع في دليل PMBOK® تتكون من 7 عمليات. عمليات إدارة الوقت المشروع هي:
- خطة إدارة الجدول الزمني
- تحديد الأنشطة
- أنشطة التسلسل
- تقدير موارد النشاط
- تقدير فترات النشاط
- تطوير الجدول الزمني
- جدول التحكم.
دعونا نلقي نظرة أعمق في كل من هؤلاء.
خطة إدارة الجدول الزمني للبرنامج
هذه الخطوة هي المكان الذي تضع فيه جميع السياسات والإجراءات والوثائق المطلوبة لإدارة جدول مشروعك من خطتك الأولى ، التطوير المستمر ، التنفيذ ومن ثم التحكم في الجدول الزمني.
الناتج من القيام بهذا التخطيط هو وضع خطة إدارة الجدول الزمني. ومع ذلك ، في الحياة الواقعية ، ربما لن يكون لديك خطة منفصلة لإدارة جدولك الزمني. سوف ينتهي بك الأمر إلى حد كبير في خطة إدارة مشروعك (تعرف على كيفية كتابة خطة إدارة المشروع هنا ) وهذا مناسب تمامًا.
تحديد عملية الأنشطة
تحدد هذه العملية وتوثق ما تحتاج إلى القيام به لإنتاج نواتج المشروع. بمعنى آخر ، فإنه يحدد مهام المشروع. ستستخدم بيان النطاق الذي وضعته معًا أثناء أنشطة إدارة النطاق لمساعدتك في تقسيم العمل إلى مهام فردية.
الناتج الرئيسي للعمل من خلال هذا هو أنك سوف ينتهي مع قائمة محددة من مهام المشروع. هذا مفيد لأنه الإدخال الرئيسي للعملية القادمة.
عملية ترتيب التسلسل
باستخدام قائمة المهام الخاصة بك ، عليك الآن وضعها في الترتيب الصحيح. في نهاية هذه العملية ، سيكون لديك وجهة نظر العلاقات بين مهام المشروع. تساعدك هذه العملية على وضع مشروعك في العمل بالترتيب الصحيح حتى تتمكن من الاستخدام الفعال لموارد المشروع وتسليمها بأسرع ما يمكن.
يتحدث دليل PMBOK® عن إنتاج مخطط شبكي كخرج لهذه العملية ، ولكن هذا نادرًا ما يكون ضروريًا ، وبالتأكيد ، لا شيء عليك القيام به يدويًا. إذا كنت تريد إجراء تخطيط شبكي لسبب ما ، فاستخدم برنامج إدارة المشروع للقيام بذلك. ولكن في نهاية المطاف ، ستكون قائمة التبعيات وتواريخ البدء والانتهاء المحتملة للمهام جيدة جدًا وتستغرق وقتًا أقل.
تقدير عملية موارد النشاط
عندما تعرف ما ستفعله ، فإن الخطوة التالية هي تحديد الموارد التي تحتاجها لتحقيق ذلك. تساعد عملية تقدير موارد النشاط في ذلك. في هذه العملية ، ستحدد الموارد البشرية والمعدات واللوازم التي تحتاجها ، بالإضافة إلى الكمية التي تحتاجها لكل منها.
تقدير نشاط المراحل العملية
هذه الخطوة هي المكان الذي يحدث فيه العمل الشاق لحساب طول مدة كل مهمة. خلال هذه العملية ، ستعمل على تحديد المدة التي سيستغرقها كل نشاط ، وذلك باستخدام الموارد التي حددتها.
لا تنسَ مراعاة مدى توفر الموارد والعطلات في فترات نشاطك. فقط لأن المهمة تستغرق 8 ساعات فقط لا يعني أنها ستنتهي في الصباح.
تطوير عملية الجدول الزمني
أخيرًا ، يمكنك الآن وضع جدولك الزمني للمشروع. مع جميع المعلومات التي تم جمعها من العمليات المذكورة أعلاه ، يجب أن يكون من السهل.
يعد تطوير الجدول الزمني أحد أكثر العمليات تعقيدًا في دليل PMBOK®. هناك 13 مدخلاً (كل شيء أعلاه مضافًا إليه المخاطر والنطاق والعناصر المتعلقة بسياق المشروع). الجدول الزمني نفسه هو واحد فقط من المخرجات ، ولكن الآخرين (في رأيي) أقل أهمية.
بعد كل شيء ، لقد مررت بكل ذلك للحصول على الجدول الزمني الذي يعد وثيقة مهمة لإدارة أداء مشروعك.
الجدول الزمني الخاص بك لا يجب أن يكون مخطط جانت. هنا هي 5 بدائل لمخططات جانت بالنسبة لك للنظر فيها.
التحكم في جدول العمليات
وأخيرًا ، تمنحك عملية جدولة الضبط الأدوات التي تحتاجها لمراقبة جدول المشروع وتحديثه ، والتأكد من إدارة التغييرات بشكل مناسب ، والتحكم في توقيتات مشروعك.
إن إعداد جدول المشروع وتتبعه بعد ذلك هو جزء كبير من العمل ، ولكن الأمر يستحق أن تعرف أنه لديك جدول زمني يمكنك الوثوق به.