5 طرق لتتبع مشروعك دون استخدام مخططات جانت
هذا ليس هو التحدي الوحيد الذي تظهره مخططات جانت.
عادةً ما تتطلب البيانات الموجودة في مخطط جانت برامج خاصة للعرض والتحرير ، وطباعتها دائمًا ما يمثل تحديًا. علاوة على ذلك ، في بعض الأحيان تريد فقط التركيز على جزء صغير من المشروع دون إغراق كل المعلومات الإضافية.
في حين أن مخططات جانت هي حل واحد عظيم ، فهي ليست الوحيدة. عندما تحتاج إلى النظر إلى عينة أصغر من المعلومات ، أو تحتاج إلى تقديم نسخة مبسطة أو جزء من المعلومات في موقف لا يكون فيه مخطط جانت عمليًا ، فإليك خمسة بدائل يمكنك استخدامها بدلاً من ذلك.
قوائم المهام
يجب أن يكون الجميع في مجتمع الأعمال مألوفًا ومريحًا بقائمة المهام الأساسية. في الواقع ، كونك منظمًا هو أحد أهم المهارات لمدير المشروع .
تأخذ قائمة المهام قائمة المهام إلى المستوى التالي. من خلال قائمة المهام ، يمكنك إضافة أعمدة إضافية لعرض من سيقوم بإكمال كل مهمة ، وحالة المهمة ، وتواريخ البدء والانتهاء ، واحتمالية إكمال المهمة في الوقت المحدد.
يمكنك أيضًا إضافة خانات الاختيار لأعضاء فريقك للتحقق عند اكتمال العناصر.
جداول البيانات
المخطط المبسط على جدول البيانات هو بديل آخر. لا يزال بإمكانك سرد المهام على الجانب الأيسر ، ولا يزال بإمكانك التظليل لأظهار مستوى تقدمك وتواريخ البدء والانتهاء المقدرة للمهام.
يمكن أن تستغرق جداول البيانات وقتًا طويلاً لإجراء التحديث والوقت بشكل مكثف ، لذلك لن ترغب في استخدامها كحل متكامل لإدارة المشاريع الخاصة بك. للحصول على تقرير بسيط لمرة واحدة للعميل أو المدير ، ومع ذلك ، يمكن لجدول بيانات مبسط وضع المشروع بشكل مرئي بطريقة
من السهل شرح وفهم. كما أنه خيار جيد لتتبع تقدم المشروع.
مخططات التدفق
توضح مخططات التدفق أو الرسوم البيانية للشبكة مهام المشروع بالترتيب الذي يحتاج إلى إكماله. يمكن أن تكون مخططات التدفق بسيطة أو معقدة كما تريد. على سبيل المثال ، قد ترغب أو لا ترغب في إدراج معلومات مثل تاريخ البدء والانتهاء لكل خطوة ، أو رقم تعريف المهمة ، أو
الموقع. ضع في اعتبارك أن إضافة الكثير من المعلومات يمكن أن يجعل من الصعب قراءة هذه الرسوم البيانية.
في حين يجد العديد من الأشخاص أن الرسومات البيانية للتدفق أسهل في القراءة والفهم من مخططات جانت ، مما يجعلها سهلة. علاوة على ذلك ، غالباً ما تكون غير مناسبة للمشاكل الكبيرة والمعقدة. مخططات التدفق هي الأفضل لتقديم مشاريع بسيطة مع المهام التي تتقدم بشكل طبيعي من واحد إلى آخر
القادم ، ولكن لا ينبغي أن تستخدم كأداة طويلة الأجل أو لمشاريع معقدة بشكل مفرط.
لوحات كانبان
هل يحتوي مشروعك على عدد كبير من الخطوات التي لا يلزم القيام بها بالضرورة بترتيب تسلسلي؟
هل لديك عدة أشخاص يعملون في نفس المشروع أو هل يتم تحديث المهام بشكل متكرر؟ إذا كان الأمر كذلك ، فإن كانبان قد تقدم الحل المثالي لك. (اكتشف المزيد حول كيفية عمل Kanban في إدارة المشاريع .)
مع لوحة Kanban ، تتم كتابة كل مهمة مشروع على ملاحظة لزجة ووضعها في العمود المناسب ، مثل "للقيام" ، "في التقدم" أو "القيام به". عند اكتمال كل مهمة ، يتم نقل الملاحظة الملصقة المقابلة عبر اللوحة حتى تكون جميع الملاحظات في العمود "تم".
من السهل جدًا فهم هذا النظام التنظيمي وتعديله بسرعة ، ولكنه ليس قابلاً للنقل ، وسوف تحتاج إلى توخي الحذر من عدم سقوط أي من الملاحظات أو فقدانها.
تقارير الحالة
تعتبر مخططات جانت أدوات ممتازة لتتبع مشروعاتك ، وليس بالضرورة لتوصيلها. إذا كان كل ما تحتاج إليه هو توصيل تقدمك مع عميل أو راعي المشروع أو أعضاء الفريق الآخرين ، فقد يكون تقرير الحالة هو أفضل خيار لك.
بالإضافة إلى ذلك ، ستقوم العديد من برامج إدارة المشاريع بإنشاء تقارير حالة مبسطة وسهلة الفهم بواسطة بضع نقرات فقط على الماوس ، مما يوفر لك الوقت والجهد الثمين.
تعتبر مخططات جانت عملية للغاية لتتبع جميع المهام التي تدخل في مشروع كبير ، ولكنها ليست دائمًا الأفضل لإيصال هذه المعلومات إلى الآخرين ، خاصة أولئك الذين لم يعتادوا على قراءتها.
لديك العديد من البدائل الأخرى. جرب واحدة من هذه البدائل الخمسة لخريطة جانت بنفسك. قد تفاجأ بسرور من الوقت الذي يمكنك توفيره.