قم بعمل سجل مخاطر للمشروع يمكن لأي شخص استخدامه بسهولة
كم عدد المرات التي رأيت فيها سجلاً للمخاطرة في نظام الإيداع؟ يتم إنشاؤها في بداية المشروع ثم يتم نسيانها ، وسرعان ما تصبح قديمة.
نعلم جميعًا أن الإدارة الجيدة للمخاطر تتطلب تحديد المخاطر الجديدة بشكل منتظم ، بالإضافة إلى مراجعة المخاطر الحالية وأنشطة التخفيف من التخطيط. فكيف يمكننا جعل هذا أكثر احتمالا أن يحدث؟
01 حسن تصميم سجل المخاطر
تتمثل إحدى الطرق لتشجيع المشاركة في إدارة المخاطر في التصميم الجيد لتسجيل المخاطر. ﺳﯾﻘوم اﻟﺳﺟل اﻟﻣﺻﻣم ﺟﯾدًا ﺑﺗوﺻﯾل اﻟﻣﺳﺗوى اﻟﻌﺎم ﻟﻟﻣﺧﺎطر ﻓﻲ اﻟﻣﺷروع ﻟك وﻟﻸﻋﺿﺎء اﻵﺧرﯾن ﻓﻲ ﻓرﯾق اﻟﻣﺷروع.
ينبغي أن تسمح للمستخدمين بسهولة الوصول إلى مزيد من التفاصيل حول المخاطر الفردية عندما يكون ذلك مطلوبًا. وهذا ، بدوره ، ينبغي أن يحفز الجميع على التفكير من حيث المخاطر - تحديد مواقع جديدة عند نشوئها ورصدها واتخاذ إجراءات لتخفيف المخاطر الموجودة.
02 تشمل الحق في الحقول
كحد أدنى ، يجب أن يتضمن سجل المخاطر الخاص بك ما يلي:
- معرف فريد لكل خطر
- وصف للمخاطر ، بما في ذلك السبب ، حدث الخطر ، والتأثير ، مثل "بسبب الأمطار الغزيرة ، هناك خطر الفيضانات الميدانية التي من شأنها أن تفسد المحاصيل".
- إجراءات الاستجابة للمخاطر
- مالك الخطر
03 تدابير إضافية
قد ترغب في تضمين المقاييس الكمية للاحتمالية والأثر والمخاطر الكلية والقيم المتبقية بعد التخفيف بالنسبة للمشروعات الأكثر خطورة.
يمكن أن تكون الأرقام والحقول التي يتم حسابها تلقائيًا مفيدة إذا كنت تستخدم تقنية تقييم المخاطر مثل طريقة مونت كارلو أو القيمة النقدية المتوقعة. وتشمل الحقول المفيدة الأخرى التواريخ الرئيسية ، وفئة المخاطر ، وفئة الاستجابة للمخاطر ، والقرب ، وتكاليف التخفيف ، والحالة.
لا يوجد حد لعدد الحقول التي يمكنك تضمينها ، ولكن يجب عرض الحقول الرئيسية فقط في عرض القائمة لجميع المخاطر. بخلاف ذلك ، يمكن إغراق عرض القائمة بتفاصيل أكثر من اللازم. من الناحية المثالية ، يتم نقل المشاهدين إلى عرض التفاصيل الذي يعرض جميع الحقول لهذا الخطر الخاص عند النقر على إدخال المخاطرة في عرض القائمة.
04 خيار آخر
قد ترغب في إنشاء قاعدة بيانات سجل المخاطر لكل مشروع أيضًا ، بحيث لا تقتصر على مجموعة قياسية من الحقول. على الرغم من أن جدول البيانات يمكن أن يساعدك في تتبع مشاريعك ، خاصة المشاريع الصغيرة ، إلا أن قاعدة البيانات الفعلية يمكن أن تكون أفضل ، مثل تلك التي يمكنك إنشاؤها في Kahootz أو Podio. فهي تسهل إضافة المستندات وكميات كبيرة من النص عند الضرورة.
05 إشارات المرور
من الصعب التغلب على نظام إشارات المرور للتأثير البصري. يعرف المستخدمون بشكل حدسي أن اللون الأحمر يعني مخاطر عالية ، وأن الكهرمان يعني مخاطرة متوسطة ، وأن الأخضر منخفض المخاطر. وهذا يوفر إشارات بصرية سريعة للقراء للمساعدة في فهمهم.
06 ميزات الأمان
قد ترغب في تشجيع المشاركة بالسماح لجميع أعضاء فريق المشروع وربما بعض أصحاب المصلحة بمشاهدة سجل المخاطر. يجب عليك تعيين حقوق وصول المستخدم لسجلك ، ومع ذلك ، يمكن فقط لأدوار مشروع معينة ، مثل مدير المشروع أو دعم المشروع أو أصحاب المخاطر ، تحريرها. يمكنك إنشاء مسار تدقيق من قام بتغيير ما ومتى.
07 موجز موجز عن المخاطر
قد لا يتوفر لدى كبار أعضاء فريق المشروع وأصحاب المصلحة ، مثل مجلس إدارة المشروع وإدارة الشركات / البرامج ، الوقت الكافي لهضم عرض قائمة بكل المخاطر. بالنسبة لهم ، يعطي ملخص موجز للمخاطر صورة للمخاطر المجمعة التي يقدمها المشروع بنظرة سريعة. يوضح عدد المخاطر في كل مستوى احتمال وتأثير.
08 كل شيء عن الاتصال
تذكر أنه لا يتعلق فقط بإدراج المخاطر وإجراءات التخفيف عند تصميم سجل مخاطر المشروع. الهدف هو التواصل والتفاعل مع زملائك في إدارة المخاطر. يجب أن يعكس تصميمك هذا الهدف مع وجهات نظر مختلفة لمختلف الجماهير. يمكن لسجل المخاطر المصمم جيدًا تحسين إدارة المخاطر في مشروعك بهذه الطريقة.