حوكمة المشروع: تعريف
يشير مصطلح "الحوكمة" في شروط إدارة المشروع إلى السياسات والعمليات والمعايير والإجراءات والمبادئ التوجيهية التي تحدد كيفية قيادة المشاريع وتشغيلها والتحكم فيها من قِبل مؤسستك.
يمكن أن تكون الحوكمة واسعة و "ثقيلة" مع الكثير من البيروقراطية ، أو غير واضحة و "خفيفة" (وفي هذه الحالة ربما تكون غير فعالة).
ينبغي للمدراء أن يستهدفوا المستوى الصحيح للحكم في بيئتهم وثقافتهم. إن التأكد من أن سياسات الحوكمة مناسبة للغرض هو عامل أساسي لضمان فعاليتها.
الحوكمة تبدأ من القمة. يجب أن يلتزم مجلس إدارة الشركة بفكرة الحكم الجيد وحقيقة أنه يجب إدارة المشاريع بشكل صحيح ، ضمن إرشادات محددة. هذا الموقف والمعايير المتوقعة سوف يتحول إلى مجالس المشروعات وقادة المشروع (وفرق البرامج ، حيثما وجدت).
لماذا مسائل حوكمة المشروع
يريد راعي مشروعك وأصحاب المصلحة الرئيسيين الآخرين معرفة أنك تنفق ميزانية المشروع بالطريقة الصحيحة. إنهم يريدون أن يروا أنك تقوم بتتبع تقدم مشروعك بشكل فعال والتدخل لإدارة مخاطر المشروع حسب الضرورة.
لكن الأساس المنطقي للحكم الرشيد في المشاريع يذهب أبعد من ذلك.
يطالب العملاء بالحوكمة ، لا سيما في القطاع العام.
تطلب الحكومات والهيئات التنظيمية (وفي بعض الحالات ، تطبيق) بعض المعايير لبعض المشاريع. الحوكمة ليست مجرد قضية داخلية: سيتعين على العديد من الشركات العاملة في الأسواق الخاضعة للتنظيم اتباع التوجيهات من التشريعات الخارجية ، مثل Sarbanes-Oxley. تشكل إدارة المشروع جزءًا صغيرًا من القدرة على إثبات أن شركتك تعمل بكفاءة وضمن الإرشادات واللوائح المحددة الخاصة بصناعتك.
تساعد إدارة المشروع أيضًا على:
- تحسين عائد الاستثمار وتتبع هذه الاستثمارات بفعالية
- كسب الشراء للمشاريع
- تجنب الأسباب الشائعة لفشل المشاريع
- التواصل بشكل أكثر فعالية
- تقديم توحيد عبر المشاريع ، مما يجعل من السهل مقارنة الأداء
- تقليل المخاطر
- تطوير وتحفيز الموظفين في بيئة منظمة
ما تبدو عليه إدارة المشاريع
والآن ، نحن نعرف ما هي إدارة المشروع ، وما هو شكل المشروع؟ فيما يلي أنواع الأنشطة التي توضح الحوكمة في بيئة مشروع:
- هناك دورة حياة منظمة لإدارة المشاريع تتضمن نقاطًا محددة للموافقة عليها. هذه هي النقاط التي يتم فيها مناقشة جدوى المشروع ويتم اتخاذ قرار بشأن ما إذا كان سيستمر في العمل أم لا.
- لدى المشاريع حالة عمل واضحة ، وحالات العمل لديها معلومات كافية لتمكين فرق الإدارة من اتخاذ القرارات الصحيحة.
- يتم توثيق هذه القرارات وإبلاغها بشكل ملائم.
- لقد قام الأشخاص الذين يعملون في المشاريع بتحديد الأدوار والمسؤوليات.
- هناك ثقافة التعلم المستمر التي تسمح لفرق المشروع بالتحسين المستمر ومناقشة الدروس المستفادة في بيئة خالية من اللوم.
- هناك عمليات وإجراءات تمكن فرق المشروع من مراجعة مشروعها وطلب دعم مستقل إذا لزم الأمر.
- أصحاب المصلحة يشاركون ويثقون في العملية.
- تتكون فرق المشروع من الأفراد ذوي الخبرة والمؤهلين في الأدوار ذات الصلة.
ترتبط إدارة المشروعات بهياكل الحوكمة في المنظمة بشكل عام. إذا كنت تعتقد أن الهدف الرئيسي لإدارة المشاريع هو ضمان تنفيذ المشاريع بالطريقة الصحيحة ، يمكنك أن ترى كيف ترتبط بالحوكمة المالية على مستوى الشركات ، وإدارة المخاطر المؤسسية وأكثر من ذلك.
يجب أن تتلاءم إدارة المشروع بسلاسة مع العمليات التنظيمية الحالية. بعبارة أخرى ، لا تنشئ عملية إدارة مالية جديدة تمامًا عندما يكون لديك بالفعل عملية تعمل في مجالات أخرى! استخدم ما هو موجود حاليًا وقم بتعديل عمليات الشركة لجعلها مناسبة للاستخدام في بيئة مشروع.
5 مجالات التركيز لحوكمة المشروع
عندما تبدأ النظر في ذلك ، ستدرك أن إدارة المشروع منتشرة من خلال جميع عناصر إدارة المشروع.
ومع ذلك ، هناك بعض مجالات التركيز الرئيسية التي تكون فيها الإدارة مهمة بشكل خاص.
- المنهجيات والعمليات: تساعدك هذه الأدوات على إنجاز العمل بشكل يعتمد عليه وبصورة مستدامة.
- إدارة المعرفة: هذا أمر بالغ الأهمية للدروس المستفادة وضمان أن المنظمة تتعلم من تجربة المشروع. إدارة المعرفة أمر ضروري إذا كنت ترغب في التوقف عن ارتكاب الأخطاء نفسها عدة مرات.
- نضج إدارة المشاريع: مع زيادة نضج إدارة المشروع التنظيمي ، كذلك قدرتك على تقديم بنجاح.
- المستوى الأعلى للشراء: يبدأ الالتزام بحوكمة المشاريع في القمة. إذا كان لديك دعم إداري ، فسوف يتدرج هذا إلى أسفل عبر جميع مستويات العمل ، وسيكون أسلوب الحكم أكثر استدامة.
- الثقافة الداعمة: إن ثقافة الدعم ، وليس اللوم ، ستضمن أن مديري المشاريع يتمتعون بالبيئة المناسبة للنجاح. ستساعد الثقافة الداعمة ، التي يقودها مكتب إدارة المشاريع أو مدير المشروع ، مديري المشاريع على تحقيق أهدافهم وأهداف المشروع.
ماذا تفعل إذا لم يكن هناك معيار موحد
يجد العديد من مديري المشاريع في المنظمات الصغيرة أنفسهم يديرون مشاريع في بيئة داعمة ، وحيث يكون هناك قبول لمفهوم إدارة المشاريع ، ولكن من دون الهياكل التنظيمية الرسمية في المكان المناسب للتغذية.
في هذا الموقف - وليس مقصورًا على المؤسسات الصغيرة - ستقوم بتصميم نموذج حوكمة المشروع من البداية. إذا لم يكن هناك نهج لحوكمة المشروع يمكنك التخلص منه وتناسب مشروعك ، فستحتاج إلى إنشاء مشروعك الخاص.
هذا ليس صعبًا كما يبدو!
ابدأ بإعداد الأساسيات:
- قم بإنشاء وثيقة أدوار ومسؤوليات
- تأكد من وجود راعي مشروع
- تأكد من أن لديك لوحة للمشروع أو مجموعة توجيه وترتب لقاءات منتظمة لتوزيعها وتوزيعها
- قم بإعداد عملية إدارة المخاطر
- قم بإعداد عملية إدارة التغيير
- بناء نقاط في جدول المشروع الخاص بك حيث يمكنك التحقق من جدوى المشروع ضد الأهداف الأصلية للحالة التجارية (نهاية كل مرحلة من مراحل هو نقطة طبيعية لوضع هذه الشيكات).
وفي نهاية المطاف ، تقع على عاتق الجهة الراعية للمشروع مسؤولية ضمان وجود إدارة مناسبة ، ولكن يمكن أيضًا لمديري المشروعات أن يقوموا بدور نشط في هذا الأمر.
قد تكون الحوكمة أحد المواضيع الأكثر جفافاً في إدارة المشاريع ولكنها واحدة من أهمها. إنها الطريقة التي تعرف بها فرق الإدارة العليا أنك تقوم بعمل جيد وتطمئنهم على أن المشروع يتكشف كما ينبغي. كما يوفر الضوابط والتوازنات اللازمة للمديرين لمعرفة أن يتم إنفاق المال بطرق مناسبة وموائمة لقضية الأعمال.