كيف تدعم مجالس المشاريع ومجموعات التوجيه مشروعك
لنبدأ بالقول أن مجلس إدارة المشروع جزء مهم من الهيكل التنظيمي لأي مشروع. إذا لم يكن لديك واحد ، فيجب عليك التحدث إلى مديرك حول إعداد واحد.
يرأس مجلس إدارة المشروع مجلس إدارة المشروع ، وسيضم عادةً عددًا من كبار أصحاب المصلحة الآخرين بالإضافة إلى مدير المشروع .
هناك عادة ما بين ثلاثة وخمسة أشخاص في المجلس. إنهم جميعًا من أصحاب المصلحة الرئيسيين في المشروع والأشخاص الذين لديهم القدرة على إنجاز المهام للمشروع.
خلاصة القول: إنها مجموعة من الأشخاص الذين يجتمعون للمساعدة في الإشراف على المشروع والحفاظ على تقدمه في الاتجاه الصحيح.
يتم إنشاء لوحات المشروع في بداية دورة حياة المشروع وتعمل طوال المشروع حتى يتم إغلاقه. دعونا نلقي نظرة على الأدوار الرئيسية الأربعة لمجلس إدارة المشروع.
يوفر مجلس المشروع الحوكمة
أولاً ، يوفر مجلس المشروع إدارة حاسمة. وهي تضمن الالتزام بالسياسات على مستوى الشركات ومستوى المحفظة أو البرنامج. أنها توفر الإشراف على ما يقوم به فريق المشروع. هم ، جنبا إلى جنب مع راعي المشروع ، مسؤولة عن التسليم الناجح للمشروع وهذا الدور الحكم يضمن أن فريق المشروع يتصرف بطرق أخلاقية وضمن حدود مقبولة للشركة.
يفعلون ذلك من خلال التشكيك في مدير المشروع وتقديم المساعدة والدعم.
يوفر مجلس المشروع التوجيه
غالبًا ما تكون هناك قرارات يتم اتخاذها في مشروع ما ، وبعضها يقع خارج نطاق اختصاص مدير المشروع. عندما يتعذر على مدير المشروع اتخاذ القرار ، وهو أمر يجب مناقشته مع أصحاب المصلحة أكثر من الكفيل فقط ، فإنه سيذهب إلى مجلس إدارة المشروع.
دورهم هو الحفاظ على المشروع في المسار الصحيح عن طريق توفير التوجيه المناسب للفريق. تساهم في تحديد الرؤية في بداية المشروع والحفاظ على المشروع على المسار الصحيح.
يتخذ مجلس المشروع القرارات
مجلس المشروع هو في المقام الأول هيئة صنع القرار. ويتمثل دورها في اتخاذ القرارات التي تحافظ على تقدم المشروع من خلال فتح المشاكل ومساعدة مدير المشروع في رؤية طريق واضح إلى الإكمال الناجح.
سيقوم مدير المشروع بوضع التوصيات لمجلس إدارة المشروع. قد يشمل ذلك توصيات لمعالجة:
- المخاطر ، مثل خطط التخفيف للتصدي للتحديات المحتملة
- مسائل
- مشاكل في توفير الموارد ، مثل عدم توفر أعضاء الفريق المناسبين
- تأخيرات الجدول الزمني
- تجاوز الميزانية.
لا يتعين بالضرورة على مجلس إدارة المشروع اتخاذ قرار بشأن توصية مدير المشروع. كمجموعة ، يمكن أن يأتوا باقتراحات أخرى للمضي قدمًا ، وكثيرًا ما يفعلون ذلك. غالبًا ما يكون ذلك نظرًا لوجود صورة أكبر ، أو رؤية الشركات لبيئة المشروع مقارنةً بمدير المشروع ، حتى يتمكنوا من رؤية طرق بديلة واختيار الأفضل في ذلك الوقت.
مجلس المشروع يوافق على الإنفاق
وأخيرًا ، يوافق مجلس المشروعات على الميزانية الإجمالية.
تتم إدارة كل طلب شراء أو بند ميزانية في العادة من قبل مدير المشروع: لا تحتاج إلى الذهاب إلى لوحة مشروعك للحصول على كل فاتورة موقّعة للدفع.
ومع ذلك ، على مستوى المشروع بشكل عام ، فإن لمجلس إدارة المشروع دور يلعبه في الموافقة أولاً على الطريقة التي ستنفق بها الأموال (خطط ميزانيتك) ومن ثم في مراقبة الإنفاق المستمر لضمان سير المشروع على الطريق الصحيح.
ستحتاج أيضًا إلى الاعتماد على لوحة Project عندما يبدو أنك بحاجة إلى إنفاق أموال طوارئ أو احتياطيات إدارية. يمكنهم تفويض الإنفاق الزائد ومساعدة فرق المشروع في الوصول إلى أموال إضافية حيث يمكن تبرير ذلك.
بشكل عام ، يوفر مجلس المشروع وظيفة أساسية في الحوكمة والتوجيه لفريق المشروع. يساعد توجيههم ونصيحتهم مدير المشروع في توجيه المشروع في الاتجاه الصحيح ، وهم في وضع مثالي للتدخل والمساعدة إذا بدأ أي شيء بالخطأ.