4 خطوات لمساعدتك على أن تكون أكثر إنتاجية وسعيدة في العمل!

عندما يجعلك تعدد المهام أقل إنتاجية ، جرب هذا

اعتدت أن أحب تعدد المهام.

ظننت أنها ستجعلني أكثر إنتاجية وتجعلني أبدو فائقًا عن البشر ، أفعل قليلاً من هذا والقليل من ذلك كله في نفس الوقت ، لكن النتائج أثبتت عكس ذلك: لم أكن أحصل على أي شيء في نهاية اليوم كان في كثير من الأحيان بالاحباط.

كما أثبتت أبحاث جامعة ستانفورد لي خطأ. تحمل مجلة فوربس قصة حول دراسة جامعة لندن التي تظهر ليس فقط أن تعدد المهام يجعلك أقل إنتاجية ، بل يجعلك غبيًا!

ثم ركضت في طريقة GTD. لقد بدا الأمر مدهشًا وقد توصلت إلى نسخة مبسطة منه لمساعدتي في أن أكون أكثر إنتاجًا وسعادة في العمل.

وإليك كيف أفعل ذلك.

  • 01 1. أعتقد ذلك

    أولاً ، يجب أن يكون لديك هدف.

    يمكن أن يكون أي شيء من توقيع عقد عمل عقد حملة خيرية. أو ، يمكن أن تكون رحلة موظفي الشركة ، كما هو الحال في حالتي.

    كنت أعرف بالضبط ما أريد تحقيقه ، لذلك كان هذا هو وجهتي. لم يكن هناك داعي للقلق بشأن كيفية الوصول إلى هناك لأنني كنت أعرف أنني سأقوم بتعبئة التفاصيل لاحقًا.

  • 02 2. إفراغها

    تماما مثلما قال ديفيد ألين ، عقلك هو وجود الأفكار ، وليس الاحتفاظ بها.

    الآن لقد فعلت الجزء الأسهل ، دعونا ننتقل إلى الخطوة التالية: الحصول على كل أفكارك من رأسك.

    كنت أعرف أن معظم موظفينا يودون زيارة اليابان ، وإحضار عائلاتهم وأصدقائهم ، ورؤية أوراق القيقب الجميلة في الخريف ، ومحاولة سانوكي أودون الشهيرة ، وما إلى ذلك ، وكنت أعرف أنني يجب أن أجد وكالة سفر معقولة لمساعدتي.

    يمكنك استخدام قلم أو دفتر ملاحظات لكتابة الأفكار أو كتابتها على TextEdit أو Notepad أو مستندات Google. أو افعل ما أقوم به ، استخدم تطبيق ويب وتذكاري بسيطًا مثل تطبيق Evernote.

    الشيء الجميل في هذا التطبيق المجاني هو أنه عندما تأتي إليك فكرة ، يمكنك إضافتها إلى ملاحظاتك فورًا لأنها متاحة على جميع أجهزتك. بهذه الطريقة ، من غير المحتمل أن تفوتك تفاصيل مهمة ، مثل (في مشروعي) تحقق مما إذا كان أي من الموظفين نباتي أو يعاني من الحساسية.

  • 03 3. كسرها

    بعد ذلك ، ضع أفكارك أين ينتمون إلى الفئات المناسبة ، وكسرها إلى عناصر قابلة للتنفيذ.

    الابتعاد عن تدوين الملاحظات إلى شيء يساعدك على القيام بذلك. ستكون أدوات إدارة المهام ، خاصة تلك التي لها عدد غير محدود ومستويات المهام مثل Quire ، مفيدة الآن.

    بالنظر إلى ملاحظاتي ، التي كانت فوضويًا وقبيحًا على حد سواء ، قمت بعمل قائمة بمهام مثل "مسار الرحلة" مع مهام فرعية (أو أطفال) بما في ذلك "ما هي الأماكن التي يجب زيارتها" ، "ما هي المطاعم التي تتناولها" و "متاجر التسوق" في "في مشروع اتصلت به" رحلة الموظفين 2015 ".

    عندما تكون في ذلك ، يمكنك إضافة تفاصيل مثل تاريخ الاستحقاق والعلامات لمهامك مثل "عاجل" أو "لاحقًا". هذا فقط يساعد على تذكيرك ما يجب القيام به أولا. يمكنك أيضًا إعادة ترتيبها في أي وقت إذا تغيرت أولوياتها.

  • 04 4. افعلها

    أخيرا ، لقد حان الوقت للوصول إلى التفاصيل.

    ربما تكون هذه هي الخطوة الأكثر استهلاكا للوقت ، حيث ستحتاج إلى مناقشة ، والحصول على مساعدة خارجية واستكمال كل مهمة قبل الوصول إلى وجهتك - في حالتي ، مطار ناريتا ، في حالتك عند إغلاق أي مشروع كنت تعمل عليه .

    على سبيل المثال ، قبل أشهر من وصولنا إلى مطار ناريتا ، كان علينا أولاً أن نناقش الرحلة بيننا. لقد كسرت ذلك في الخطوة 3 ، ثم اضطررت إلى البحث للعثور على أفضل وكالات السفر ، وإجراء مناقشة مرة أخرى حول أي واحد للعمل معه ، والاتصال بالوكالة ، وما إلى ذلك.

    ولحسن الحظ ، يمكنني تكبير مهمة أو فلتر معين من خلال تاريخ وعلامة الاستحقاق للبقاء مركزين باستخدام أدوات إدارة المهام ، لذلك لم أشعر بالضغط أو الغمر.

    لذا ، ها أنا هنا ، أكمل هذه المشاركة من خلال جهاز التلفاز الخاص بي ، وأغلق iTunes ، وفمي مغلقاً ، بينما كنت أشعر أنني بحالة جيدة وفخورة بنفسي. يمكنك أن تكون كذلك.