دور وغرض ميثاق المشروع

توجد مشاريع بشكل رسمي في منظمة بسبب ميثاق المشروع. إنها وثيقة تسمح بإجراء العمل وتعيين مدير المشروع. يمنحك ، بصفتك مدير المشروع ، التفويض للقيام بالعمل الموصوف فيه.

يتمثل أهم دور لميثاق المشروع في تحديد ما سيحققه المشروع بالضبط. دعونا ننظر إلى ما هو موجود في وثيقة المشروع الأساسية هذه.

ما يدخل في ميثاق المشروع؟

سيحدد القسم الأول من ميثاق المشروع اسم المشروع وأسماء الراعي ومدير المشروع وتاريخ إعداد الوثيقة.

ثم تحصل على اللحم من المستند.

الأقسام الرئيسية في ميثاق المشروع هي كما يلي.

الغرض من المشروع: هذا ما يفسر سبب الرغبة في المشروع. يمكنك الرجوع إلى حالة العمل أو العقد الذي يقود هذا المشروع أو ببساطة توضيح سبب أهمية القيام بهذا العمل.

وصف المشروع: اشرح في هذا القسم ما سيحققه المشروع. يجب عليك تضمين تفاصيل حول العناصر التي سيتم بناؤها أو الخدمات التي سيتم تسليمها.

الميزانية: في هذه المرحلة ، قد لا تتوفر لديك جميع التفاصيل حول مهام المشروع ، لذلك لا يمكنك وضع ميزانية كاملة ومفصلة للمشروع معًا. دون أي قيود الميزانية أو نطاق النفقات الأولية عالية المستوى التي تتوقعها.

المخاطر: جميع المشاريع لديها مخاطر. يشكل هذا الجزء من ميثاق المشروع النسخة المبكرة من سجل مخاطر المشروع. قم بتوثيق أي مخاطر تعرفها في هذه المرحلة حتى يتمكن فريق الإدارة من رؤية ما قد يؤثر على المشروع في المستقبل.

المعالم الرئيسية: إذا كنت تعرف المعالم البارزة ، قم بتضمينها في ميثاق المشروع في هذا القسم. يمكنك نقلها إلى مخطط جانت الخاص بك فيما بعد عندما تضع خطة أكثر تفصيلاً. في هذه اللحظة ، أنت تبحث فقط عن مواعيد محددة أو أي شيء محدد في العقود التي تعمل عليها.

أهداف المشروع: هذا جزء مهم حقًا ولكن قد يكون من الصعب وضعه معًا. أنت تحاول الإجابة على السؤال التالي: "كيف سنعرف عندما ننتهي؟" اكتب ما تتوقع أن يقدمه المشروع وكيف ستعرف إذا كنت قد وصلت إلى هناك. على سبيل المثال ، في مشروع لإطلاق نظام تسجيل الوقت لجميع الإدارات ، يمكن أن يكون الهدف: "ستستخدم جميع الفرق نظام الجدول الزمني بحلول نهاية العام". كما يرجى تدوين من سيكون مسؤولاً عن موافقتك على بلوغك لهذا الهدف. هذا يتجنب أي مشاكل في نهاية المشروع حيث فجأة لا أحد على استعداد لتوقيع العمل على أنها كاملة.

مستويات سلطة مدير المشروع: ما لم يكن الأمر واضحًا وموثقًا في مكان آخر ، فمن الجدير تضمين قسم في الميثاق حول ما يمكنك فعله دون الحصول على مزيد من تسجيل الدخول من شخص أكبر. ويرتبط هذا بوجه عام بمستويات التسامح التي تم تحديدها على الميزانية والجداول الزمنية وسيتم التعبير عنها على النحو التالي: "مدير المشروع يتحمل نسبة 10٪ من الميزانية وتسامحًا بنسبة 5٪ وفقًا للجدول الزمني. يجب أن يوقع راعي المشروع على أي انحراف فوق هذه الحدود الموافق عليها. "يمكنك تمديد هذا القسم لتحديد ما إذا كان مدير المشروع لديه سلطة ، فيما يتعلق بتعيين الموظفين وإطﻻقهم من فريق المشروع .

الموافقة على ميثاق المشروع

القسم الأخير من ميثاق المشروع هو قسم الموافقات. يجب أن يقوم مدير المشروع وراعي المشروع (أو الشخص الذي بدأ العمل ، إذا لم يتم تعيين كفيل طويل الأجل) بتوقيع وتاريخ الوثيقة. اليوم ، من المرجح أن يكون ذلك عبر البريد الإلكتروني ، لذا احتفظ بنسخة من تفويض البريد الإلكتروني في ملفات مشروعك في حال احتجت إلى الرجوع إليه مرة أخرى.