إبقاء المشروع يتحرك للأمام
سننظر أيضًا في بعض أدوات إدارة التغيير التي يمكنك استخدامها وكيفية إدارة نطاق المشروع.
قبل أن نتحدث عن العمليات أو الأدوات ، أريد مناقشة توقعاتك للتغيير.
قبول التغييرات يحدث
يمكن أن تحدث التغييرات في أي مرحلة من دورة حياة إدارة المشروع .
أسهل طريقة لجعل إدارة التغيير في المشاريع أقل من الصداع هي معرفة أنه سيحدث والتخطيط له.
إن وجود استراتيجيات قائمة للتعامل مع التغييرات قبل حدوثها هو أسرع طريقة لجذب الجميع مع ما سيكون مختلفًا.
إن عملية إدارة التغيير المحددة والمنظّمة هي أفضل مكان للبدء. إنه كتابك الخاص بما سيحدث إذا اقترح شخص ما أن المشروع يجب أن يقوم بشيء مختلف عما هو مخطط له حاليًا وأن يكون وسيلة جيدة لتجنب فشل المشروع.
عملية إدارة التغيير
تبدو عملية إدارة التغيير كما يلي:
- تلقي معلومات حول التغيير
- قيّم التغيير بما في ذلك التخطيط لمقدار العمل
- قم بإعداد توصية حول ما إذا كان الأمر يستحق المتابعة.
- ثم تحصل على قرار من راعي المشروع حول ما إذا كان يجب عليك دمج التغيير أم لا.
دعونا ننظر في كل خطوة من هذه الخطوات بدورها.
تلقي معلومات حول التغيير
ستتلقى طلبًا لتغيير المشروع. يمكنك الحصول على معلومات بمئات الطرق المختلفة: في اجتماع ، على البريد الإلكتروني ، على الهاتف ، في الممر أثناء خروجك من المكتب في المساء. من الناحية المثالية ، ستحصل على المعلومات في نموذج طلب تغيير ، ولكن عليك أن تعرف أنه في الحياة الحقيقية يعتقد العديد من أصحاب المصلحة المهمين أن إكمال هذا النوع من الأعمال الورقية هو عمل مدير المشروع. وفي شركتك ، قد يكون.
استخدم نموذج طلب تغيير مشروعك (أكثر من ذلك في دقيقة) لالتقاط جميع تفاصيل الطلب ، ومع ذلك فإنها تصل بشكل غير رسمي معك. ثم قم بتشغيل النموذج بعد البادئ حتى تعرف أنك قد عكس بدقة ما هو مطلوب.
تذكر أن التغييرات قد تكون أيضًا متعلقة بالخروج من العمل. لا تفترض دائمًا أن التغييرات ستكون مرتبطة بوضع العمل فيها. العملية هي نفسها بغض النظر عما إذا كنت تزيد أو تخفض نطاق المشروع.
إجراء تقييم التغيير
انظر إلى طلب التغيير بالتفصيل. ستقوم بتقييم التأثير على:
- جدول
- كابل بيانات
- العمل المنجز حتى الآن والعمل لا يزال يتعين القيام به
- ميزانية
- تدابير الجودة
- نطاق
- توافر الموارد.
على سبيل المثال ، قد يتم تقدير تغيير البرنامج في 5 أيام.
لن يؤدي هذا إلى إضافة 5 أيام فقط للجدول الزمني لأنه قد يدفع مهمة أخرى وينقل ذلك في إطار زمني حيث يكون المورد الرئيسي في العطلة. يجب أيضًا نقل هذه المهمة ، لذا سيضيف هذا التغيير بشكل عام 8 أيام للجدول. سيكلف 5 آلاف دولار ، و 8 أيام إضافية تدفعنا إلى شهر آخر مع عقد المورد ، لذلك هناك تكاليف للنظر فيها أيضًا. تظل الجودة كما هي ولكن تتغير النطاق لتضمين التغيير الجديد. يجب تحديث جميع الوثائق ذات الصلة بما في ذلك خطة المشروع والأدلة التدريبية ، التي بدأت بالفعل.
كما ترى ، يمكن أن يؤدي التغيير البسيط لمدة 5 أيام إلى تأثيرات واسعة النطاق. من المهم أن تعرف كل شيء عن هذه الأمور قبل أن تقرر ما إذا كنت ستقوم بالتغيير أم لا ، لأن وجود الصورة الكاملة يمكن أن يغير النتيجة.
إعداد وتقديم توصية
الآن أنت تعرف التأثير الكامل للتغيير يمكنك تقديم توصية حول ما إذا كان الأمر يستحق المضي قدمًا به.
في بعض الحالات ، لن يكون ذلك ، لأن الفائدة المتصورة ستكون أقل من التكلفة. في حالات أخرى ، قد تكون هناك فائدة كافية هناك لتعويض تكلفة القيام بالعمل الإضافي. في حالات أخرى قد تجد أن التغيير سيكون له تأثير سلبي على التكلفة ، ولكن لا يوجد شيء يمكنك القيام به حيال ذلك لأنه قضية تنظيمية أو امتثال ، أو لسبب داخلي آخر مثل إعادة الهيكلة التنظيمية.
الحصول على القرار
بالنسبة إلى التغييرات الصغيرة التي تقع ضمن الحد المسموح به للتخويل ، يمكنك اتخاذ قرار بشأن قبول التغيير أم لا بنفسك (مع الإدخال الصحيح من الفريق). يجب الموافقة على أي شيء أكبر من قبل راعي المشروع أو مجلس المشروع.
تذكر أن تعود وتخبر شخصًا ما إذا تم رفض تغييره. كنت ترغب في تجنب مزعج أصحاب المشروع الخاص بك إذا كنت تستطيع!
تغيير أدوات الإدارة
هناك عدد من أدوات إدارة التغيير التي يمكنك استخدامها لجعل هذه العملية أسهل وأكثر بساطة. أنا أوصي:
- قائمة مرجعية أو خريطة عملية تجذب الأشخاص من خلال ما يجب عليهم فعله بالضبط لإحداث تغيير في نطاق مشروعك.
- نموذج طلب تغيير قالب. يمكن أن يكون هذا عبر الإنترنت من خلال سير عمل تلقائي.
لنلق نظرة على ما يدخل في طلب تغيير المشروع التالي.
ما يدخل في طلب تغيير المشروع
يجب أن يشتمل نموذج طلب تغيير المشروع على:
- اسم الشخص الذي يطلب التغيير ("الطالب").
- معرف فريد ، مثل رقم التغيير (يمكنك إضافة هذا على نفسك لاحقًا حيث أنه من غير المحتمل أن يعرف أي من الأشخاص الذين يقومون برفع الطلب ويستخدمون النموذج ما يجب وضعه في هذا المربع).
- وصف للتغيير المقترح ، بأكبر قدر ممكن من التفاصيل.
- فئة التغيير. من الناحية المثالية ، ستقوم بتعبئة هذا القسم بشكل مسبق حتى يكون عليهم تحديد المربع فقط. هذا هو مكان جيد لملاحظة ما إذا كان التغيير يتعلق بالتنظيم أو الامتثال الداخلي كما لو كان (بشكل حقيقي) ، ثم يمكنك تجاوز الكثير من خطوات التخطيط والتقييم وببساطة يمكن الاستغناء عنها.
- "لماذا" من التغيير. ما هو مبرر القيام بذلك؟ لماذا يريده مقدم الطلب؟
- أثر التغيير على عناصر مختلفة مختلفة من المشروع بما في ذلك الوقت والتكلفة والجودة والنطاق. قد لا يكون لديهم كل التفاصيل ، لذلك قد تضطر إلى العمل معهم أثناء خطوة تقييم التغيير لملء الفراغات. يجب أن يكملوا قدر ما يستطيعون. الحد الأدنى الذي تبحث عنه في هذه المرحلة هو بالنسبة لهم لتأكيد ما إذا كان سيزيد أو يخفض أو يغيّر معلمات المشروع الحالية.
في أسفل نموذج طلب التغيير ، سيكون لديك بعض التفاصيل لتقوم بتعبئتها حيث تتم مناقشة التغيير مرة أخرى. يجب أن يتضمن القالب أيضًا مساحة لـ:
- تغيير القرار: قبول أو رفض أو تأجيل
- اسم الشخص الذي يتخذ القرار (أو المجموعة) بالإضافة إلى تاريخ اتخاذ القرار وأي تعليقات إضافية.
لن يعرف الشخص الذي يقدم الطلب النتيجة حتى الآن - لن يفعل ذلك أي شخص - لذا ستبقى هذه المربعات فارغة حتى تجتمع المجموعة الصحيحة لمناقشة توصيتك واتخاذ قرار.
التغييرات وإدارة نطاق المشروع
إدارة نطاق المشروع هي الطريقة الرئيسية التي تتحكم في ما هو في المشروع وما هو غير ذلك. عندما تتلقى تغييرًا في نطاق المشروع ، عليك التفكير في كيفية تأثيره على المشروع بشكل عام. تساعدك عملية إدارة التغيير على القيام بذلك ، ولتعيينه في السياق ، فإن إدارة التغيير جزء صغير من نطاق الإدارة.
يجدر بنا التحدث هنا عن كيفية قيام دليل إلى هيئة إدارة المشاريع للمعرفة (دليل PMBOK®) - يغطي الإصدار الخامس إدارة تغيير المشروع لأنها ليست بديهية كما قد تفكر. يتضمن دليل PMBOK® عملية تسمى "نطاق التحكم" في قسم إدارة نطاق المشروع وهذا مكان رائع للبدء. ومع ذلك ، يجب التعامل مع عملية إدارة التغيير في المشاريع بطريقة أكثر تكاملاً ، وهذا ينعكس في النص. يجب أيضًا على مستخدمي دليل PMBOK® الرجوع إلى عملية تنفيذ مراقبة التغيير المتكامل لأن ذلك يحدد كيفية ارتباط كل شيء معًا.
لأغراض التحول إلى PMP ، يجب أن تفهم كيف يغطي دليل PMBOK® إدارة التغيير لأن هذا هو ما سيتم فحصه. ومع ذلك ، يجب أن تضع في اعتبارك أن عملية إدارة التغيير التي تستخدمها فعليًا في مشروعاتك يجب أن تكون متكاملة وسهلة المتابعة والعملية.
5 طرق لمساعدة فريقك من خلال عملية التغيير
يعد فريق مشروعك عاملاً حاسماً في نجاح مشروعك ، لذا فهو يساعدك في الحصول عليه عندما تقوم بإدارة التغييرات في مشروعك.
فيما يلي 5 طرق يمكنك مساعدتهم على التعامل بسرعة مع عملية إدارة تغيير المشروع.
1. الحديث عن التغييرات. أخبرهم أن التغيير في المشاريع أمر طبيعي وأن عليهم أن يتوقعوه.
2. شارك العملية. أعلاه تحدثنا عن عملية إدارة التغيير ، ولكن هذا لا يأتي بشكل طبيعي للجميع. لن يعرف أعضاء فريقك ما يجب فعله وما هو متوقع منهم ما لم تخبرهم. قم بإعداد إحاطة للذهاب خلال العملية معهم ، واجعلهم يعرفون ما هو دورهم في ذلك.
3. اجعلها سهلة. عندما يمر مشروع ما بتغيير في النطاق ، يمكن أن يكون مرتبكًا تمامًا. الجدول الزمني خاطئ ، قد تكون الميزانية مختلفة ، والمتطلبات هي بالتأكيد مختلفة. يمكن أن يجد الفريق تغييراً غير مستقر ، لا سيما في حالة كبيرة أو واحدة تعكس قراراً كان يعتقد من قبل أنه تم وضعه في حجر (نعم ، يحدث ذلك). اجعل العملية سهلة قدر الإمكان بالنسبة لهم.
4. كن هناك للمساعدة. هناك طريقة جديدة للعمل تستغرق بعض الوقت للنوم. إذا كنت قد أدرت سابقًا تغيير المشروع بطريقة غير رسمية (أو لم يحدث ذلك على الإطلاق) ، فقد يستغرق التغيير إلى عملية رسمية بعض الوقت لتصبح "الطريقة التي نؤدي بها الأشياء هنا ". أخبر الفريق بأنك هناك لمساعدتهم إذا كانوا يريدون تشغيل شيء ما.
5. لا تخف من قول لا. ليست كل التغييرات مقترحات معقولة. دع فريقك يعلم أنه إذا شعروا بقوة أن التغيير ليس هو الشيء الصحيح للمشروع في هذا الوقت ، فستقف بجانبهم في هذه المحادثة مع طالب التغيير.
عدم إدارة التغيير بفعالية هو إحدى الطرق التي يمكنك بها تعطيل مشروعك ، لذا احذر. وبفضل هذه المعلومات ، يمكنك الآن بدء التعامل مع تغييرات المشروع بطريقة يتم التحكم فيها.