ماذا يفعل مديرو المشاريع طوال اليوم؟

دور مدير المشروع

غالبًا ما أسأل عما يفعله مدير المشروع لأن الدور واسع النطاق. وهنا عندي دور مدير المشروع. هذا ما يفعله مديرو المشاريع طوال اليوم.

مدراء مشروع…

تطوير الفكرة الكبيرة

المهمة الأولى لمدير المشروع هي تطوير الفكرة الكبيرة. لم يكن دائما هكذا. ليس ذلك منذ فترة طويلة كان من المتوقع أن يختار مديرو المشاريع فكرة كاملة ، ربما تكون قضية تجارية كاملة ، وتحويلها إلى خطة مشروع يمكن تنفيذها.

اليوم ، تطور دور مدير المشروع إلى حد ما ، ومن المحتمل أن تجد نفسك تتدخل في المشروع في وقت سابق وأسبق قبل أن يصبح "مشروعًا".

ستعمل مع راعي المشروع لتجسيد الفكرة لتشكيل صورة أولية للمشروع والعمل على ما إذا كان ذلك ممكنًا.

ضع الفريق معا

إذا اعتبرت فكرتك الكبيرة مجدية ، فستكون الخطوة التالية هي تشكيل فريق يمكنه العمل على تحويل هذه الفكرة إلى حقيقة. ستحتاج إلى عدد من الأشخاص الذين يمكنهم القيام بأدوار مختلفة في فريق المشروع .

من الناحية المثالية ، أنت تبحث عن خبراء موضوع في كل مجال وظيفي ، ولكن ستحتاج أيضًا إلى مراعاة مدى التوفر. لا يستطيع مديرو المشاريع دائمًا الحصول على الموظفين الذين يريدونهم في فريق لأن هؤلاء الخبراء مشغولون بمشاريع أخرى. إذا لم تكن قادرًا على الانتظار حتى تصبح متاحة ، فسيتعين عليك العمل مع الأشخاص المتاحين.

لن تحتاج إلى مشاركة الجميع في الفريق طوال الوقت. لن يحتاج بعض الخبراء العمليين ، مثل المحامين أو مسؤولي الصحافة ، إلا إلى الانضمام إلى الفريق في النقاط ذات الصلة على طول الطريق. جزء من مهارة إدارة المشاريع وإدارة الموارد هو التأكد من أن تدعهم يعرفون أن مهامهم ستظهر ثم ترفعهم إلى سرعة المشروع بمجرد أن تكون خبراتهم مطلوبة.

تنظيم ما يحدث

أثناء بدء المشروع ومراحل البدء المبكر ، ستعمل مع فريقك لتحديد ما يجب فعله بالضبط. يتضمن ذلك وضع تعريف واضح للعمل والتأكد من أن الجميع يفهم الأهداف.

من الجدير ذكر كل هذا من حيث القيمة أو المزايا التجارية: وبعبارة أخرى ، اشرح لماذا تشرع في هذا العمل الجديد.

قيادة الفريق

لقد قمت الآن بتجميع فريقك ، وأنت تعرف كل ما يجب عليك تحقيقه معًا ، إنها مهمة مدير المشروع للتأكد من أن كل الفريق يعمل معًا لتحقيق ذلك.

انها اصعب مما يبدو! قيادة الفريق بنجاح يعني التفاوض حول تحديات الخلافات والنزاعات والوقوف على الاتصالات في جميع الأوقات. عليك تحفيز فريقك للقيام بعمل رائع ، حتى عندما تكون الأوقات صعبة. كما يشمل التدريب والتدريب والتوجيه وتطوير الأشخاص الذين يعملون في المشروع ، حتى لو لم يعملوا من أجلك مباشرة. هذا غالبًا ما يتم نسيان النفقات العامة في المشروعات ، ولكن تذكر أن أداء الأشخاص أفضل إذا شعروا بأنهم يحظون بالاحترام ويتم تشجيعهم على القيام بأفضل أعمالهم. إذا كان بإمكانك جعل مشروعك مكانًا ينمو فيه الأشخاص ويطورون مهارات جديدة ، فسيتعين على الأشخاص العمل معك.

كما يتضمن قيادة الفريق أيضًا إعداد وإدارة التعاون في الفريق. قد يكون ذلك من خلال أدوات إدارة المشاريع عبر الإنترنت أو اجتماعات فريق العمل وجهًا لوجه ، أو ما بينهما. سيساعد التعاون وبناء شعور "الفريق" موارد مشروعك على التأقلم عندما يكون هناك تعارض أو أوقات صعبة في المشروع ، مثل موعد نهائي يتم تقديمه فجأة.

إدارة المال

تكلف المشاريع المال ، والقدرة على وضع ميزانية للمشروع هي مهارة أساسية لمدير المشروع. ومع ذلك ، لا ينتهي دورك هناك. يجب أن تكون قادرًا على إدارة الأموال وتكاليف التحكم في المشروع للمضي قدمًا.

يمكنك القيام بذلك من خلال:

وبعد ذلك ، يمكنك إدارة التكاليف الخاصة بك طوال المشروع من خلال التحكم الدقيق في التكاليف. وهذا ينطوي على مقارنة ما تنفقه في واقع الحياة مع التقديرات وميزانية المشروع التي تضعها معًا. نأمل ألا يكونوا بعيدين عن بعضهما ، ولكن إذا لاحظت وجود اتجاه نحو إنفاق تقديرات أكثر من اللازم أو غير صحيحة ، فستكون مبكراً بما يكفي لتصحيحها ، مع أي حظ. يمكنك فقط إصلاح ما تلاحظه ، لذا من المهم التحكم في التكاليف بشكل جيد.

نصيحة الخبراء: ينطوي التحكم الجيد في التكاليف على ما هو أكثر من مجرد تتبع الإنفاق. عليك أيضا مراقبة مقدار العمل الذي يتم إنجازه في المشروع. إنه مزيج من المال والمهام المنجزة التي تمنحك رؤية عما إذا كان المشروع ينفق ما يتجاوز إمكانياته.

اتخاذ القرارات

دعونا نحصل على شيء واحد بشكل مستقيم: في حين أن راعي المشروع موجود للقرارات الضخمة ، فأنت مدير المشروع ومسؤول عن غالبية القرارات التي تتخذ بشأن المشروع. حتى الكبار. حتى في حالة عدم اتخاذ القرار ، ستقدم توصية بشأن القرار الذي تعتقد أنه يجب على الكفيل اتخاذه ، لأن لديك جميع التفاصيل وقضينا الأعمار في الاعتبار ، وقد لا تكون لديهم القدرة على القيام بذلك. أن.

إشراك أصحاب المصلحة

منذ وقت ليس ببعيد ، تحدثت أدبيات إدارة المشروع عن "إدارة أصحاب المصلحة". من المعروف اليوم أنه لا يمكنك "إدارة" أحد أصحاب المصلحة. من السذاجة والقليل من الإهانة أن نقترح ذلك ، لذا فإننا نتحدث عن "إشراكهم" بدلاً من ذلك.

من الناحية العملية ، لم تتغير الأدوات المعنية - إنها مجرد الخطاب والموقف المختلف. ستظل بصدد تحديد الجهات المعنية في المشروع وما إذا كانت قوية أو مؤثرة بشكل خاص فيما يتعلق بالعمل الذي تقوم به. تطوير خطة الاتصالات ووضعها موضع التنفيذ.

تعني مشاركة أصحاب المصلحة العمل مع الأشخاص المتأثرين بالمشروع لضمان فهمهم للتغييرات القادمة.

اقرأ التالي: التعامل مع أصحاب المصلحة الصعبة (لأنه لن يكون من السهل التعامل مع الجميع).

تقديم أهداف المشروع

ستفعل ذلك بمشاركة فريقك ، وهذا ما أدى إليه كل العمل الذي تم إنجازه حتى الآن.

تعتمد القدرة على تقديم ما وعدت به بشكل فعال على أن تكون واضحًا للغاية بشأن ما يجب أن يكون. ستحتاج إلى توثيق عوامل النجاح الرئيسية والإجراءات التي سيتم استخدامها لتقييم ما إذا كنت قد حققت ما كنت تريد القيام به.

يجب أن يتم تحديد ذلك في حالة المشروع التجاري أو مستند بدء المشروع (أو كليهما ، إلى مستويات مختلفة من التفاصيل). لذلك يجب أن يكون من السهل نسبياً أن نرى ما هي تلك الأهداف - ليس من السهل التأكد من أنك تقوم بتسليمها.

إن التخطيط الجيد والقيادة القوية والقدرة على رؤية الصورة الكبيرة بالإضافة إلى التفاصيل سيساعدان كثيراً.

إدارة التسليم للعيش

لا يعد تقديم أهداف المشروع نهاية دورك كمدير للمشروع. أهم شيء في نهاية مرحلة التنفيذ هو التأكد من تقديم تسليم واضح وكامل إلى الفريق الذي سيدير ​​المشروع في المستقبل.

يعني التسليم الجيد أنه يمكنك الرجوع خطوة إلى الوراء. لن تكون بعد الآن "الشخص المعني" حول المشروع ، وستتمكن من الانتقال إلى مشروعك التالي مع العلم أن فريق العمل قادر على تحقيق أفضل ما قدمته لهم.

شارك المعرفة

"الدروس المستفادة" هي كيفية وصف ما تم تعلمه من خلال المشروع الذي يمكن استخدامه في مبادرات أخرى في المستقبل. يجب على مدير المشروع عقد اجتماع الدروس المستفادة في نهاية المشروع. يساعد هذا الفريق على النمو والحفاظ على المعرفة التنظيمية. وبعبارة أخرى ، توقف الشركة عن ارتكاب نفس الأخطاء مرة أخرى.

هذا ما يفعله مدير المشروع طوال اليوم. قد تبدو قائمة المهام الفعلية الخاصة بك مختلفة قليلاً عن هذه القائمة ، ولكن سوف تسهم جميع المهام الموجودة في هذه العناصر في كونها مدير مشروع. إنها مهمة واسعة النطاق ومليئة بالتحديات ، ولكنها أيضًا متنوعة وخيارات مهنية رائعة!