5 طرق للتمييز بين أعمال المشروع والعمل المعتاد
عندما أتحدث إلى أشخاص في فرق ، فإنهم غالباً ما يخبرونني أنهم غير متأكدين مما إذا كانوا يعملون في مشروع أو "فقط" يقومون بعمل تجاري كالمعتاد. كلتا الدورين مطلوبان في منظمة وصالحة على حد سواء ، ولكن يمكن أن يساعد على فهم ما تعمل عليه حتى تتمكن من رؤية المكان الذي يناسبه في المؤسسة بشكل أفضل.
دعونا نوضح الفرق حتى تكون واثقاً في ما هو المشروع وما هو جزء من العمل كالمعتاد. هناك خمسة اختلافات رئيسية بين العمل في المشروع والأعمال التجارية كالمعتاد. سترى في كثير من الأحيان "العمل كالمعتاد" مختصر مثل BAU.
المشروعات تغيير الأعمال يحدد BAU التغيير
أولاً ، هناك اختلاف في كيفية التعامل مع التغيير.
الأعمال كالمعتاد تشغيل العمليات التجارية. يبقون الأضواء على. يخدمون العملاء ، ويضربون الأهداف. كما أن فرق جامعة البلقاء التطبيقية هي أول من يعرف متى لا تعمل عمليات الأعمال القائمة ولم تعد صالحة للغرض. عندما يحدث ذلك ، فإن فرق جامعة البلقاء التطبيقية هي التي تحدد الحاجة إلى التغيير.
يمكن للمدير ، كجزء من المراجعة الاستراتيجية ، اقتراح التغييرات التي يجب إجراؤها على هذا القسم أو وحدة العمل للوصول إلى أهدافهم. أو ، قد تطرح شرارة مشرقة في قسم ما اقتراحًا للتغيير من خلال خطة اقتراح الموظف.
في الطرف الآخر من الطيف ، قد تكون لديك حالة عمل كاملة أنتجها أحد كبار المديرين لتقديم التغييرات المطلوبة لمساعدة أقسامهم في الوصول إلى أهدافهم للسنة.
إنه ليس مجرد تبسيط العمليات التجارية. قد يدرك العاملون في أدوار الجامعة أن التغيير ضروري بسبب التغييرات في الإطار التنظيمي أو كجزء من الوضع التنافسي للمنظمة.
يعمل موظفو الخط الأمامي على تقديم الإستراتيجية ، وهم يعرفون ما يريدون أن يكونوا مختلفين للوصول إلى هناك.
المشاريع هي الآلية اللازمة لتنفيذ هذا التغيير. تقدم المشاريع التغيير من خلال وظائف جامعة البلقاء التطبيقية ومن خلال إدارة المشروع. سنوضح ما هي إدارة المشروع أكثر من ذلك. تعمل منظمة المشروع على تحقيق التغيير الذي حددته فرق جامعة بيروت العربية. يحدث هذا بمجرد أن يمر عبر عملية الموافقة على المشروع والتي عادة ما تكون حالة الأعمال وموافقة الإدارة العليا.
هذا لا يعني أن الأشخاص في دور المشروع لا يستطيعون اقتراح تحسينات على ممارسة الأعمال ، ولكنهم سيقومون بذلك تحت دورهم كموظفين وليس كجزء من دورهم في المشروع.
هذا التقسيم ، الذي سوف تسمعه أيضًا ملخّصًا كـ "تغيير النشاط التجاري ، إدارة العمل" ، هو أمر ملحوظ في نهاية المشاريع أيضًا. التغيير الذي ينفذه المشروع هو تقديم الإخراج. قد يكون ذلك جزءًا من برنامج جديد أو مبنى أو خدمة جديدة أو أي شيء آخر. يتولى فريق جامعة البلقاء التطبيقية مسؤولية هذا الأمر والاستفادة منه لتحقيق فوائد الأعمال. وبعبارة أخرى ، يوفر المشروع القدرة على الحصول على الفوائد ، وتستخدم عمليات الجامعة هذه القدرة للحصول على الفوائد.
مشاريع إدارة المخاطر. جامعة البلقاء التطبيقية يخفف المخاطر
لكي تكون الوظائف المعتادة فعالة ، ستجد أن فرق الجامعة تسعى إلى تخفيف كل المخاطر على العمليات. إن أخذ عدم اليقين من العمل من أجل استقرار تنظيمي أفضل وعمليات قابلة للتكرار أمر جيد.
وبحكم طبيعتها كونها فريدة وغير مؤكدة ، تتطلب المشاريع عنصر خطر. تحقق الشركة قفزة كبيرة في المجهول بمجرد القيام بمشروع ، حيث أنها تقدم التغيير وتقدم شيئًا لم يكن موجودًا من قبل.
لذلك ، تتعامل فرق المشروع مع المخاطر بطريقة مختلفة تجاه جانب الجامعة في الجامعة. يسعى مديرو المشروعات إلى إدارة المخاطر ، الإيجابية منها والسلبية ، للحصول على أفضل النتائج. قد يشمل ذلك تخفيف المخاطر لمحاولة الحد من احتمال حدوثها ، ولكنه يشمل أيضًا استراتيجيات إدارة المخاطر الأخرى أيضًا.
من غير المحتمل أن تقوم بإطفاء الخطر على أي مشروع ، ولكن قد تكون قادرًا على القيام بذلك لأسباب تشغيلية جيدة لعمل جامعة البلقاء التطبيقية.
المشاريع ذات وقت محدد BAU جارية
المشاريع لديها بداية ، وسط ونهاية. هذه دورة حياة المشروع . في الواقع ، فإن السمة الأكثر تحديدا للمشروع هو أنه ينتهي. يعمل مدير المشروع وفريق المشروع في المشروع خلال هذا الوقت. ثم يتم حل الفريق أثناء عملية التسليم والمرحلة القريبة في النهاية.
BAU لا يتوقف. يمكنك بالطبع إغلاق إحدى الوظائف أو إيقاف عملية إذا لم تعد مطلوبة للنشاط التجاري - على الرغم من أنه سيتم إدارتها كمشروع !. وظيفة BAU تنتج العمل المستمر دون تاريخ انتهاء متوقع.
يمكن أن تكون المشاريع رأس المال ؛ BAU في كثير من الأحيان لا يمكن أن يكون
يمكن رسملة المشروعات ، وغالبًا لا يمكن أن تكون BAU - أنت تعتمد على نفقات التشغيل لأعمالك الجارية كالمعتاد. بمعنى آخر ، تختلف معاملات المحاسبة للمشروعات والمهام "الأخرى".
غالبًا ما يتعلق تمويل المشروع بجلب الأصول إلى الخدمة ، مما يعني أنه يمكن رسملة التكاليف. في بعض الحالات ، حسب مكان وجودك في العالم ولوائح المحاسبة المحلية الخاصة بك ، يمكنك حتى تحمل تكاليف المشروع تحت الخط.
تعتبر تكاليف الجامعة العربية المفتوحة عادةً (مصروفات تشغيلية) ويتم تتبعها في حسابات الربح والخسارة للشركة.
تمويل المشاريع وتمويل الأعمال ، بوجه عام ، هو مجال متخصص للغاية ، لذا فمن الأفضل دائمًا أن تأخذ النصيحة من خبراء الشؤون المالية لديك قبل إصدار أي أحكام حول ما ينبغي وما لا ينبغي أن تتم رسملته في مؤسستك. تختلف القواعد المحاسبية من بلد إلى آخر ، وحتى من منظمة إلى أخرى ، حيث تمتلك الشركات الفردية عمليات وأساليب معينة للقيام بالأمور.
إذا كنت في شك ، تحقق دائما!
المشاريع التي تنطوي على فرق متعددة الوظائف ؛ جامعة البلقاء التطبيقية تشارك بفرق وظيفية
أخيراً ، هناك فرق كبير في تشكيل فرق المشروع. تميل المشاريع إلى إشراك فرق متعددة التخصصات من الخبراء تجمعهم لتحقيق إنتاج معين. من المهم معرفة كيفية تحفيز فريق المشروع لأن المشاريع تبدأ أحيانًا دون أن يتم إبلاغ الهدف للجميع. إذا لم يكن لدى الأشخاص فهم واضح لما يعملون عليه ، فإنهم يميلون إلى عدم القيام بعملهم الأفضل.
تتكون فرق المشروع من أشخاص يشغلون أدوارًا معينة. هذه ليست عناوين وظيفية ولكن مواقف داخل المشروع مع مسؤوليات متميزة. الأدوار الرئيسية في فريق المشروع هي:
- راعي المشروع
- مدير المشروع
- كبار الموردين (المنظمة المسؤولة عن القيام بالعمل ، والتي يمكن أن تكون فريق داخلي مثل تكنولوجيا المعلومات أو مقاول أو بائع خارجي)
- العميل (يمكن أن يكون هذا العميل داخليًا مثل مدير قسم مختلف ، أو ، في مؤسسة خدمات العملاء ، العميل الذي تقدم له المشروع)
- خبراء الموضوع (الأشخاص الذين جلبوا إلى الفريق إما طوال مدة المشروع أو جزء منه ممن يستخدمون خبراتهم للإسهام في نجاح المشروع).
تعرف على المزيد حول الأدوار في فريق المشروع .
من ناحية أخرى ، تتم إدارة أعمال جامعة البلقاء التطبيقية بواسطة فرق وظيفية. هم خبراء في حد ذاتها ولكنهم يجمعون معاً كقسم وعادة ما يكون التداخل بين الوظائف أقل إلى الأقسام الأخرى من فرق المشروع.
عادة ما يكون واضحا جدا ما يفترض أن تعمل عليه وأهداف الفريق. سيكون لديهم أهداف واضحة ورؤية للدور الذي تلعبه الإدارة في الشركة. مثال على ذلك هو فريق خدمة العملاء ، الذي يعمل كجزء من قسم خدمات العملاء الأكبر الذي يتعامل مع المكالمات ورسائل البريد الإلكتروني من العملاء حول منتجك.
معقدة: هناك تداخل. على سبيل المثال ، قائد فريق في مركز اتصال العملاء هذا هو متخصص في مجالهم. قد يتم إعارةهم إلى فريق مشروع لإدارة حزمة العمل والموارد المتعلقة بتقديم جزء من مشروع يتعلق بالاتصال بالعميل. ولكن في عمل مشروعهم ، يأخذون دور خبير المواضيع ، وليس قائد فريق خدمة العملاء. كعضو في فريق المشروع ، سيكونون مسؤولين عن الجزء الخاص بهم من ميزانية المشروع ولديهم درجة عالية من التقدير حول كيفية تنفيذ العمل لتحقيق الأهداف النهائية. قد لا يكون لديهم هذا في دورهم BAU.
الصراع بين الجامعة والمشاريع
يمكن عمل المشروع وعمل جامعة البلقاء التطبيق بشكل جيد جنبا إلى جنب مع بعضها البعض ، ولكن في كثير من الأحيان يكون هناك توتر. يحدث ذلك لأن المشاريع تحاول تغيير الوضع الراهن. يعمل الوضع الراهن بشكل جيد ، والناس لا يحبون التغيير في الغالب ، لذا سيكون هناك دائمًا نوع من التوتر هناك.
ثانيًا ، عندما تطلب من الأشخاص الانضمام إلى فريق مشروعك ، فقد يعانون من تضارب الولاء. هي مسؤوليتهم الأولى في عملهم اليومي أو المشروع؟ يمكن للأهداف الواضحة والالتزام القوي بالمشروع من الإدارة المساعدة هنا ، بالإضافة إلى الحفاظ على خطوط الاتصال مفتوحة بحيث يعرفوا أولويات الشركة والفريق.
ثالثًا ، يبقى الحفاظ على سير الأعمال هو الأولوية دائمًا. وله تأثير على فرق المشروع التي قد ترى خفض تمويلها ، وتراجعت الموارد الرئيسية مرة أخرى إلى أدوار الجامعة ، كما تأجلت مواعيد العمل لأن العمل الذي يتم القيام به مع الحفاظ على العمليات اليومية للمنظمة تسير في التركيز.
يمكن أن يشعر مديرو المشاريع بالإحباط من هذا ، ولكن سيكون الأمر كذلك دائمًا ، ويجب أن يكون كذلك. ليس هناك جدوى من تقديم مشروع رائع إذا ما انفصلت الشركة في هذه الأثناء ولم يعد هناك من يستخدم ما قمت ببنائه!
مع وضع هذه الإرشادات في الاعتبار ، يجب أن يكون من السهل معرفة ما إذا كنت تعمل على مشاريع أو BAU أو كليهما.