دليل بسيط لمتابعة
تعد خطة إدارة المشروع في الواقع مصطلحًا عامًا لجميع الخطط الفرعية التي ستنتجها للمشروع. يمكننا تحديد خطة إدارة المشروع كل ما يتم تغطيته في هذه الخطط:
- خطة إدارة المتطلبات
- خطة إدارة النطاق
- خطة إدارة الجدول الزمني
- خطة إدارة الجودة ، إذا كان لديك واحد
- خطة إدارة التكلفة
- خطة إدارة المخاطر (التي يجب أن تشير إلى سجل المخاطر الخاص بك )
- خطة إدارة التغيير
- خطة إدارة المشتريات ، إذا كنت بحاجة إلى خطة للمشروع
- خطة إدارة التهيئة ، مرة أخرى ، فقط إذا كنت تخطط لكتابة واحدة: قد لا تشعر أنه ضروري في مشروعك
- خطة إدارة الموارد البشرية
تتضمن خطة إدارة المشروع أيضًا معلومات مهمة حول خطوط الأساس للمشروع ، خاصةً فيما يتعلق بالنطاق والجدول الزمني. يمنحك هذا خطًا في الرمل يمكنك الرجوع إليه حتى تتمكن بسهولة من رؤية ما تغير عندما تقوم بإغلاق المشروع في النهاية ومقارنته بالأداء الفعلي.
بعد قولي هذا ، فإن خطة إدارة المشروع موجودة كوثيقة في حد ذاتها. إليك ما يجب تضمينه وكيفية الإشارة إلى الأقسام الأخرى.
كيفية كتابة وثيقة خطة إدارة المشروع
ابدأ المستند باسم المشروع والتاريخ.
استخدم نموذجًا من "مكتب إدارة المشاريع" الخاص بك إذا كان لديك واحدًا ، لإنقاذ الحاجة إلى البدء من الصفر.
ثم قم بتضمين هذه الأقسام:
الحدود والخطوط الأساسية: توضيح كيفية إدارة خطوط الأساس لجدول المشروع ونطاقه وتكلفته ومجالات الجودة. حدد ما ستكون عليه الاختلافات المقبولة للتخطيط (على سبيل المثال ، +/- 10 في المائة) وما ستفعله إذا بدا أنه سيتم خرق تلك.
ربما تكون قد وثقت هذه بالفعل في ميثاق المشروع الخاص بك.
الحوكمة: حدد مراجعات المشروعات ومراجعات الزملاء والتدابير الأخرى للحوكمة التي ستطبقها أثناء دورة حياة إدارة المشروع. كحد أدنى ، يجب عليك تضمين التوقيع الرسمي في نهاية كل مرحلة. هذا هو أحد أدوار راعي المشروع. يمكنك أيضًا وضع تفاصيل حول مراجعات الجودة التي ستحتفظ بها إذا كان ذلك مناسبًا لمشروعك.
القرارات المنهجية: هذا هو مكان جيد لكتابة أي أجزاء من منهجية إدارة المشروع التي قررت عدم القيام بها لأنها غير ذات صلة. على سبيل المثال ، يمكنك ملاحظة هنا أنك لن تقوم بتنفيذ خطة إدارة المشتريات بسبب عدم وجود حاجة إلى شراء لمشروعك.
أي شيء آخر: لا تقتصر على هذه العناوين. قم بتضمين أي شيء آخر تعتقد أنه قد يكون مناسبًا لتخطيط المشروع مثل الروابط بالمشروعات الأخرى في الشركة والعوامل الخارجية التي قد تؤثر على التخطيط الذي ترغب في جذبه إلى شخص ما وما إلى ذلك.
الخطط الفرعية
إذا قمت بدمج كل مستندات مشروعك في واحدة ، فستكون خطة إدارة مشروع ضخمة. من الأفضل تضمين الارتباطات (أو على الأقل وصف لمكان العثور على المستند) في هذا المستند.
ثم إذا أراد شخص ما الذهاب وقراءته ، فيمكنه العثور عليه ، دون أن تصبح خطة إدارة مشروعك طويلة للغاية بحيث لا ينظر إليها أحد على الإطلاق.
لا تنسى الربط مع خطوط الأساس أيضًا. للحصول على خط الأساس لجدول المشروع ، احفظ نسخة من خطتك واربطها. بالنسبة لخط الأساس للتكلفة ، احفظ نسخة من تخطيط ميزانيتك اعتبارًا من اليوم واربط ذلك. هذه المستندات هي مستندات حية وسوف تتغير مع انتقال المشروع ، ولكنك ستحتفظ بهذه الملفات الأصلية بحيث يمكنك الرجوع إليها مرة أخرى وإجراء المقارنة.
وأخيرًا ، أضف التحكم في الإصدار إلى خطة إدارة مشروعك بحيث إذا كنت بحاجة إلى تحديثه ، فستتمكن بسهولة من معرفة ما إذا كنت تعمل على أحدث نسخة.