مفتاح إدارة الاجتماعات - Stand PAT
بعض المديرين يستخدمون PAT
ﻣﻘﺘﺮب ﻣﻦ اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت ، ﻳﺘﻄﻠﺐ إﺟﺮاء اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ ، و A genda ، وإﺟﺮاء T t. إن تسليح المشاركين بهذه النقاط الحرجة للسياق قبل الدورة يضمن أن يظهر الناس مستعدين للمشاركة ويدعمون النية العامة للاجتماع. يساعد مخطط PAT واضح على ضمان جلسة عمل مثمرة.
يجب أن تكون قادرًا على تحديد الغرض من الاجتماع في جملة أو جملتين على الأكثر. "هذا الاجتماع هو التخطيط لحملة التسويق الجديدة" أو "هذا الاجتماع هو مراجعة سياسة الشحن الجديدة لمعالجة عمليات الإرجاع". يساعد الغرض على التأكد من أن الجميع يعرف سبب وجودهم ، وما يجب القيام به ، وكيفية توجيه التقدم والقيادة للتوصل إلى نتيجة.
ضع جدول أعمال. أدرج العناصر التي ستقوم بمراجعتها / مناقشتها / فحصها. أود تخصيص حد زمني لكل بند من بنود جدول الأعمال (انظر أدناه) وتحديد الشخص المسؤول عن تعديل المناقشة. ضبط إطار زمني على الأقل تعيين بداية ونهاية الوقت.
وأوصي أيضًا بتعيين مدة لكل عنصر في جدول الأعمال. يجب أن يكون الإجمالي في إطار الاجتماع العام.
ابدأ اجتماعاتك على الوقت
إذا كنت تعمل في واحدة من تلك الثقافات حيث يتقاطر الناس في اجتماعات على طول الطريق حتى بعد خمس أو عشر دقائق من وقت البدء المحدد ، فقد حان الوقت لبدء اتجاه جديد.
شركة واحدة تشجع مديريها على إغلاق الباب في وقت البدء المحدد ، والذين لا يرحبون بالحضور. في حين أن هذا قد يكون أكثر قسوة مما ترغبين في التصرف ، يجب أن لا يكون لديك أي تشبث حيال جلب الاجتماع إلى النظام ومراجعة الغرض وتأكيد التوقعات والتوقيت.
لا تنتظر المتطرفين ليظهروا. عندما يصل شخص ما متأخراً ، لا تعود وتراجع ما تم تغطيته بالفعل. تواصل مع موضوعات اجتماعك. سيكون هذا الأمر مربكًا بالنسبة للمتطرف ويحسن احتمالات وصوله في الموعد المحدد في الاجتماع التالي.
إذا لم يظهر منظم الاجتماع / الراعي في الوقت المناسب ، ففكر في إلغاء الاجتماع والعودة إلى العمل. فترة انتظار تتراوح بين خمس إلى سبع دقائق معقولة. كانت الصعاب هي ، واجه منظم الاجتماع صعوبة غير متوقعة ويفضل ألا تضيع وقتك في انتظاره.
الحفاظ على اجتماع حول الموضوع
من الممارسات الجيدة تعيين شخص ما دورًا في إبقاء الجميع على المسار الصحيح أثناء الاجتماع. في كثير من الأحيان ، تنجرف المناقشات وتتحول إلى دوامة من الآراء والأفكار والحقائق والعواطف. وبدلاً من ذلك ، عليك تعيين الدور وإبلاغ الجميع في الحضور بأن هذا الشخص سوف يتدخل إذا ما انحرفت المناقشة عن جدول الأعمال وبند المناقشة المحدد.
في بعض الشركات ، يشار إلى هذا الدور باسم "حركة المرور ،" في حالات أخرى ، "حارس المرمى". بغض النظر عن العلامة ، فإن الدور مفيد للغاية في تعزيز فعالية اجتماعاتك وإنتاجيتها.
إذا ظهرت موضوعات إضافية خارج جدول الأعمال ولكنها مهمة للمناقشة ، فيجب أن يتم التقاطها بوضوح ووضعها في "موقف للسيارات" للنظر فيها مستقبلاً ومناقشتها أو للاجتماع المنفصل. يحتفظ مالك الاجتماع بالحق في السماح بمناقشة متباينة بسيطة إذا كان يدعم الهدف الإجمالي للاجتماع.
الحفاظ على وتوزيع ملاحظات الاجتماع / محضر
يجب على شخص ما ، بخلاف منظم الاجتماع ، الاحتفاظ بدقائق الاجتماع. سيتضمن التسجيل الجيد للمحضر ما يلي:
- وقت الاجتماع والتاريخ والموقع
- وصف الغرض
- نسخة من جدول الأعمال
- قائمة الحضور وقائمة بأسماء الأشخاص الذين لم يحضروا
- قائمة مفصلة ملخص الاستنتاجات وبنود العمل والمسؤوليات وتواريخ الانتهاء. يستخدم العديد من الملاحظين جدول الأعمال كدليل لإدراج الاستنتاجات والإجراءات.
- عقد اجتماع متابعة مخطط إذا دعت الحاجة فعلاً.
من الناحية المثالية ، قم بتوزيع ملاحظات الاجتماع في أقرب وقت ممكن بعد اختتام الاجتماع وبشكل كامل في غضون يوم عمل واحد. تعتبر المحاضر والمذكرات بمثابة تذكير مهم للمشاركين وكذلك مصدر معلومات لأصحاب المصلحة الآخرين أو لأولئك الذين فاتهم الاجتماع. الدقائق هي أداة رائعة للاستفادة منها لتذكير الأفراد وفرق العمل بإجراءات المتابعة التي قاموا بها.
The Bottom Line for Now:
من الممكن أن يؤدي الاجتماع إلى نتيجة إيجابية ، مما يساعد على دفع المشاريع والأفراد إلى الأمام ، لا تعتمد فقط على ذلك. بعض الاجتهاد والتعزيز المتعمد لتقنيات إدارة الاجتماع الخاص بك سوف يحسن احتمالاتك في تحقيق نتائج رائعة.
-
تم تحديثه بواسطة Art Petty