ومع ذلك ، في بعض الأحيان علينا فقط أن نلتقي. ونعم ، هناك بعض النصائح العظيمة المتاحة من الخبراء بشأن إدارة الوقت ، ومراقبة جدول الأعمال وقواعد النظام.
التركيز هنا مختلف قليلاً ، حيث يقدم بعض الإرشادات المجربة والحقيقية التي ستساعد المديرين على تحويل خمسة أنواع اجتماعات مشتركة إلى أحداث غير مؤلمة ومثمرة.
خمسة حلول الاجتماع المشترك
1. القضاء على الموت من خلال التحديثات "حول الطاولة" . أنت تعرف هذا الاجتماع. قم بإعداد ثمانية عشر شخصًا في الغرفة ، ثم اطلب من كل شخص مشاركة تحديث يبدو عادة وكأنه محاولة لتبرير وجوده وإثبات وجوده في قاعة الشهرة العظيمة للموظف. المديرين التنفيذيين وكبار القادة معروفون بإدارة هذه الاجتماعات ، ويعتقدون بسذاجة أن هذه طريقة رائعة للجميع لسماع ما يحدث في الشركة. في الواقع ، يميل الناس في الغالب إلى التركيز على تخطيط التحديث الخاص بهم الذي لن يستمع إليه أحد.
بدلاً من ذلك: بكل الوسائل ، اجتمع مع أقرانك ، وأعضاء فريقك أو زملائك الرئيسيين ، ولكن لا تستسلم لنهج "حول الطاولة". تقديم المعلومات على أساس الاستثناء.
قم بمشاركة الأخبار ذات الصلة ، بما في ذلك النتائج المالية ، وكسب العملاء الكبار أو التحديثات على المبادرات على مستوى المؤسسة. أيضا ، تمديد العرض للأفراد لرفع قضايا مهمة. إذا حدث شيء جدير بالملاحظة وغير معروف على نطاق واسع ، فيجب أن يشاركه شخص ما. إذا احتاجت إحدى المجموعات إلى مساعدة من مجموعة أخرى ، فرفع الطلب.
وإلا ، فلا تجبر جميع الحضور على المشاركة.
2. اجتماعات الحالة بشكل عام. يمكن أن تكون هذه قتلة وقت قاسيين ، لا سيما عندما يقفلون كأحداث متكررة ويديرون بشكل سيئ.
بدلاً من ذلك : عدم استدعاء اجتماع لشيء ما يمكنك البحث عنه. استفد من الأدوات التكنولوجية المتوفرة في اليوم للتأكد من أن فرق العمل لديك تحتفظ بتحديث حالة الحالي والواضح حيث يمكن لأي شخص رؤيتها بنقرة ماوس. إذا كان لابد من الوفاء بخفض وقت الاجتماع المخطط له إلى النصف ، أو استخدام أساليب رشيقة وتشغيل جلسات "الوقوف" القصيرة. كن شديد القسوة بشأن الاستطراد والانحرافات التي تطيل هذه الجلسات. ركز على حالة المشاركة واطلب من الأشخاص معالجة المشكلات خارج هذا المنتدى.
3. اجتماعات عصف ذهني غير منظم. فمعظم اجتماعات العصف الذهني يتم تسهيلها بشكل سيئ حتى ينتهي بنا المطاف إلى قمع الأفكار ، أو دعم فكرة الرئيس أو توليد قوائم رائعة من الأشياء الرائعة في ما بعد ما لا يتم سماعها أو رؤيتها مرة أخرى.
بدلاً من ذلك: العمل على تحديد موضوع العصف الذهني ومشاركته مع المدعوين قبل الجلسة. جمع مدخلاتهم ودمجها ونشرها أو مشاركتها دون الإسناد إلى الأفكار. استخدم الجلسة المباشرة للانتقال إلى الأفكار المقدمة والبناء عليها ، وإضافة إلى القائمة.
قاوم الرغبة في تقييم الأفكار في هذه الجلسة. دمج تقنيات أخرى تقلل من ضغوط التنشئة الاجتماعية ، مثل كتابة الدماغ. وفوق كل شيء ، دمج الأفكار وإنشاء عملية لتقييمها وكذلك أرشفتها لتكون مرجعاً سهلاً للمجموعات في الدورات والحالات المستقبلية.
4. استعراض العمليات التي تجعل محاكم التفتيش تبدو ضعيفة. إذا كنت قد عانيت من أي وقت مضى من خلال جلسة حيث يركز زعيم الاجتماع - عادة ما يكون مسؤولاً تنفيذياً - على وظيفة واحدة تكافح أو يبحث عن النقطة الضعيفة في عرض الجميع ثم يشوي الرسل بلا رحمة ، فأنت تعرف كيف يكون هذا الشكل مدمراً. لا تديم هذه العملية.
بدلًا من ذلك: حافظ على خصوصية الاختبارات الوظيفية العميقة وامتحانات علم أمراض المسالك الشركسية بشكل خاص والتركيز على مشاركة مؤشرات التشغيل الرئيسية والمشكلات والفرص.
إن اجتماع المجموعة ليس هو الوقت أو المكان المناسب لتمزيق منطقة أو فرد ضعيف الأداء. قم بإعداد اجتماع للمتابعة على الفور ، ولكن لا تخضع أي شخص آخر لاستجوابك المرئي في هذه القضية. لا تتراجع عن المساءلة من أجل التحسين ، ولكن القضاء على القسوة وما يرقى إلى التشهير العام من ذخيرة إدارة الاجتماعات الخاصة بك.
5. الاجتماعات التي تثير قضايا تتطلب اتخاذ قرارات عفوية. من الغريب أو المفارقات ، غرفة الاجتماعات هي واحدة من أسوأ الأماكن لاتخاذ قرارات سريعة . إن طرح قضية للمرة الأولى والدعوة لاتخاذ قرار يضع الناس على الفور ، وسوف يستاءون من استخدامك لهذا النهج.
بدلاً من ذلك: العمل دون توقف قبل اجتماعات المجموعة لإشراك أصحاب المصلحة الرئيسيين في القضايا والخيارات. التماس مدخلاتهم ، وتقديم وجهات نظرك والعمل على الوساطة في المصالح المشتركة. استخدم منتدى الاجتماع للتحقق من اهتمامات أصحاب المصلحة وتحديد توصياتهم. على الرغم من أنك قد لا تحصل على القرار الفوري بدون خطوة أو اثنتين ، إلا أنك ستعزز علاقات العمل مع عملك السابق للدورة.
The Bottom-Line for Now:
نحن مخلوقات طائفية بطبيعتها وحتى مع مجموعة متنوعة من أدوات التكنولوجيا التي تمكننا من الاتصال دون أن نكون في نفس المكان ، وفي بعض الأحيان ، فإنه يساعد فقط على أن يكون وجها لوجه. استفد من هذه الفترة بحكمة واظهر احترامك للمشاركين من خلال عقد اجتماعات تقلل من استثمار الوقت وتزيد من مشاركة المعلومات عالية الجودة في بيئة غير مهددة.