يفهم أفضل المدراء أهمية هذه الأحداث ، ويدركون أن إنتاج اجتماع كبير يتطلب التخطيط والجهد المتعمد.
تقدم هذه المقالة عشرة نصائح لمساعدتك في الاستفادة من وقت التعاون الثمين هذا مع فريقك. فيما يلي بعض النصائح حول كيفية تقوية اجتماعات فريقك.
لديك موقف إيجابي حول الاجتماعات
إنه أهم شيء يمكن للمدير القيام به كقائد لتحسين اجتماعات الفريق. أنا مصدوم من عدد المديرين الذين يفخرون بإعلان كرههم للاجتماعات. لتحقيق نتائج مهمة ، حل المشكلات ، اتخاذ القرارات ، الإعلام ، الإلهام ، التعاون ، والتحفيز ، يحتاج المديرون للعمل مع الناس.
وهذا يعني في بعض الأحيان تجميع هؤلاء الأشخاص في غرفة أو في مكالمة جماعية والتحدث معهم. لا تدور الأمور حول الجلوس في المكتب مع إغلاق الباب لرسائل البريد الإلكتروني. كقائد ، حاول النظر إلى الاجتماعات كمظهر للقيادة . إنها فترة إظهار القيادة ، وليس شيئًا تخيفه مثل رحلة إلى طبيب الأسنان.
تذكر ، أنت تملك الاجتماع
لا تقم بتفويض تخطيط جدول الأعمال لمساعد إداري أو عضو آخر في الفريق.
كقائد ، إنه اجتماعك. انها وظيفتك لتخطيط وإدارة الاجتماع. لكي تضع نفسك في الإطار المناسب للعقل ، اسأل وأجب عن السؤال التالي: "بعد هذا الاجتماع ، ما الذي أريد أن يتعلمه الناس أو حققوه أو حلوه؟"
قم دائما بإعداد جدول الأعمال
كل مقال سوف تقرأه عن الاجتماعات الفعالة في مكان العمل يتضمن النصيحة حول إعداد جدول الأعمال .
ومع ذلك ، ما زلنا نلتقي في الاجتماعات التي لا يوجد جدول أعمال يمكن العثور عليها. يساعدك تخطيط جدول الأعمال على التركيز وتحديد الموضوعات ذات الأولوية للاجتماع.
اطلب إدخال على جدول الأعمال
على الرغم من أن المسؤولية الرئيسية للمدير هي تطوير جدول الأعمال ، إلا أنه يمكن دعوة أعضاء الفريق إلى المساهمة في بنود جدول الأعمال. أرسل دعوة للأفكار قبل أيام قليلة من الاجتماع.
التوابل الامر!
ضع تنوعًا صغيرًا في التنسيق. في ما يلي بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها لإثارة اجتماعات فريقك:
- دعوة المتحدثين الضيوف
- احتفل بشيء ما
- قم بعقد "طاولة مستديرة للتعلم" - اطلب من أعضاء الفريق أن يدرسوا بعضهم البعض
- شاهد Ted Talk ذات الصلة بجدول أعمال الاجتماع
- قم بتشغيل نشاط بناء الفريق
- تغيير المواقع (النظر في أخذ الاجتماع خارج الموقع)
- اجلب بعض الطعام الممتع أو الممتع
- عقد اجتماع "جدول أعمال بند واحد"
- اطلب تحديثات جولة البرق
- إشراك الفريق في العصف الذهني
- تبديل الكراسي تبديل أي شيء لتفتيت الرتابة
اسمح لبعض "المساحة البيضاء" للإبداع التلقائي والمشاركة
لا تضع العديد من العناصر في جدول الأعمال التي تكافح من أجل إتمامها. بدلاً من ذلك ، اترك بعض المساحة في النهاية للمناقشة العفوية. إذا انتهى الاجتماع في وقت مبكر ، دع الجميع يذهبون مبكراً.
الناس يقدرون الوقت أيضا.
استخدم اجتماعات الفريق للتعاون
بدلاً من مشاركة المعلومات فقط ، حاول حل مشكلة أو العمل مع المجموعة عند الوصول إلى قرار. نعم ، إنه أمر صعب ويمكن أن يكون فوضويًا ، ولكن هذا هو المكان الذي نحصل فيه على أكبر قيمة من الاجتماعات.
يمرحوا
إن كونك قائدًا للاجتماع لا يتعلق بالتباهي بالسلطة أو إساءة استخدام السلطة. يعتبر التأديب لشخص ما متأخراً أمام الفريق مثالاً على ذلك. لديك روح الفكاهة والتواضع.
متابعة
تتبع بنود الإجراءات والتأكد من قيام الأشخاص بما يقولون إنهم سيفعلون. إنه أمر محبط أن تظهر أمام الاجتماع التالي وأن معرفة نصف الفريق لم يكلف نفسه عناء القيام بما تعهدوا به في الاجتماع الأخير. متابعة قبل الاجتماع ومساءلة الأفراد عن التزاماتهم.
كن قائدا لنموذج الدور
اجتماعات الفريق ليست وقتًا لترك حارسك للركلة والركلة مع فريقك. امسك نفسك وفريقك وفقًا لأعلى معايير السلوك ، مما يعني عدم وجود نكات غير لائقة ، أو التقاط أعضاء الفريق ، أو السخرية ، أو السخرية ، أو ضرب الإدارات أو الإدارة الأخرى. فكر في القائد اللطيف الذي تريد أن تكون معروفًا به ، ومن ثم أظهر كل اجتماع يكون ذلك القائد.
الخط السفلي
فرصة للالتقاء والعمل مع فريقك هو شيء فظيع أن تضيع. من الضروري أن تقوم بتطوير الانضباط لتخطيط وقيادة الاجتماعات التي يقدّرها الناس ودفع المبادرات إلى الأمام.
تم تحديثه بواسطة Art Petty