إدارة البرنامج هو اختيار مهني مجزي وذو راتب جيد. لكن يمكن أن يكون دورًا مليئًا بالتحدي أيضًا.
فيما يلي عشرة أشياء يجب على كل مدير برنامج جديد أن يكون على دراية بها قبل بدء الدور.
إدارة البرامج ليس هو نفسه كما إدارة المشاريع
من المقبول عمومًا أن تكون إدارة المشروع متعلقة بالتخطيط للعمل ، وتنظيم المهام والموارد ، والتحكم في العملية وتحقيق هدف معين.
سواء كان ذلك فتح مكتب جديد ، أو إطلاق تطبيق جديد ، أو بناء ملعب أولمبي ، فالمشاريع لها بداية محددة ومنتصف ونهاية ومجموعة واضحة من الأهداف.
البرامج مختلفة بعض الشيء. ما زلت بحاجة إلى أن يقوم الناس بتنظيم المهام وإدارة الموارد والعمل من خلال العمليات وما إلى ذلك ، ولكنهم يقومون بالإبلاغ عنك كمدير للبرنامج. هناك عدد أقل بكثير من المهام المندرجة في خطة المشروع ولكن هناك الكثير من العمل الإستراتيجي وبناء العلاقات.
تدور إدارة البرنامج حول الحفاظ على التغيير التحويلي بالكامل على المسار الصحيح لتقديم شيء ذي قيمة للمؤسسة بمرور الوقت. بدون شخص يعمل كمدير برنامج ، كل ما لديك هو سلسلة من المشاريع تقدم في أوقات عشوائية وبدون موضوع موحد. مدير البرنامج هو الشخص الذي يجمع كل ذلك معًا.
هناك عدم اليقين ... التعامل معها
البرامج غير مؤكد بطبيعتها. في حين أنك قد تعرف ما هي الصورة الكبيرة ، فهي مجرد بيان رؤية عندما تبدأ.
المسار الدقيق لكيفية الوصول إلى هناك والمشروعات التي ستكون مطلوبة على مدى السنوات الخمس المقبلة ... حسناً ، هذا شيء يجب عليك القيام به أثناء العمل.
ستبدأ بالتخطيط التفصيلي لما تعرفه ، وتكوين صورة لكيفية التعامل مع بقية الأمور كلما اقتربت. تمديد تدريجيا آفاق التخطيط والتسليم حتى لا يمكنك الذهاب إلى أبعد من ذلك.
حجب الوقت على فترات منتظمة لتخطيط الخطوات التالية. يمكنك أيضًا استخدام هذه الفرصة لضمان أنك مازلت على المسار الصحيح لتسليم قيمة أعمالك.
احترس من Burnout
في حين قد ينتهي المشروع في غضون سنة أو نحو ذلك ، يمكن أن تمتد البرامج على. إن العمل في وقف التنفيذ النووي في موقع سيلافيلد في المملكة المتحدة له معالم تسليم تصل إلى 2025 وما بعدها ، على سبيل المثال.
يحتاج مديرو البرامج إلى حماية فريقهم من الإرهاق. لا يمكنك العمل بالسرعة القصوى لذلك الوقت ، لذلك تأكد من أن الموظفين يحصلون على فترات توقف كافية. وينبغي أن يكون ذلك فترات زمنية أكثر هدوءًا في العمل مع عدد أقل من التسليمات ووقت كافٍ بعيدًا عن المكتب لقضاء العطلات.
إدارة الإجازات المرضية عن كثب ، ومشاهدة تقارير العمل الإضافي الخاص بك وتجاهل حقيقة أن رفاه فريقك هو الهدف الأسمى إذا كنت ترغب في خفض الاستنزاف والحفاظ على الأشخاص الموهوبين طوال عمر البرنامج.
أنت في حاجة لإدارة بيس
عندما تقوم بتسليم برنامج له تاريخ إتمام بعيد ، تحتاج إلى إدارة وتيرة العمل. من الصعب الحفاظ على قوة الدفع على مدار عدة سنوات ، لذلك فإن دورك كمدير للبرنامج هو التوفيق بين الأولويات والمشاريع حتى تكون هناك نواتج قابلة للقياس يتم تسليمها بانتظام.
خلط المكاسب السريعة والتقدم المطرد نحو أهداف الصورة الأكبر. يساعد ذلك الفريق على رؤية أنك تمضي قدمًا وتضمن أن هناك بعض قصص النجاح على المدى القصير لمشاركتها للحفاظ على مستوى عالٍ من الدوافع . وأخيرا ، فإنه يساعد المستثمرين وفريق الإدارة التنفيذية أن يروا أن هناك تقدما يجري إحرازه.
تدريب فريقك للنجاح
غالبًا ما تقدم البرامج شيئًا جديدًا أو فريدًا أو تحويليًا للمؤسسة. أحد تحديات العمل على هذه النوعية من المبادرات هو أنه من المحتمل أنك لا تملك المهارات الداخلية حتى تتمكن من إكمال جميع المهام والمشاريع المطلوبة.
هذا جيد ، ومن المتوقع. وتتمثل وظيفتك كمدير برنامج جديد في التأكد من أنه بإمكانك إعادة توجيه ، وإعادة تدريب وتطوير الأشخاص الذين لديك حتى تتمكن من معالجة جميع المتطلبات من الموارد.
قد تكون هناك بعض المناطق حيث تحتاج فقط إلى مورد معين لفترة محدودة. على سبيل المثال ، لن تقوم بتدريب أحد موظفيك على كيفية أن تكون سائق شاحنة رافعة شوكية إذا كانت هذه المهارة تحتاج إلى أسبوع واحد فقط ، لتفريغ تسليم شيء ما. ولكن إذا كنت تقوم بتحويل الطريقة التي تتم بها إدارة تواجد شركتك على الإنترنت ، فقد يكون من المفيد امتلاك مهارات تطوير مواقع الويب في المنزل إلى جانب بعض الخبرات حول وسائل التواصل الاجتماعي أو تحسين محركات البحث. هذه هي المهارات التي سيعتمد عليها النشاط التجاري على المدى الطويل.
اتخاذ القرار بشأن أي من هذه تحتاج إلى أن تكون جزءا لا يتجزأ من الفريق والذي ينبغي الاستعانة بمصادر خارجية. ثم تأكد من أن برنامجك قادر على توفير مهام التدريب والتوظيف المطلوبة لتكون جاهزة لإدارة المخرجات كما يسلم كل مشروع.
الحوكمة أكثر تعقيدًا
إذا كنت قد أتيت من خلفية إدارة المشروع ، فلن تكون الإدارة مفاجأة لك. إنها الطريقة التي يتم بها تنظيم وهيكلة المشاريع والبرامج للتأكد من أن عملية صنع القرار تتم بالطريقة الصحيحة وأن الأشخاص المناسبين متورطون. من الأهمية بمكان ضمان تقدم العمل بطريقة تتلاءم مع الحالة التجارية الكلية ويساعد على إبقاء الأفراد مسؤولين.
كما أن الحوكمة هي الطريقة التي يستطيع بها مكتب إدارة المشاريع وكبار المسؤولين التنفيذيين التأكد من أن البرنامج في طريقه لتحقيق المنافع - ويوفر طريقاً رسمياً لإغلاق المشاريع أو برنامج كامل إذا كان من الممكن إثبات أن هذه المزايا لن تعود يتحقق.
الحوكمة أكثر تعقيدًا في بيئة البرنامج مقارنة ببيئة المشروع. تتمتع مجالس المشروعات والمجموعات التوجيهية عادةً بعضوية على مستوى التنفيذ. هذا أمر متوقع حيث أن النتيجة النهائية من البرنامج هي عادة تحويل الأعمال.
كما يكون للبرامج تأثير على سير العمل كالمعتاد والعمليات اليومية للمؤسسة ، لذلك يكون الاستثمار مهمًا بشكل طبيعي ، مع تأثير الربح والخسارة. هذا يتطلب أيضا مستوى أعلى من الرقابة أكثر من مشروع رأسمالي.
تبسيط إدارة البرنامج لبرنامجك من خلال ضمان حصولك على الأشخاص المناسبين في أدوار صنع القرار ومن خلال تحديد مسؤوليات واضحة للأشخاص في الفريق.
التخطيط أصعب ...
إن التخطيط للبرنامج أصعب من التخطيط لمشروع ما لأن هناك أجزاء أكثر تحركًا ، لكن يمكنك أن تجادل أنه أكثر متعة أيضًا!
عادةً ما يضع مديرو المشروع الذين يشاركون في البرنامج خطط مشاريعهم معًا. ثم يجتمع فريق إدارة البرنامج وتحت توجيهك كمدير البرنامج ، يتم دمج الخطط.
هذا سهل القول ، ولكن ليس بهذه السهولة. يتطلب تحديد التبعيات بين المشاريع ومهام المشروع. إنه يفرض عليك النظر في المتطلبات من الموارد للبرنامج بأكمله وللتوفيق بين الأنشطة لتتناسب مع توافر الأشخاص الرئيسيين. وهي ليست مهمة لمرة واحدة أيضًا.
بمجرد وضع خطة برنامجك المتكامل معًا ، يمكنك تتبعها في مخطط جانت أو أداة برمجية أخرى. مع قيام مديري المشاريع الخاصة بك بتتبع مشاريعهم في الوقت الفعلي ، سيكون عليك إجراء تعديلات على خطة البرنامج ، مع إبقاء الجميع على اطلاع بالتغييرات وإيضاح ما يعنيه هذا بالنسبة لمنطقتهم في العمل.
... ولكن ليس لديك خطة لكل خط
باعتبارك مدير برنامج ، فإنك تعتمد على مديري المشروع للقيام بالتخطيط التفصيلي. ليس من العملي أو المرغوب بالنسبة لك أن تتبع خطة مع الآلاف والآلاف من المهام.
أنت في حاجة إلى عرض عالي المستوى للمشاريع ، مع تفاصيل كافية لتوضيح ما إذا كان هناك شيء سيكون له تأثير على مستوى البرنامج.
أسهل طريقة للقيام بذلك هي استخدام تطبيقات برمجية مخصصة (تعتبر هذه البرامج البرمجية والبرامج والبرامج العشرة المؤكدة مكانًا جيدًا للبدء). لن تكون محاولة إدارة برنامجك الذي يتكلف عدة ملايين من الدولارات في جدول بيانات أمرًا سهلاً.
تحتاج إلى تحسين التفويض الخاص بك
ومع ذلك ، أنت جيد في التفويض ، كونك في دور إدارة البرنامج يعني أنك بحاجة إلى أن تكون أفضل في ذلك.
والخبر السار هو أنه يجب أن يكون لديك فريق من مديري المشاريع ، وربما يكون لديك أيضًا مكتب مخصص لإدارة البرنامج لدعم التغيير التحويلي.
الخبر السيئ هو أنك قد لا!
هناك الكثير من العمل الذي يجب القيام به على أحد البرامج ، وإعداده لضمان أن تتحرك جميع الأجزاء المتحركة معًا في الوقت المناسب هو جهد ضخم. لا يمكنك فعلها بمفردك ولا يجب أن تجربها. حدّد مقدار الوقت الذي تحتاجه لبدء البرنامج ، ثم تأكد من وجود فريق في مكان يناسبك.
إذا لم يكن لديك أي شخص في مكتب إدارة البرنامج الخاص بك ، فاطلب الحصول على إعارة شخص ما إلى فريق إدارة البرنامج. هناك الكثير للقيام به: شخص ما في دور تنسيقي للمشروع سيكون في وضع مثالي لتقديم التنسيق المطلوب على مستوى البرنامج ، مما يحررك للانخراط في المهام الاستراتيجية.
لا تخاف من الصراع
هناك الكثير من فروع البرامج. من المشاريع التي تضم أصحاب مصلحة صعبين إلى مواعيد نهائية غير قابلة للتحقيق ، سيعطيك كل يوم فرصًا للصراع. احترس من الأشياء التي تعطل أداء المشروع وتكون مستعدًا للتدخل عند الحاجة لإنهاء حالة نزاع قبل أن تبدأ .
أي من هذه الأشياء العشرة جاءت بمثابة مفاجأة لك؟ شارك أفكارك حول إدارة البرنامج على قناة الوسائط الاجتماعية المفضلة لديك!