كيف رسميا مشروع مراجعة الحسابات
عادة ما يكون تدقيق المشروع عملية رسمية.
وعادة ما يطلق على المكافئ غير الرسمي مراجعة النظراء. هذا هو المكان الذي ينظر فيه أحد الزملاء إلى مشروعك والوثائق المرتبطة به ويقدم لك تعليقات حول المكان الذي يجب أن تقضي فيه وقتًا أطول قليلاً.
تعتبر عمليات تدقيق المشروع رسمية من حيث أنها تحتوي عادة على مجموعة محددة من الأسئلة ويتم تنفيذها من قبل شخص يقوم بهذا النوع من الأمور بانتظام.
من يقوم بمراجعات المشروع
قد يكون الشخص الذي يقوم بمراجعة مشروعك مديرًا آخر للمشروع (ربما شخصًا لديه خبرة كبيرة في تشغيل المشروعات) ولكن من الأرجح أن يكون شخصًا من مكتب المشروع الذي يدير عمليات التدقيق بشكل متكرر.
سوف يكون الشخص الذي يمكن أن يعتبر نفسه محايدا لذلك لن يكون مديرك المباشر أو راعي المشروع. يمكن أن يكون حتى فريق من الناس ، اعتمادا على حجم المشروع.
كيفية التحضير لتدقيق المشروع
أول شيء أساسي يتم تنظيمه هو الحصول على نسخ من وثائق مشروعك لمراجع الحسابات لمراجعتها.
إذا كان لديك منسق مشروع ، فاطلب منه تجميع حزمة من المستندات (ويفضل أن تكون إلكترونية). يجب أن يكون لديك كل المعلومات الخاصة بك يمكن الوصول إليها بسهولة ولكن حتى لو قمت بذلك ، لا يزال بإمكان هذه الخطوة يستغرق بعض الوقت. كحد أدنى ، تأكد من أن لديك خطة المشروع ، وسجل المخاطر ، وسجل القضية ، والميزانية ، والجدول الزمني المتاحة للمدقق.
من يريد ان يكون مشاركا ب
هذا يعتمد على نوع الأشياء التي يريد المدقق النظر إليها. يجب عليك ، كمدير للمشروع ، قضاء بعض الوقت معهم. توقع أن يتم استدعاء أعضاء فريقك أيضًا للدردشة مع المدقق.
ضع في اعتبارك أنه كلما طالت مدة عملهم في المهام المتعلقة بالتدقيق ، قل الوقت الذي يستغرقه عمل المشروع ، لذلك قد تضطر إلى إعادة جدولة بعض الأنشطة والعمل ببطء أكثر خلال فترة التدقيق.
المدة التي تستغرقها مراجعة المشروع
لا توجد فترة زمنية محددة لمراجعة المشروع. في المشاريع الكبيرة ، ستجد أن الأمر يستغرق وقتًا أطول. في المشاريع الصغيرة ، يمكن القيام بالمدقق في غضون ساعات قليلة. بمجرد أن تعرف أن مشروعك سوف يتم تدقيقه ، اسأل فريق التدقيق الخاص بك عن المدة التي يتوقعون فيها عملهم.
ما التدقيق يبحث عن
إذا تم استدعاء التدقيق بسبب قلق خاص ، مثل الفشل في الوصول إلى أهداف الجودة ، فحينئذٍ توقع أن تقوم بتدقيق تلك المنطقة بعمق. سيظهر التدقيق الروتيني على نطاق واسع في مختلف مجالات إدارة المشاريع والمخرجات التي يعمل عليها المشروع. وسوف يغطي وقت وتكلفة وجودة المشروع الخاص بك ، وإشراك أصحاب المصلحة.
الهدف من التدقيق هو معرفة ما إذا كان المشروع سيحقق أهدافه أم لا.
إذا شعر المدقق أنه بناءًا على الأداء الحالي ، لن يصل المشروع إلى هذه الأهداف ، فسوف يطرح توصيات للعمل.
التوصيات تعتمد على ما هو موجود
تعتمد التوصيات الواردة في تقرير المدقق على ما وجدوه. توقع أن تكون إيجابية وصياغة بطريقة تسمح لك باعتمادها بسهولة. يجب أن تكون عملية.
من جانب واحد ، قد يوصي المدقق بإغلاق مشروعك ، على الرغم من أن ذلك لن يحدث إلا إذا شعروا أنه ليس هناك أي فرصة لأن أي مشروع عمل من هذه النقطة سيقدم أي نوع من القيمة للمؤسسة.
انظر إلى مراجعة مشروعك كتجربة إيجابية. يجب أن يمنحك تحذيرًا مبكرًا عن أي إشارات تدل على أن مشروعك في مشكلة وأنّه فرصة للعمل مع محترف مشروع ذي خبرة.
إن تنفيذ توصياتهم يجب أن يجعلك أنت وفريقك ومشروعك أكثر نجاحًا ، ولا يمكن أن يكون ذلك إلا أمرًا جيدًا.