10 عادات مديري المشاريع الناجحين

وكيف يمكنك بناء عليها

لماذا يبدو أن بعض مديري المشاريع يقومون دائماً بإحضار مشاريعهم في الوقت المحدد وعلى الميزانية ومع العملاء الراضين وغيرهم ... حسناً ... لا؟

لقد سمعت عن كتاب ستيفن كوفي ، The 7 Habits of Highly Effective People . اليوم دعونا نلقي نظرة على العادات العشرة التي يشترك فيها مديرو المشاريع الناجحين للغاية.

لقد رأيت هذه العادات تتم الإشارة إليها مرارًا وتكرارًا في تقييم الأداء وفي مراجعات نهاية المشروع حيث يقدم العميل أو الفريق أو الكفيل تعليقات لمدير المشروع.

لست بحاجة إلى 10 سنوات من الخبرة لتحقيق النجاح في كل مرة. من خلال تغيير عاداتك وتنظيف مهاراتك ، يمكنك تحسين فرص نجاح مشروعك بشكل كبير (وتمنح نفسك وقتًا أقل إرهاقًا في العمل أيضًا).

وبأي ترتيب معين (بصرف النظر عن الرقم 10) دعونا نبدأ!

باستخدام الفريق الصحيح

يعرف مديرو المشروعات الأكثر نجاحًا ونجاحًا قدرات أعضاء فريقهم. وهذا يعني أنه يمكنهم تخصيص العمل المناسب للأشخاص المناسبين.

يمكن أن يؤدي استخدام المورد الخاطئ في مهمة ما إلى وقت أطول أو يتم تنفيذه بشكل سيء. يساعدك على معرفة نقاط القوة والضعف لدى الأفراد الذين يعملون معك بحيث يمكنك تخصيصهم بشكل أفضل لمهام المشروع.

إدارة قضايا المشروع

جميع المشاريع تؤثر على القضايا من وقت لآخر. مديري المشاريع الناجحين لا يدعونهم يقلقون. ﻳﻌﺮف اﻟﻌﻤﻠﻴﺎت اﻟﺨﺎﺹﺔ ﺑﺈدارة اﻟﻘﻀﺎﻳﺎ وآﺬﻟﻚ أﻓﻀﻞ ﻃﺮﻳﻘﺔ ﻟﻠﺘﻌﺎﻣﻞ ﻣﻊ اﻟﻤﺸﺎآﻞ ﻋﻨﺪ ﻇﻬﻮرهﺎ.

يمكنك أن تفعل ذلك أيضا. بمجرد معرفة كيفية تقييم مشكلة مشروع ، ستجد أن إدارة المشاكل تصبح عادة سهلة لدمجها في روتينك الأسبوعي. ضع بعض الوقت جانباً للانتقال إلى سجل المشكلة كل أسبوع ، وستجد قريبًا أنه من السهل عليك متابعة المشاكل الإدارية.

التعامل مع التغييرات

تم تصميم المشاريع لتغيير الأشياء ، ولكن هذا النوع من التغيير يحدث لأشخاص آخرين! من الصعب إدارة التغيير الذي يتم توجيهه بشكل مباشر إلى فريق المشروع ، مما يزعج الجدول التفصيلي للمشروع ويخلق عملاً جديدًا ومجموعة كاملة من تحديثات الوثائق.

مديري المشاريع الناجحين لديهم عملية إدارة التغيير التي يتبعونها. إن اتباع خطوات محددة يجعل من السهل تحويل أي إجراء إلى عادة لأنه منظم ومتكرر.

تبدو عملية إدارة التغيير كما يلي:

ثم تحصل على قرار من كفيلك حول ما إذا كان يجب عليك دمج التغيير أم لا.

ملاحظة: يمكنك الموافقة على بعض التغييرات الصغيرة بنفسك ما دامت ضمن مستويات الصلاحيات والسلطة.

يعرف مدراء المشاريع الناجحين أن التعامل مع التغييرات هو جزء من الوظيفة ولديهم خطة للتعامل معهم متى وعندما تنشأ.

إدارة تكاليف المشروع

من المحتمل جدًا أن يتكبد مشروعك تكاليف ، حتى إذا لم تكن لديك السيطرة الكاملة على سلاسل المحفظة بنفسك. يجب أن تكون القدرة على إدارة العناصر المالية في سيطرتك عادة.

إذا كنت لا تقترب منه بشكل منتظم وبشكل روتيني ، فستجد أن الوظيفة تصبح ضخمة جدًا ، ومن المستحيل تحقيقها بشكل جيد.

ويبقى مديرو المشاريع الرائعون على رأس النفقات مع أنظمة حفظ الملفات التي تعمل للفواتير وعروض الأسعار والتقديرات. اعتد على استخدام برنامج الميزنة (حتى لو كان ذلك مجرد جدول بيانات).

لا يمكنك إدارة تكاليف المشروع حتى يكون لديك خطة لما ستنفقه. اقرأ هذا حول كيفية إنشاء ميزانية مشروع حتى يمكنك البدء.

فريق البناء

من المرجح ألا يعمل فريق المشروع نيابة عنك ، فلماذا إذن يعد بناء الفريق جزءًا من عادات مديري المشاريع الناجحين؟

ذلك لأنك تحتاجهم للعمل بفعالية معًا ، وتحتاج إلى مشاركة الأفراد المشاركين في المشروع بسرعة إلى نقطة يثقون فيها ببعضهم البعض. يمكنك الحصول على ذلك من خلال بناء الفريق.

احترس من المواقف التي ينهار فيها فريقك. سلوك البلطجة ، على وجه الخصوص ، غير مقبول.

فهم العمليات

تتمثل العادة السادسة لمديري المشاريع الناجحين في فهمهم للعمليات الموجودة داخل نطاق سيطرتهم.

هذا يعني أنهم يعرفون ما هي إجراءات العمل التي يجب اتباعها. فهم لا يضيعون الوقت في محاولة معرفة كيفية كتابة حالة عمل لأنهم يعرفون أن هناك إجراء لذلك ويمكنهم اتباع الخطوات.

أنجح مدراء المشاريع ليسوا عبداً يمكن معالجته. ﻳﻌﺮف ﻋﻨﺪﻣﺎ ﻳﻜﻮن اﻟﺸﻲء اﻟﺼﺤﻴﺢ اﻟﺬي ﻳﻨﺒﻐﻲ اﻟﻘﻴﺎم ﺑﻪ هﻮ ﻣﺘﺎﺑﻌﺔ اﻟﻌﻤﻠﻴﺔ. ﻳﻌﺮف ﻋﻨﺪﻣﺎ ﻳﻜﻮن ﻣﻦ اﻷﻓﻀﻞ إدﺧﺎل ﻗﺮاءة ﻃﻔﻴﻔﺔ ﻟﺠﻌﻞ اﻟﻤﻬﺎم ﻋﻤﻮﻣﻴﺔ أﺳﻬﻞ ﻟﻠﺠﻤﻴﻊ. مثال على ذلك هو إزالة البيروقراطية من مشروع صغير من خلال تفصيل العمليات وفقًا لذلك.

تحديث الجدول

لا ينبغي أن تترك جداول المشاريع للصدفة ، وأن أكثر مديري المشروعات نجاحًا سيجعل من المعتاد التحقق بانتظام من جداولهم للتأكد من دقتها وتحديثها.

هناك الكثير من الطرق لتتبع تقدم مشروعك ، ولكن أهم شيء هو أن تفعل ذلك! إذا كنت تكافح لجعل هذه العادة الخاصة بك ، ثم حجز اجتماع قصير في يومياتك مع نفسك والجدول الزمني الخاص بك مرة واحدة في الأسبوع. استخدم الوقت نفسه كل أسبوع واستغرق 30 دقيقة لمراجعة مكانك والأماكن التي تحتاجها. قم بإجراء التعديلات اللازمة ، أخبر الفريق وتابع المشروع.

ملاحظة: إذا كان لتغييرات جدولك تأثير على تاريخ الانتهاء للمشروع أو في تاريخ تسليم المعالم الرئيسية ، فقم بالتحدث مع راعيه. يجب ألا تغير أساسيات خطتك الأساسية دون المرور بعملية الموافقة الرسمية.

إدارة مخاطر المشروع

إن معرفة ما يجب تضمينه في سجل المخاطر الخاص بك هو أمر واحد ، ولكن المراجعة المعتادة له والتصرف على المخاطر التي يتم إثارتها أمر مختلف.

لا يكفي استخدام بداية مشروعك لتحديد المخاطر ثم عدم التفكير بها مرة أخرى. يجب أن تكون إدارة المخاطر جزءًا من عادات مشروعك لأنه بدونها ستجد أن المخاطر تتحول إلى مشاكل وتخلق مشاكل لك.

وهو مجال آخر يمكن أن تساعد فيه العمليات القياسية وحجز الفتحة المعتادة لإجراء مراجعة للمخاطر. يمكنك تضمينه كجزء من اجتماعات فريقك. اجعل من عادتك مراجعة المخاطر التي تواجهك مع الفريق ، وإغلاق أي من تلك التي لم تعد تمثل تهديدًا وتخطيط الإجراءات الخاصة بتلك التي تريد التخفيف منها.

تتبع الوقت

يعرف مديرو المشروعات الكثير عن إدارة وقت المشروع ، لكن هذا يميل إلى أن يكون في مجال الجدولة والتخطيط. ما نتحدث عنه هو تتبع الوقت على أساس يومي أكثر انتظامًا. نحن نتحدث عن الجداول الزمنية.

غالبًا ما لا تحرص فرق المشروع على استخدام الجداول الزمنية إذا لم تكن قد فعلت ذلك من قبل. العديد من أدوات برامج إدارة المشاريع لها تتبع الوقت الكامن في المنتج. يمكن أن يجعل ذلك من السهل إدخال التبديل إلى تعقب الوقت كفريق.

سواء كنت تقوم بتتبع وقت فريقك (الذي يوصى به) أم لا ، فمن المهم أن تعرف أين يذهب وقتك في يوم واحد. يجب عليك أن تجعل من عادة الاحتفاظ بملاحظة كيف تقضي وقتك. سيساعدك ذلك على فهم ما إذا كنت تقضي بعض الوقت في المهام ذات الأولوية العليا للمشروع. قد تعتقد أنك ، لكن هل أنت؟ الجداول الزمنية أو تسجيل الوقت من بعض الأشكال سيساعد ، حتى لو كان مجرد سجل كل ساعة على نوتة.

تقديم تغيير العمل

وأخيرا ، فإن العادة التي تجعل مديري المشاريع الأكثر نجاحا هي قدرتها على مساواة مخرجات المشروع مع نتائج الأعمال. صُمم مشروعك لتحقيق شيء مذهل بالنسبة إلى الشركة ، وقد فعلت ذلك. عظيم.

ولكن إذا كان المستخدمون لا يستخدمون منتجك أو أن البرنامج يندرج سريعاً أو أن العملاء ليسوا مندهشين كما كنت ، فإن مشروعك كان مضيعة للوقت.

تضمن أنجح فرق المشروع معرفة ما هي نتائج الأعمال التي تهدف إليها. إنهم يبنون حلاً يوفر التغيير في الأعمال بطريقة مستدامة. ما يتم تسليمه عند انتهاء المشروع يتم استخدامه بشكل كامل ويعتمد بشكل كامل من قبل العميل. إنه نجاح لأنه تم بناءه ليكون ناجحًا منذ البداية.

يعد فهم أهداف العمل معيارًا أساسيًا لأي مدير مشروع يرغب في التأثير على العملاء وأصحاب المصلحة. إذا تمكنت من إظهار أنك قد قمت بتسليم شيء ذي قيمة ، فمن السهل إظهار التأثير الذي لديك وتأثيره على الشركة.

اجعل من عادتك أن تسأل أصحاب المصلحة عن القيمة التجارية التي يتوقعونها وكيف يريدون استخدام كل ما يقدمه مشروعك لهم. تحدث معهم عن كيفية تعريفهم للنجاح. يمكنك بناء ذلك في عملية قابلة للتكرار في بداية كل مشروع.

كيف كثير من العادات للنجاح هل لديك؟

بعد قراءة القائمة ، كم عدد هذه العادات لديك بالفعل؟ ربما هناك أشياء هنا تقوم بها اليوم وآخرون يعرفون أنك يجب أن تبذل المزيد من الجهد للقيام بها بانتظام. الخبر السار هو أن إنشاء عادة جديدة أمر سهل نسبيًا إذا كنت ملتزمًا بفعل ذلك. سرعان ما ستكون هذه الأشياء هي الطبيعة الثانية ، وستكون في طريقك لكونك واحدًا من أكثر مديري المشروعات نجاحًا في شركتك.

أي منها سوف تبدأ العمل وتبني في روتينك الأسبوعي؟

قراءة متعمقة

أوصي بقراءة قوة العادة من تشارلز دوهيج.