تعزيز ثقتك في مشروعك مع إدارة المخاطر
عندما تعمل في مواقف خطرة ، ستحتاج إلى المجموعة المناسبة. مثل متجول مع حقيبة ظهر من الحبل والأشرطة ، تحتاج إلى أدوات للتعامل مع مخاطر المشروع أيضا.
يمكنك تعزيز ثقة مديرك في مشروعك بخطة إدارة المخاطر.
يمكن لعملية بسيطة مؤلفة من خمس خطوات أن تحول بشكل كبير كيف يرى رئيسك في العمل مشروعك (وأنت).
ما هي إدارة المخاطر في إدارة المشاريع؟
إدارة المخاطر في إدارة المشاريع هي عملية تحديد وتقييم ومتابعة مخاطر المشروع.
مخاطر المشروع هي الأشياء التي قد تؤثر على المشروع (بشكل إيجابي أو سلبي ، ولكن بشكل عام يفسر الناس المخاطر على أنها أحداث قد يكون لها تأثير سلبي على المشروع).
سواء كان مشروعك كبيرًا أو صغيرًا ، سيكون لديه مخاطر مرتبطة به. يمكن أن يكون هذا أي شيء من خطر تعرض مسارك المدرسي لخطر زيادة السعر إلى عنصر حاسم في لوحة الدوائر الجديدة الخاصة بك.
مخاطر المشروع ، إذا لم يتم إدارتها بشكل صحيح ، يمكن أن تجعل من الصعب تسليم المشروع بنجاح. يمكن أن تؤدي المخاطر التي لم يتم التحقق منها إلى إضافة الوقت للجدول الزمني الخاص بك ، والعمل على وقتك ومالتك لميزانيتك. المديرين يتوترون حول هذا النوع من الأشياء. كل ذلك يمكن تجنبه من خلال خطة إدارة المخاطر.
تخطيط إدارة المخاطر
تُعد خطة إدارة المخاطر وسيلة رائعة لزيادة ثقتك بنفسك في قدرة فريق المشروع على تقديمها - وتساهم في زيادة ثقة مديرك أيضًا. أنت تريد منهم أن يصدقوا أنه يمكنك القيام بذلك ، وتريد منهم أن يكونوا على علم بما قد يمنعك من تسليم المشروع بنجاح.
خطة إدارة المخاطر هي أداة مثالية للقيام بذلك.
وتخيل ماذا؟ من السهل البدء بالفعل.
إدارة مخاطر المشروع هي عملية بسيطة من خمس خطوات. دعونا لا نجعل الأمر أكثر تعقيدًا مما يجب. هذا شيء يمكنك البدء به اليوم ، والتحضير لمناقشته في اجتماعك التالي وجعله منتهياً بينما يقوم شخص ما بكتابة الدقائق.
عملية إدارة المخاطر من 5 خطوات
كما هو الحال مع العديد من أجزاء إدارة المشروع ، فإن إدارة المخاطر هي عملية. الخطوات الخمس هي:
- الشروع في
- تحديد
- تقييم
- خطة الردود
- تنفيذ
إذا كانت هذه الشروط لا تعني الكثير بالنسبة لك الآن ، فالرجاء الالتزام بها - سأشرح كل شيء.
الخطوة 1: بدء
أولاً ، تحتاج إلى تعيين السياق لإدارة المخاطر الخاصة بك في بيئة إدارة المشروع الخاص بك.
ربما لن يكون هناك الكثير من العمل الذي يتعين القيام به هنا لأن شخصًا ما في شركتك سيكون قد أعد بالفعل سياسة مخاطر الشركة وكل ما عليك القيام به هو تعقبه. هذا سوف يشرح طريقة الشركة في المخاطرة وقد يفرض على القوالب التي تحتاجها. توفر لك النماذج دائمًا مهمة ، لذا ابحث عنها أيضًا!
حتى إذا لم يكن لديك سياسة مخاطر الشركة ، فإن شخصًا آخر يدير المشاريع إلى جانبك قد يكون لديه خطة لإدارة مخاطر المشروع يمكنك نسخه.
لماذا إعادة اختراع العجلة؟ إعادة استخدام المستندات أمر لا بد منه إذا كنت تريد توفير الوقت وإنجاز المزيد من المهام.
استخدم ما وجدته لإنتاج خطة لإدارة المخاطر لمشروعك. هذا جزء من خطتك الشاملة لإدارة المشروع ويتحدث عن الطريقة التي ستتعامل بها مع إدارة المخاطر في مشروعك.
إذا كنت لا تعرف ما تضع فيه ، اقرأ! ستعطيك الخطوات التالية فكرة أفضل عما تتحدث عنه في خطة إدارة المخاطر الخاصة بك.
هذا يحسن الثقة عن طريق: عرض مديرك أن لديك نهجًا للتعامل مع عدم اليقين بشأن مشروعك وأنك ستقوم بفاعلية بإدارة المخاطر.
الخطوة 2: تحديد
بمجرد حصولك على نهج محدد ، يمكنك البدء في العمل عليه.
الآن يمكنك تحديد المخاطر التي ستؤثر على مشروعك. هذه ليست سوى لقطة في الوقت المناسب وسجل المخاطر الخاص بك هو شيء سترغب في العودة إليه مرارا وتكرارا لضمان أي شيء جديد يتم وضعه هناك أيضا.
يمكنك تحديد المخاطر من خلال استخدام قائمة مرجعية للمخاطر الشائعة ، وإجراء مقابلات مع أصحاب المصلحة في المشروع (خاصة أصحاب المصلحة الصعبون لأنهم عادةً لديهم الكثير ليقولوه حول ما يمكن أن يحدث بشكل خاطئ) ، وجلسات العصف الذهني واستخدام المنطق السليم.
كنت تبحث عن الأشياء التي قد تسبب مشاكل إذا حدث من أي وقت مضى. (تذكر ، المخاطر لم تحدث بعد. قضايا المشروع هي أشياء حدثت بالفعل).
ومع ذلك ، يمكنك القيام بذلك ، يجب عليك بالتأكيد إشراك أشخاص آخرين. لوحدك ، لن يكون لديك الصورة الكاملة وستنتهي إلى الأشياء المفقودة.
يمكن وينبغي تحديد المخاطر من قبل أي شخص. بصفتك مدير مشروع ، تتمثل مهمتك في تشجيع زملائك على زيادة المخاطر معك حتى تتمكن من القيام بفعل شيء حيالهم كفريق.
يجب تسجيل جميع المخاطر المحددة في سجل المخاطر. إذا كان لديك منسق مشروع في الفريق أو شخص دعم مشروع فبإمكانهم القيام بذلك. وإلا ، فهو جزء من المهام الإدارية التي عليك القيام بها.
وهذا من شأنه أن يحسّن الثقة من خلال: إظهار أنك على دراية بالمخاطر الرئيسية التي قد تؤثر على مشروعك وأن لديك وسيلة في البقاء على علم باستمرار بالمخاطر الجديدة.
الخطوة 3: تقييم
ثم يتم تقييم المخاطر لاحتمال وتأثير. تغطي هذه المقالة المفصلة حول كيفية تقييم مخاطر المشروع ذلك. أعطه قراءة جيدة إذا لم تكن على دراية بالعملية.
كإجراء إضافي ، يمكنك أيضًا تقييم القرب ، وهو ما يعني مدى قرب الوقت من احتمال حدوث المخاطر. من المحتمل حدوث خطر بقرب عالٍ قريبًا. قد يحدث خطر مع القرب المنخفض في مرحلة ما في المستقبل البعيد. هذا يمكن أن يعطيك عامل آخر لتحديد أولوياتك ووقتك عندما يتعلق الأمر بالتعامل مع المخاطر.
هذا يحسن الثقة من خلال: التأكد من أن مديرك وكل فرد في الفريق لديه فكرة واضحة عما سيحدث في حالة حدوث أي من هذه المخاطر بالفعل.
الخطوة 4: استجابة الخطة
الآن نأتي إلى الجزء اللحم من خطة إدارة المخاطر الخاصة بك. في هذه الخطوة ، يمكنك معرفة كيفية إدارة المخاطر من خلال تحديد استجابة مناسبة.
نحن نقوم بذلك لأن كل ما لديك حتى الآن هو قائمة بما يمكن أن يحدث لإبعاد مشروعك عن المستقبل في المستقبل وكم هو حجم الصفقة. ما الذي يريد مديرك معرفته بعد ذلك هو: ما الذي ستفعله حيال ذلك؟
بشكل عام ، هناك أربعة أشياء يمكنك القيام بها للتعامل مع مخاطر المشروع وإدارتها. هم انهم:
- تجنب
- نقل
- تخفيف (أي تقليل)
- قبول.
يتم تغطية هذه بالتفصيل في هذا الغوص العميق في استراتيجيات الاستجابة للمخاطر للخطر السلبي .
بعض المخاطر الخاصة بك قد يكون لها نتائج إيجابية. على سبيل المثال: هناك خطر من أنك تبيع الكثير من منتجك الجديد الذي يؤدي إلى تعطل خطوط الهاتف. ستكون هذه مشكلة لطيفة ، لكن لا يزال هناك خطر أن نخطط لها.
هناك عدد من الطرق التي يمكنك من خلالها التحضير لمخاطر إيجابية تحدث بما في ذلك:
- استغلال
- شارك
- تحسين
- قبول.
وتناقش هذه بمزيد من التفصيل في هذه المقالة حول استراتيجيات استجابة المخاطر للخطر الإيجابي .
ستحتاج إلى تحديد استراتيجية الاستجابة التي تعتبر أفضل استراتيجية لكل مخاطرة في السجل الخاص بك. على سبيل المثال ، قد تقرر أن خطر انهيار سقف المصنع هو شيء سوف تقبله ببساطة لأنه من غير المحتمل أن يحدث. ومع ذلك ، فإن خطر التسمم الغذائي الذي يخرج من نصف قوتك العاملة هو شيء ستقوم بتخفيفه بنشاط عن طريق إعادة تدريب جميع موظفي الطعام. إذا حدث ذلك من قبل ، وفي الواقع من المحتمل جدا ما لم تفعل شيئا حيال ذلك ، فسوف ترغب في تخفيف المخاطر.
بمجرد تحديد الاستجابة والاتفاق عليها ، يمكن تعيين أصحاب المخاطر لتنفيذ خطة عمل إدارة المخاطر. بمعنى آخر ، تحتاج إلى أن يكون شخص ما مسؤولاً عن رؤية المهام التي توافق عليها.
يحسن هذا من الثقة: أظهر مديرك أنك قد فكرت في ما يجب فعله بشأن الأشياء التي قد تسبب مشاكل لمشروعك وأنك تضع خططًا للحد من عدم اليقين والمخاطر على المشروع.
الخطوة 5: التنفيذ
يجب أن تتضمن خطة إدارة المخاطر الخاصة بك الآن من سيكون مسؤولاً عن القيام بأنشطة التخفيف من المخاطر لكل خطر. يجب أن يعملوا الآن من خلال تلك المهام بحيث تقوم بإدارة المخاطر المفتوحة بنشاط.
يعمل ذلك على تحسين الثقة عن طريق: إظهار أنه يمكنك أنت وفريق مشروعك متابعة ما كنت ستفعله. من خلال الإبلاغ عن ما قمت بإنجازه والمخاطر التي خففتها ، فإنه يوضح لفريق الإدارة الخاص بك أنك جاد في تقديم وفعل ما يلزم لإثبات مشروعك في المستقبل ضد المشكلات.
بمجرد أن يمر الخطر - عندما لا يكون ذو صلة لأنه حدث أو لم يعد ممكنًا - يمكنك إغلاقه من سجل المخاطر الخاص بك.
قد يؤدي وضع خطة إدارة مخاطر المشروع إلى فصلك عن مديرين آخرين. سيكون لدى رئيسك الخاص دليل على أنه يمكنك التفكير بشكل استراتيجي وإبداعي حول ما قد يسبب فشل مشروعك ، والأهم من ذلك ، القيام بشيء حيال ذلك. ستكون أنت الشخص الذي يدير المشاكل بفاعلية قبل حدوثها ، تجتاح حواجز الطرق وتستعد لأي شيء!
يُنظر إلى أن تكون جيدة في إدارة مخاطر المشروع هي طريقة مؤكد أن ينظر إليها على أنها زوج آمن أو أيدي من قبل الإدارة. لا تحتاج إلى الكثير من الخبرة أو الشهادات لبدء إدارة مخاطر المشروع بنجاح (على الرغم من وجود مؤهلات رسمية في إدارة المخاطر). هذه العملية السهلة المؤلفة من خمس خطوات ستعني قريبًا أن إدارة مخاطر المشروع مضمنة في خطط مشروعك.