تعلم ما هو معلم المشروع

واحدة من الخصائص المميزة للمشروع هي أنها تستمر لفترة محددة من الزمن. يمكن أن يكون هذا أي شيء من بضعة أسابيع إلى عدة سنوات ، وفي بعض الحالات لمشاريع البناء على نطاق واسع أو الأشغال العامة ، عقود.

من أجل تتبع التقدم على طول الطريق وضمان تحقيق الإنجازات الرئيسية وفقًا للجدول الزمني ، يستخدم مديرو المشروعات مراحل مهمة.

تعريف معلم المشروع هو مهمة ذات مدة صفر والتي تشير إلى إنجاز في المشروع.

يتم استخدامها كوسيلة لعرض الحركة والتقدم وإظهار للناس ما يجري ، حتى لو لم يكن لديهم معرفة مفصلة بالمهام المطلوبة للوصول إلى هناك. في هذا الصدد ، فهي مفيدة للغاية لتواصل أصحاب المصلحة وتحديد التوقعات.

متى تستخدم معالم المشروع

يتم استخدام المعالم البارزة في إدارة المشروع للعلامة:

ونقاط ثابتة أخرى في الوقت المناسب تحتاج إلى الاتصال على وجه التحديد لأن الإنجازات هي طريقة رائعة لتتبع مشروعك.

مدى تكرار وضع المعالم في خطتك

تم إرشادني في دورة تدريبية لوضع المعالم في خطتك مرة واحدة في الشهر تقريبًا. هذا جيد وقاعدة جيدة ، ولكنك بحاجة إلى استخدام حكمك المهني. قد يكون لبعض الشهور الكثير من النشاط مع تحديد اجتماعات مهمة كمعالم ، واتخاذ القرارات وإغلاق مرحلة واحدة وبدء مرحلة أخرى.

في الأشهر الأخرى ، قد تركز على الإعدام وهناك القليل جدًا ، إذا كان هناك أي شيء آخر ، يمكنك تعليقه.

بعد قولي هذا ، ولأغراض إعداد التقارير ، من المفيد إنشاء سبب لجعله حدثًا رئيسيًا مرة واحدة على الأقل في كل دورة إبلاغ ، وسنتحدث أكثر عن المعالم والتواصل قليلاً.

كيف يتم تمثيل النقاط على مخطط جانت الخاص بك

تعتبر المعالم أحد مكونات مخطط جانت وتظهر على الرسم البياني على شكل ماسة. لا يتم عرضها كمهمة عادية لأن مدة صلاحيتها صفر ؛ بمعنى آخر ، فإنها لا تشغل أي وقت. لأغراض التخطيط على مخطط جانت ، فإنها تحدث فقط!

إذا كنت لا تستخدم مخططات جانت ، فلا يزال بإمكانك استخدام المعالم. في ما يلي 5 بدائل لمخططات جانت : لا يزال بإمكانك تضمين المعالم في خطتك باستخدام هذه.

إذا كنت ترغب في البقاء منظمًا بشكل شخصي ولم يتم دمج برنامج إدارة مشروعك بالكامل في التقويم ، فيمكنك نسخ التواريخ الرئيسية ولصقها في يومياتك. اعتمادا على الطريقة التي تحب العمل بها ، يمكن أن يكون هذا نصيحة مفيدة لتذكيرك بما يجب أن يحدث!

كيفية تسمية المعالم

يجب أن تحتوي المعالم البارزة على وصف واضح لجدول المشروع الخاص بك ، ولكن لا يتضمن ذلك ما يشير إلى أنها مهمة. لذلك لا ينبغي أن يطلق عليهم "الحصول على موافقة للانتقال إلى المرحلة 2" ولكن "المرحلة الثانية تبدأ". إذا كنت ترغب في التعبير عن محاولة التوصل إلى اتفاق للانتقال إلى المرحلة الثانية ، فقم بإضافة مهمة في ذلك قبل أن تقول ذلك.

يجب أن تصف النقاط المهمة النقطة الزمنية التي تمثلها على النحو التالي:

يختار العديد من مديري المشاريع ترقيم معالمهم لتسهيل الرجوع إليها أيضًا. إذا كنت تستخدم بنية تقسيم العمل ، فيمكنك استخدام الترقيم من ذلك. بخلاف ذلك ، لا بأس في استخدام M1 و M2 وما إلى ذلك لتوضيح ما تشير إليه. تصبح بنية التسمية الواضحة أكثر أهمية كلما كان لديك المزيد من المعالم ، لذا فكر في كيفية القيام بذلك إذا كان مشروعك يمتد لعدة أشهر.

كيفية الحصول على معالم تم تسجيل الخروج

تشكل المعالم البارزة جزءًا من جدول المشروع الخاص بك ، لذا عندما يتم تحديد جدولك الزمني ، يجب الأخذ بعين الاعتبار علاماتك الرئيسية.

إذا كنت بحاجة إلى تغيير تواريخ المعالم الخاصة بك ، فيجب عليك استخدام إجراء التحكم في التغيير القياسي الخاص بك لإجراء تعديلات على خطتك. قد يكون ذلك سهلاً مثل الدردشة مع راعي المشروع الخاص بك والسماح لهم بمعرفة سبب الحاجة إلى تغيير التواريخ ، أو بشكل رسمي مثل وضع جدول زمني جديد موصى به وإحالته إلى لجنة التخطيط للتصديق عليه.

من الأفضل تحديد ما ستكون عليه عملية تسجيل الدخول إلى مرحلة ما قبل الإنطلاق ، إن وجدت ، قبل الحاجة إلى استخدامها ، بحيث لا تضيع أي وقت عندما يتعين عليك إجراء تغيير.

استخدام المعالم للتواصل

المعالم الرئيسية مفيدة للتواصل والإبلاغ لأنها تمثل الحد الأدنى من نقاط التحكم في الخطة. بعبارة أخرى ، إذا أخرجت جميع المهام الأخرى ، فلا يزال بإمكانك رؤية ما كان يحدث ، والحفاظ على المضي قدمًا في المشروع باستخدام النقاط الأساسية فقط.

يجب أن تكون قادراً على سحب المعالم ووضعها في لوحة المعلومات أو تقرير المشروع . يجب أن يحكوا قصة المشروع بتفاصيل كافية لإرضاء الأشخاص الذين تبلغهم ، وعادة ما يكون راعي المشروع الخاص بك أو مجموعة تنفيذية أخرى مثل مجموعة التوجيه (أو مجلس المشروع ). كل شهر ، أو على تردد التقارير الذي تستخدمه ، يمكنك إظهار أي من الإنجازات قد تحققت.

يعد تقديم التقارير ضد المعالم أمرًا واضحًا تمامًا وغالبًا ما يتم كجدول. يمكنك سرد وصف معلم ، والتاريخ الذي كان مستحقًا له ، ثم التاريخ المتوقع الجديد. عندما يتم تحقيق هذا الإنجاز ويمكن وضع علامة عليه كإكمال ، يمكنك إضافة هذا التاريخ أيضًا. نأمل أن يكون نفس التاريخ المتوقع ، لكن المشاريع لا تعمل دائمًا على هذا النحو.

جدول مثل هذا يجعل من الواضح ما تم الانتهاء وما المعلقة. ستتمكن من تخطيط الإجابة على السؤال ، "لماذا لم نصل إلى هذا الإنجاز؟" قبل أن تذهب وتلتقي بكفيلك أو ترسل التقرير!

عندما تكون خطة مشروعك طويلة جدًا ولديك الكثير من المعالم ، ستجد أنه من الأسهل إسقاط المعالم المكتملة لكل دورة إبلاغ. قم فقط بالإبلاغ عن المعالم المرتقبة أو المنجزة في ذلك الشهر: في الشهر التالي ، أخلع أي شيء اكتمل الشهر الماضي حتى لا تضيف باستمرار إلى طول التقرير عن طريق إخبار الأشخاص عن العمل الذي يعرفونه بالفعل.

المعالم هي أداة مفيدة لإدارة المشاريع للتخطيط والجدولة وإعداد التقارير وهي سهلة الاستخدام. ضع بعضًا في خطة المشروع التالية ، وتعقّبها ، وستجد نفسك تتعرف على ما هو التكرار الأفضل لك.

كما هو الحال مع كل شيء في إدارة المشاريع ، استخدمها بمرونة لتقديم النتيجة التي تريدها ، باستخدام هذه النصائح والإرشادات لإعلام قراراتك الخاصة.