أي هيكل يعمل بشكل أفضل بالنسبة لك؟
هناك ثلاثة هياكل تنظيمية مشتركة ، ويعمل مديرو المشاريع في كل منها: وظيفي ، ومشروع ، ومصفوفة. دعونا نلقي نظرة على مزايا وعيوب كل منها حتى تعرف ما أنت ضد عندما تنضم إلى بنية جديدة.
الهيكل التنظيمي الوظيفي
في الهيكل التنظيمي الوظيفي ، يعمل مدير المشروع وجميع الموارد في نفس قسم الشركة ، مثل قسم المبيعات والتسويق. بشكل عام ، يتمتع المدير الوظيفي بسلطة أكبر من مدير المشروع.
مزايا
يمنحك الهيكل الوظيفي أقل قوة كمدير للمشروع ، لكنه يقدم الكثير من المزايا الأخرى:
- وهو يعمل بشكل جيد للفرق الصغيرة والمشاريع الصغيرة لأن الوظيفة لها السيطرة الكاملة على أعضاء الفريق والموارد الأخرى المطلوبة.
- يمكنك الوصول بسهولة إلى الخبراء الذين تحتاجهم لأنهم في نفس المجال الوظيفي.
- من السهل تجميع الجميع لحل المشكلات المتعلقة بالمشروع.
- يمكنك تحديد أدوات اتصالات المشروع التي تحتاج إلى استخدامها لأن الفريق صغير نسبيًا وبسيط.
- غالبًا ما تحصل على أعضاء فريق متحمسين حريصين على العمل في المشروع لأنه يوفر لهم فرصًا وظيفية. يمكن أن يكون عمل المشروع طريقة رائعة لتحفيز فريقك.
- إذا كنت تسلم المشروع إلى فريق وظيفي ، فسيكون الفريق الوظيفي الذي تعمل فيه هو الذي يجعل إغلاق المشروع أسهل.
سلبيات
على الرغم من أن هذا الهيكل له الكثير من المزايا ، فضع في اعتبارك بعض الجوانب السلبية:
- يتم العمل في صومعة ، مما يعني أنه لا يمكنك الوصول إلى أشخاص خارج قسمك الوظيفي.
- قد يكون الأشخاص في فريق المشروع أكثر ولاءً لقسمهم أو مدير فريقهم أكثر من عملهم في المشروع ، الأمر الذي يمكن أن يخلق صراعات.
- يمكن أن ينتهي مشروع كبير بمدير مشروع وظيفي من كل وظيفة. يمكن أن يؤدي إلى سقوط العمل من خلال الشقوق إذا كان جميع مديري المشاريع لا يعملون معا بانسجام معًا.
- يمكن أن يكون العمل الوظيفي معزولًا في أنه ليس لديك فرصة للتواصل على نطاق واسع في الشركة. قد يكون الحفاظ على التركيز الاستراتيجي أكثر صعوبة.
الهيكل التنظيمي للمشروع
يتم وضع فرق مخصصة للعمل على مشاريع في الهيكل التنظيمي للمشروع. من المحتمل أن يكون لدى مدير المشروع مسؤولية إدارة خطية لأعضاء فريق المشروع. ومن أمثلة ذلك بناء منشآت كبيرة ، ولكن أيضًا مبادرات الشركات التي تتطلب فريقًا مخصصًا. يتمتع مدير المشروع بالسلطة النهائية ، ويقدم تقاريره إلى راعي المشروع ولجنة المشروع . يعمل أفراد الفريق مباشرة مع مدير المشروع.
مزايا
الميزة الواضحة لهيكل المشروع هي أن لديك المزيد من السيطرة على الفريق ، ولكن هناك مزايا أخرى في مكانها أيضًا.
- يمكن للفرق أن يكون لديها إحساس قوي بالهوية. هذا هو الهيكل الأسهل الذي يمكن من خلاله إنشاء ثقافة جماعية قوية.
- يركز الفريق بأكمله على أهداف الفريق ، لذلك يوجد تضارب الولاء مع الوظيفة اليومية للأشخاص العاملين في المشروع. وظيفتهم اليومية هي المشروع.
- يتم تخصيص الموارد للمشروع ، لذلك من السهل جدولة العمل. ستعرف متى يكون أعضاء الفريق متاحين ولن يكون هناك خطر من أن يتم سحبهم في وقت قصير إلى العمل المعتاد لمدير آخر.
- المشاريع التي يتم تشغيلها في هذا الهيكل هي بيئات رائعة لتحسين مهاراتك في إدارة المشاريع بالإضافة إلى المزيد من المهارات القيادية التقنية.
سلبيات
هيكل المشروع هو أسهل للعمل في الداخل ولكن لا يزال لديه بعض العوائق.
- وجود فريق مخصص لمشروع واحد هو التزام باهظ الثمن. يميل إلى أن يكون خيارًا فقط في المشاريع الكبيرة.
- إذا قمت بإزالة أشخاص من وظائفهم الوظيفية ، فقد يجدون صعوبة في العودة ، خاصة إذا كان المشروع طويلًا. يمتد العمل في المشروع ، ويعود إلى ما فعلته من قبل بعد فترة من العمل في بيئة متعددة التخصصات في مشروع جديد مليء بالتحدي ، ليس أمراً جذاباً لكثير من الناس. تصبح إدارة انتقال الفريق عند إغلاق أي مشروع أكثر أهمية.
- قد يؤدي إغلاق أحد المشروعات أحيانًا إلى فقدان وظيفتك إذا انتقلت المؤسسة ولم يكن هناك دور آخر متاح لك.
- بطبيعتها ، تمتص فرق مخصصة الموارد للعمل على شيء واحد فقط. يمكن أن تحد من عدد المشاريع التي يمكن للشركة القيام بها في أي وقت ، خاصة عندما تتطلب المشاريع المختلفة نفس المهارات.
- يقوم مديرو المشاريع في هذا النوع من الهياكل بإدارة الخطوط لفرقهم أيضًا ، مما يعني قضاء الوقت والجهد في مهام الموارد البشرية التي لا يتعين عليك القيام بها في الهياكل الأخرى. إذا كنت تستمتع بهذا العنصر من العمل مع الأشخاص ، فقد يكون هذا العامل ميزة.
الهيكل التنظيمي للمصفوفة
الخيار الثالث هو بنية مصفوفة. يتم تقاسم الموارد عبر العمل على حد سواء العمل المعتاد وعمل المشروع. قد يعني وجود مديرين أو مسؤولية "منقطًا" لمدير مشروع وكذلك إلى مدير الفريق. عادة ما يكون هيكل خط الإدارة الوظيفية في مكانه الأول ، ويأخذ مدير المشروع الخط المنقط.
هذه البنية تقسم السلطة والسلطة بين مدير الفريق الوظيفي أو مدير الفرقة ومدير المشروع. ستحتاج إلى استخدام مهاراتك التفاوضية لقوتها الكاملة!
مزايا
تعد هياكل Matrix شائعة جدًا لأنها تسمح للمدراء بإتاحة خيارات مرنة مع كيفية قضاء الأشخاص لوقتهم. ستعمل على الأرجح في بيئة المصفوفة في مرحلة ما من حياتك المهنية. مزايا هذا الهيكل هي كما يلي:
- يتم استخدام الموارد بكفاءة ويمكنها التنقل بين المشروعات حسب الحاجة.
- يمكنك العمل على الكثير من الأشياء المختلفة ، وأحيانًا في موازاة ذلك - على الرغم من أن هذه النقطة يمكن أن يُقال أنها عيب أيضًا.
- يمكن للفرق والأفراد أن يكونوا مستجيبين للغاية. إذا كان هناك مشروع جديد يأتي على هذا الأمر يجب أن يكون له الأولوية ، فإنه من السهل أن يدور حول محور معين ويركز فجأة على شيء آخر. لا يمكنك القيام بذلك بسهولة في بنية المشروع ، والتي تستغرق وقتًا أطول لحلها وإعادة تجميعها.
- تتطلب البنية أن يستخدم الجميع نفس دورة حياة إدارة المشاريع والمنهجية ، لذلك من السهل التنقل بين المشاريع. يمكن للناس الانضمام إلى فريق المشروع مع القليل من المعلومات المطلوبة نسبيا عندما تكون المصطلحات والعمليات شائعة.
سلبيات
كما هو الحال مع جميع أجهزة الاعداد ، فإن هذا واحد لديه عثراته أيضا. على الرغم من كونها بنية مشتركة ، إلا أن العديد من أماكن العمل الحديثة لم تصدع مشاكل الحمل الزائد. قد يكون منح الأفراد الكثير من المهام أمرًا سهلاً إذا لم يكن لديك أنظمة مناسبة لإدارة ومراقبة كامل عبء عملهم. العيوب الأخرى كالتالي:
- الصراع بين المشاريع أمر شائع لأنك قد تقاتل من أجل نفس الموارد كمشروع آخر.
- قد يكون المشروع الآخر قد أحاط بأفضل الموارد - أكثر الأشخاص ملاءمةً بالمهارات المناسبة - أو قد لا يجعلهم مديرهم المباشر متاحًا للعمل في المشروع.
- يمكن أن يكون هناك بعض التناقض بين مهام العمل المعتادة وعمل المشاريع للأفراد ، خاصة عندما يعطي كل من المديرين لهم أولويات مختلفة.
- قد تواجه الموارد تعارضاً حول مسار التنمية الذي تتخذه من أجل مستقبلها الوظيفي. على الرغم من أنك قد تعرف أنك تريد البقاء في إدارة المشروع ، قد يكون لديك خيار التقدم إلى دور وظيفي أكثر أهمية أو دور أكثر توجهًا نحو المشروع. لكن وجود الكثير من الخيارات الوظيفية أمر جيد ، حتى لو كان يؤدي إلى اتخاذ قرارات صعبة.
لا يعمل الهيكل التنظيمي الذي يعمل بشكل مثالي لجميع أعمال العمل المعتادة دائمًا مع المشروعات ، ويجب عليك أن تديرها في بيئة العمل التي تعمل فيها. الحصول على بعض الخبرة في كل من هذه الهياكل هو فكرة جيدة ، بحيث يمكنك تجربتها بشكل مباشر. وسوف تساعدك على تحديد البيئة التي تناسبك وتناسب مهاراتك وتفضيلاتك. بعد ذلك يمكنك اتخاذ قرار مستنير إذا كان لديك الفرصة لتحديد بيئة عملك المستقبلية.
يمنحك فهم إيجابيات وسلبيات كل هيكل تنظيمي للمشروع فرصة للعمل على أفضل طريقة لقضاء وقتك وتأثيرك لتحقيق أقصى استفادة من فريقك والمساعدة في إنهاء مشروعك بنجاح.