خطر
"الخطر" هو مصطلح يتعلق بما قد يحدث في مشروعك. على سبيل المثال ، إذا كنت بصدد إنشاء مبنى مكتب جديد ، فقد يرتفع سعر الصلب ، وقد يكون لذلك تأثير على ميزانيتك. لكنها قد لا ترتفع. وبالمثل ، إذا كنت تخطط لاستضافة نزهة شركتكم السنوية في الخارج ، فقد يكون الطقس جيدًا ، ولكنه قد يمطر. باختصار ، الخطر هو شيء لم يحدث بعد.
من المهم أن تعرف ما هي المخاطر التي تحيط بمشروعك لأنه يمكنك التخطيط لها. يمكنك وضع "الخطة ب" أو خطط الطوارئ موضع التنفيذ لمحاولة تجنب حدوث المخاطر في المقام الأول. مع سعر الفولاذ والطقس ، ليس هناك الكثير الذي يمكنك فعله لمنعهم من الحدوث ، ولكن يمكنك وضع الخطط في حالة حدوثها. على سبيل المثال ، يمكنك استئجار سرادق أو تخزين المظلات حتى إذا كان المطر قد سقط في يوم نزهة ، لا يزال بإمكان الناس قضاء وقت ممتع.
القضية
غالباً ما يتم الخلط بين القضايا والمخاطر من قبل أعضاء فريق المشروع ، ومن المهم كمدير مشروع التأكد من أنك تتحدث عن هذه الموضوعات بشكل مناسب. الخطر هو شيء لم يحدث بعد ، في حين أن مسألة ما قد حدث. المشكلات هي مجرد مشكلات يواجهها فريق مشروعك.
قد تكون رأيتها قادمة (وتناولتها كخطر للبدء) أو قد تكون غير متوقعة تمامًا. في كلتا الحالتين ، حدث الآن وعليك أن تفعل شيئا حيال ذلك!
معلما
إن النقاط الأساسية هي نقاط زمنية تحدد اللحظات الأساسية أثناء المشروع. وغالبًا ما تستخدم في:
- بداية المرحلة
- نهاية المرحلة
- نهاية جزء كبير من العمل أو مهمة كبيرة
- مشيرا إلى مهلة محددة في الوقت المحدد
- تواريخ غير ثابتة على الخطة
فكر في المراحل الرئيسية كنوع التاريخ الذي ستكتبه في التقويم الخاص بك في المنزل - لحظات مهمة في مشروع مثل إنهاء الاختبار أو حفلة الإطلاق. تعتبر المعالم أحد المكونات التسعة في مخطط جانت ، لذا ستراها على جداول مشروعك معروضة على شكل ماسة.
كفيل
يجلس راعي المشروع في مجلس المشروع . هم الشخص الذي "يمتلك" المشروع ويحصلون على الفوائد. على سبيل المثال ، إذا كنت بصدد إطلاق نظام جديد لتكنولوجيا المعلومات لاستخدامه من قِبل فريق المصنع ، فسيكون مدير المصنع العام هو راعي المشروع. سيشكل فريق تكنولوجيا المعلومات جزءًا من فريق المشروع ولكنهم لن يأخذوا دور الرعاية. راعي المشروع هو الشخص الذي يمكنك اللجوء إليه عندما تحتاج إلى توجيه الإدارة العليا. قد يكون هذا من أجل:
- إلغاء حظر مشكلة
- العثور على بعض الموارد
- الموافقة على الميزانية
- صنع القرارات
- نتفق على المواصفات النهائية
وما إلى ذلك وهلم جرا. يقوم مدير المشروع بتقديم تقارير فعالة إلى الجهة الراعية طوال مدة المشروع ، سواء من حيث هيكل إدارة الخط أو مع تقارير أسبوعية أو شهرية (أو في الوقت الحقيقي) عن المشروع.
أصحاب المصلحة
أصحاب المصلحة هم الأشخاص الآخرون المشاركون في مشروعك والمتضررون منه. سيكون لبعض المشاريع مجموعات واسعة من أصحاب المصلحة ، تغطي كل قسم في المنظمة. البعض الآخر سيكون له نطاق محدود. بعض أصحاب المصلحة خارج مؤسستك ، مثل الحكومة أو الهيئات التنظيمية.
كما يجب أن تظل على علم بالأخبار ذات الصلة. سيكون معظم أصحاب المصلحة داعمين (أو متناقضين) للتغيرات التي يحدثها مشروعك ، ولكن لن يكون جميعهم!
ستلتقي بأصحاب المصلحة الذين لن يرحبوا بمشروعك بأذرع مفتوحة!