طرق لإزعاج أصحاب مشروعك

وماذا يمكنك أن تفعل بشكل مختلف للحفاظ على فريق العمل معا بشكل جيد

كمدير للمشروع ، جزء من عملك هو التأكد من أن أصحاب المصلحة - وهذا هو فريق المشروع الخاص بك والعملاء والموردين الرئيسيين - يحصلون على ما يحتاجون إليه من المشروع. يجب أن يكون أصحاب المصلحة هم أبطالك الرئيسيين. يجب أن يدعموك ويساعدك في تحقيق أهداف المشروع والتأكد من أن الجميع يسير في نفس الاتجاه.

لكن من السهل إزعاجهم. وعندما يحدث ذلك ، يمكن أن يتحولوا إلى أشخاص لا يريدون أي شيء يتعلق بمشروعك بعد الآن.

هذا خطر كبير على مدير المشروع لأنك تحتاج إلى مساعدتهم ودعمهم ليكونوا ناجحين. بدون مدخلاتهم ، قد لا تتمكن من تسليم مشروعك. فيما يلي طرق لإزعاج أصحاب المصلحة في المشروع وما يجب عليك القيام به بدلاً من ذلك.

فشل في التواصل

يجب أن يكون الاتصال حوالي 80٪ مما تقوم به كمدير للمشروع. عندما لا تخبر فريقك أو مورديك أو عملائك بما يحدث ، فسوف ينزعجون بسرعة. والأسوأ من ذلك ، أنها تميل إلى سد الثغرات مع شرحها لما يحدث ، وهو على الأرجح غير دقيق ويمكن أن يكون ضارًا بسمعة المشروع.

بدلاً من ذلك ، قم بتجميع تقارير المشروع بوضوح. التقي بهم بشكل فردي وفي مجموعات وأبقهم على اطلاع في كل خطوة على الطريق. ضع خطة اتصالات المشروع وقم بتحليل أصحاب المصلحة حتى تتمكن من معرفة من الذي يحتاج إلى سماع ما ومتى يحتاج إلى سماع ذلك.

فشل في طلب رأيهم

التواصل شيء واحد ، ولكن هذا يميل إلى أن يكون حول تحديثات الحالة وتتبع المشروع. تحتاج إلى القيام بأكثر من ذلك لإشراكهم في المشروع. هذا يمكن أن يزعج الناس عندما يكونون خبيرا في موضوع معين في مجال معين ، وأنت لا تسأل عن مدخلاتهم على شيء أنهم مؤهلين تأهيلا عاليا للتعليق عليه.

يمكن لمديري المشاريع أن يقعوا في فخ الاعتقاد أنهم بحاجة إلى القيام بكل شيء واتخاذ كل القرارات بأنفسهم ، لكن ليس هذا هو الحال على الإطلاق.

بدلا من ذلك ، اسأل رأيهم حول كيفية التعامل مع قضايا المشروع عند ظهورها. أخذ وجهات نظرهم في الاعتبار. ليس عليك أن تفعل ما تقترحه ، ولكنها تساعد في بناء العلاقات إذا كنت تستمع. يمكنك القيام بذلك من خلال اجتماعات المشروع وتكون متاحة للاستماع عندما تأتي إليك مع الاقتراحات. إذا كان فريقك ، فتأكد من أن لديهم فرصة كافية لعرض وجهات نظرهم.

الاعتقاد مؤهلاتك تعطيك القوى العظمى

لا يجعلك PMP® أفضل مدير مشروع في العالم (على الرغم من أنه قد يساعد قليلاً). عقد شهادة PRINCE2® الممارس ، أو APMP أو أي تسمية أخرى لإدارة المشروع لا يجعلك أكثر من اللوم.

إن التحدث عن مؤهلاتك في كل وقت وطريقة عمل الكتب هي طريقة أكيدة لإزعاج أصحاب المصلحة. لا يريدون أن يسمعوا عن علاماتك العظيمة في الامتحان أو كيفية تطبيق المنهجية على مشروعهم. في الواقع ، كل ما يريدونه هو أن المشروع يسير على ما يرام. انهم لا يهتمون كثيرا كيف تصل إلى هناك ، في معظم الأحيان.

لا تفترض ذلك لأن لديك مؤهلاً وتعرف كيف تقوم بإدارة المخاطر ، على سبيل المثال ، أنك لن تخاطر بمخاطر المشروع.

يحدث لأفضل منا! لذا من الأفضل أن تكون متواضعًا ومخلصًا ، مما يضع مهاراتك في الاستخدام الجيد بطريقة عملية بينما لا تعتقد أنها تضعك فوق نظرائك.

يجب أن تعطيك مؤهلاتك بهدوء الثقة للقيام بعملك على أفضل نحو ممكن من قدرتك ، ولكن ستجد أن العديد من الأشخاص الذين يعملون كمديرين للمشروع يحملون شهادات. في الواقع ، العديد من الأشخاص الذين يعملون في الصناعات المتخصصة يحملون شهادات ، وبالنسبة للعديد من الشركات ، فإن أوراق الاعتماد في مجال خبرتك ، سواء كانت الهندسة المعمارية أو المحاسبة أو إدارة المشاريع ، هي مجرد عامل نظافة.

لا تتوقع أن ينبهر أصحاب المصلحة ولا يتحدثون عنها طوال الوقت. أظهر مهاراتك من خلال تقديم المشروع جيدًا وعرض كيفية تطبيق المعرفة التي تعلمتها في الفصل الدراسي.

تغيير الموعد النهائي

عندما يقوم الجميع بالتوقيع على معالم المشروع ويعرف ما الذي يحدث عندما يمكنك جميعًا العمل بانسجام كفريق واحد. عندما تغير المواعيد النهائية ولا تخبر أحدا ، عندما يبدأ الناس بالضيق.

تغيير التواريخ له تأثير كبير على عمل الآخرين. ربما كانوا قد حجزوا وقت العطلة حول عملهم النقدي في المشروع. ربما اضطروا إلى ردم الموارد في فرق أخرى لأن هناك حاجة إلى شخص ما على المشروع في وقت معين. إذا قمت بتغيير التواريخ دون فهم كل هذه الخلفية ، يمكنك وضع المشروع في خطر.

سوف يدرك راعي المشروع بدلاً من ذلك ما إذا لم تتمكن من الوصول إلى المعالم المتفق عليها. الأشياء تتغير. هناك عناصر جديدة تضاف إلى نطاق مشروعك أو الأشياء التي تم إخراجها. ولكن ليس من وظيفتك أن توافق على التغييرات في المواعيد النهائية وحدها. اعمل مع فريق مشروعك لفهم تأثير التغيير. ثم اقترح حلا لراعي المشروع الخاص بك ، موضحا الأساس المنطقي وراء تغيير التواريخ.

تأكد من أن جميع أصحاب المصلحة على علم بالتغيير وكيف يمكن أن يؤثر على عملهم. ثم ، مع اتفاق الجميع ، قم بإجراء التغيير وتحديث وثائق المشروع. يجب عليك عدم إجراء تغييرات على التواريخ دون السماح لباقي أعضاء الفريق بمعرفة ذلك أولاً.

إضاعة وقتهم

اجتماعات! نحن جميعا نحبهم ، أليس كذلك؟ يجب أن تكون فعالة ومدارة بشكل جيد واستخدامًا عظيمًا لوقت الجميع. لكن هذا ليس هو الحال دائما. في كثير من الأحيان يشكو أصحاب المصلحة من أنهم قد أهدروا وقتهم في الاجتماعات. لم يكن هناك جدول أعمال ، أو القرار الذي كان يتوقع أن يتم إجراؤه لم يتم بسبب أن الأشخاص الخطأ كانوا في الغرفة.

لديك أيضًا فرص أخرى لإهدار وقته - إنها ليست مجرد اجتماعات. لا تضع فوضى في صندوق الوارد الخاص بهم بوضعه في نسخة من رسائل البريد الإلكتروني عندما لا يكونوا بحاجة إلى ذلك. وبدلاً من ذلك ، فإن أصحاب المصلحة في المشاريع لديهم عمل آخر يمكنهم القيام به أيضًا ، لذا فهم بحاجة إلى استخدام وقتهم بحكمة. تأكد من أن اجتماعاتك لها جدول أعمال. خططهم وادعوا الأشخاص المناسبين وتأكدوا من المتابعة لاحقًا.

إرسال رسائل البريد الإلكتروني فقط إلى الأشخاص المعنيين. إذا كنت تحتاج إلى cc شخصًا ما ، فتأكد من فهمه لسبب إدراكه ، وتجنب "الرد على الكل" المرعب بقدر ما تستطيع. فقط كن على وعي بحقيقة أن أشخاصًا آخرين مشغولين وأن مشروعك ليس أولوية قصوى طوال الوقت (إذا كان في أي وقت).