5 طرق لجعل اجتماع مملة عادة أكثر إثارة

جعل اجتماعات أقل مملة حتى تتمكن من تحقيق الغرض منها

الاجتماعات هي جزء لا مفر منه في العمل . أنت تشارك المعلومات ، وتتبادل الأفكار ، وتولد الحلول ، وتخلق العمليات والنظم. المشكلة هي أن العديد من هذه الاجتماعات مملة بشكل مؤلم ، وهو ما يعني أن الأشخاص الذين يحضرون يديرون أدمغتهم.

إذا كان الناس لا يهتمون ويركزون ، فإن الاجتماع مجرد مضيعة لوقت كل شخص. كيف يمكنك جعل الاجتماعات المملة أكثر إثارة حتى تحقق شيئًا ما؟

فيما يلي 5 نصائح عملية:

1. بان SmartPhones

نعم ، هذا مثل إخبار الناس برمي أطفالهم في عرين الذئاب قبل مجيئهم إلى الاجتماع. سيصر الناس على أنه يجب أن يكون لديهم هواتفهم - على أي حال ، يمكن أن تحدث حالة طوارئ. نعم فعلا. يمكن أن ينتهي العالم خلال اجتماع التخطيط ربع السنوي الخاص بك ، ولكن من غير المحتمل.

المشكلة في تكنولوجيا اليوم هي أنها تسمح لك بالتركيز على ما هو ليس أمامك - الاجتماع. والشيء المضحك هو ، إذا كان الناس وجها لوجه مع الناس الذين كانوا يرسلون رسائل نصية خلال اجتماعك ، فسيكونون مراسلة شخص آخر. تبقى الهواتف في مكاتب .

بدون الهاتف ، يحدث شيئان خلال اجتماعك. أنت مضطر للبقاء في الوقت الحاضر وقضاء الوقت في العمل للتواصل مع المشاركين الآخرين. لماذا هذا مهم؟ لأنك ستجد أن اجتماعاتك أكثر إثارة عندما تعرف زملائك.

كيف تتعرف عليهم؟ عن طريق التحدث إليهم.

ماذا تفعل عندما يكون هاتفك؟ أنت لا تتحدث مع الناس الجدد.

2. إعداد ، إعداد ، إعداد

لا يكون للاجتماع الذي يأتي فيه المدير أو المشرف وقت متأخر ، جدول أعمال ، وجناحه مملاً ومملاً. يمكن أن يكون الاجتماع الجيد الإعداد رائعًا وجذابًا. عندما يكون لدى القائد خطة وهدف ، سيكون الاجتماع أكثر إثارة للاهتمام.

عندما لا يكون هناك اتجاه أو هدف ، لن يكون الاجتماع شيقًا.

الجزء الآخر من التحضير هو تحسين مهاراتك الخاصة. لقد كنت في الاجتماعات التي كانت مثمرة وتفاعلية وجعلتك تشعر وكأنك تستطيع الخروج وتحقيق أشياء عظيمة. وكنت قد حضرت اجتماعات حيث أنت متأكد من أنك إذا كنت نائما فلن يفتقدك أحد ، ولن تفوت أي شيء مهم. الفرق هو الشخص الذي يدير الاجتماع.

إذا كانت اجتماعاتك مملة ، ألقِ نظرة في المرآة . العثور على طريقة للتحسين. يمكنك أن تأخذ درسًا رسميًا (قد يساعدك قسم الموارد البشرية على تقديم اقتراحاتك) ، ويمكنك طلب الملاحظات والتوجيه من زميل العمل الذي تعجب بمهارات اجتماعك ، أو يمكنك الالتحاق بفصل عبر الإنترنت. هناك الكثير من المساعدة المتاحة لك ، والكثير منها مجاني لأخذها عندما ترغب في جعل اجتماعاتك المملة المعتادة أكثر إثارة.

3. الجميع يشارك

لماذا يجب أن يشارك الجميع؟ حسنًا ، لأنه إذا لم تكن المشاركة ضرورية ، فيمكنك التعامل مع هذه المشكلة بأكملها عبر البريد الإلكتروني. بشكل جاد. هناك أوقات قليلة جدًا تحتاج فيها إلى إحضار مجموعة لنقل المعلومات.

نعم ، هناك بعض الأشياء مثل التسريح الجماعي أو إعادة هيكلة الشركة بالكامل التي ستتحسن بشكل أفضل إذا كان لديك مدير يتحدث إلى المجموعة بأكملها ، ولكن في معظم الحالات ، يجب أن تكون الاجتماعات تفاعلية دائمًا .

كيف التفاعلية؟ حسنا ، هذا يعتمد على الغرض من الاجتماع. إذا كانت جلسة العصف الذهني ، يجب على الجميع التحدث. إذا لم يكن أحدهم يتحدث ، فاتصل بهذا الشخص. قد لا يعجب الانطوائيون بهذا النوع من الاجتماعات - ولا يجب أن تجعل الاجتماعات ضغطًا مرتفعًا بالنسبة للانطوائيين عن طريق وضعها على الفور.

لكن يجب أن تضمن ثقافة الاجتماع أن يشارك الجميع في جلسات العصف الذهني هذه ويجب أن يعرفوا أن مشاركتهم مطلوبة مسبقًا.

إذا كان الاجتماع التخطيطي ، أو اجتماع تحديد الأهداف ، أو حتى اجتماع التقرير الفصلي ، يجب أن يكون هناك وقت للمدخلات ، سواء لطرح أسئلة أو تقديم تعليقات. يحتاج الجو إلى تشجيع المشاركة ، ولكن مع بعض القيود (انظر أدناه).

4. لا تدع أي شخص يهيمن

إذا كنت تقود الاجتماع ، فمن الطبيعي أن تتحدث أكثر.

بعد ، على الرغم من أنك لا تريد أن يسيطر شخص آخر على المحادثة. يمكن أن يجعل اللقاء مملاً. تذكر إعادة توجيه التعليقات والاتصال بالأشخاص الذين تعرف أنهم خبراء في المنطقة لنشر أحد المتكلمين القهريين.

على سبيل المثال ، عندما قدمت جين تعليقها الرابع وبدأت في البحث عن الخمس ، قطعتها بشكل جيد قدر الإمكان بقولها: "شكرًا جاين ، نحن نعرف موقفك. أود أن أسمع ما تقوله كارين. لم يكن لدى جيم وبوب حتى الآن فرصة للتحدث.

في بعض الأحيان ، سيتوجب عليك التحدث إلى جانيس مكتبك قبل اجتماع لتذكيرهم بأن نقطة التجمع كمجموعة هي مشاركة الأفكار مع الجميع وإذا هيمنت ، لن يكون الاجتماع ناجحًا. أو ، مباشرة بعد الاجتماع يعمل بشكل جيد أيضًا ، حيث سيكون لديك أمثلة جديدة إذا لزم الأمر.

الناس الذين أخذوا الوقت لحضور اجتماع يجلبون معرفتهم وخبرتهم يستحقون الفرصة للتحدث وتبادل آرائهم. كقائد ، يمكنك تعلم التحكم في السلوك الذي يقوض الاجتماع .

5. جعل العناصر القابلة للتنفيذ

كان الاجتماع الذي لا ينتهي بأي عمل مجرد مضيعة للوقت . إنه تفريغ معلومات ، وفي هذه الحالة لم يكن الاجتماع هو أفضل طريقة للمضي قدمًا. ينتهي اجتماع مثير ومثير بالأشياء التي يمكن للناس القيام بها أو القيام بها - إما لتعزيز أهدافهم الفردية أو أهداف الشركة أو ، على نحو مثالي ، كليهما. إذا لم يكن الأشخاص يتنقلون وهم يعرفون ما هي خطواتهم التالية ، فعندئذ فشل الاجتماع.

بالإضافة إلى وجود عناصر قابلة للتنفيذ ، يجب أن تكون هناك متابعة. يمكن أن يحدث هذا في اجتماع ثانٍ أو فردي ، لكن يجب أن يحدث. سيخفق الناس إذا كانوا يعلمون أن عناصر الحركة كلها معروضة للعرض.

الاجتماعات لن تحل أبداً محل الرحلات إلى ديزني لاند للإثارة ، ولكن يمكنك جعلها أكثر إثارة وإثارة للاهتمام وإنتاجية. قم بإجراء هذه التغييرات الخمسة وستجعل اجتماعاتك المملة المعتادة أكثر إثارة للأشخاص الذين يحضرون. وهذا أمر جيد لنجاح مؤسستك.