ما هو التيسير؟

استخدم التيسير لجعل الاجتماعات أكثر إنتاجية

تُعد عملية التيسير عملية يستخدمها المدربون ، وبناة الفرق ، والقائمين على الاجتماع ، والمديرين ، والمشرفين ، لإضافة المحتوى ، والعملية ، والبنية لتلبية احتياجات الفرد ، أو المجموعة ، أو الفريق. عموما ، يتم استخدام التيسير لمساعدة مجموعة من الناس على تحقيق الهدف المنصوص عليه في اجتماعهم.

يتمثل الدور الرئيسي للميسِّر في إضافة قيمة إلى جلسة أو اجتماع تخطيط مجموعة من خلال الحفاظ على المجموعة في المهمة والانتقال معاً في نفس الاتجاه.

كما يضمن الميسر أن يشارك كل عضو في المجموعة في الاجتماع.

تسهيل المجموعة

يتم توفير تسهيل المجموعات أو الفرق من قبل الموظفين الداخليين أو المستشارين الخارجيين الذين يتمتعون بالمهارات في:

• تقديم المحتوى والمعلومات ،
• تصميم وصياغة عملية تساعد المجموعة على تحقيق أهدافها ،
• توفير هيكل مناسب للاجتماع أو التدريب أو جلسة بناء الفريق أو أي حدث عمل آخر ، بحيث يتم إنجاز مهمة المجموعة في الجلسة ،
• تعزيز المسؤولية المشتركة عن نتائج الاجتماع ، و
• استخلاص الإجابات من المشاركين على الأسئلة وحل المشاكل.

التيسير الفردي

عندما يشارك الأفراد في العملية ، عادةً ما يكون السبب هو أن اثنين أو أكثر من الموظفين يواجهون نزاعًا أو خلافًا أو حاجة إلى وضع أهداف مشتركة أو هناك حاجة إلى استخلاص المعلومات من مشروع أو عملية أو خبرة. يمكن أن يوفر الميسّر الماهر البنية والمحتوى والعملية التي يحتاجها الموظفون الأفراد للتوصل إلى حل مرض متبادل لقضاياهم.

خصائص الأفراد الذين يقدمون التيسير

يُعد التيسير مهارة مكتسبة تأتي بشكل طبيعي جدًا للأفراد الذين يثبتون خصائص مثل:

• مهارات قيادة مجموعة قوية ،
• معرفة عميقة بعمليات وهياكل المجموعة ،
• معرفة المجموعة وديناميات الأشخاص وفهم الاتصالات اللفظية وغير اللفظية ،

• القدرة على تقديم محتوى التدريب وبناء الفريق بطريقة مبتكرة بطريقة تشجع المشاركة من حضور الجلسة ،
• التعاطف مع الناس وأوضاعهم ،
• مهارات قوية في الاستماع والتواصل ، و
• القدرة على تنظيم تدخلات المجموعة والأحداث لتحقيق النتائج المرجوة للمجموعة.

تحت قيادة ميسر ماهر ، يمكن للاجتماعات ، وجلسات بناء الفريق ، ودروس التدريب تحقيق نتائج غير ممكنة بدون قائد. ذلك لأن المشاركين في الفريق في المجموعة غالباً ما يفتقرون إلى المهارات والإذن والدعم اللازمين لتسهيل عمليات العمل الخاصة بهم بشكل فعال.

تجنب التنافس على المحادثات في الاجتماعات

غالبًا ما يكون من الصعب إقامة علاقات عمل فعالة مع الأشخاص في العمل. هذا هو المكان الذي يسهل فيه التيسير. يدير التيسير الجماعي الفعال في الاجتماعات تفاعل الأشخاص الصعبين الذين يجرون محادثات متنافسة.

تهدر المحادثات خارج الموضوع بين عضوين أو أكثر من أعضاء الاجتماع الوقت ، وتمنع تقدم المجموعة ، وتحد من مساهمات الأفراد في الفريق ككل. بالإضافة إلى ذلك ، فإن المحادثات المتنافسة في عدة مجموعات صغيرة ، حتى عندما تكون موضوعًا ، تحرم أعضاء الفريق من الأفكار التي يناقشها أعضاء الفريق.

وهذا يؤدي في نهاية المطاف إلى أفكار محدودة تنتج في الاجتماعات.

سواء كنت قائد الاجتماع أو مديرًا أو عضوًا في المجموعة ، يمكنك استخدام الأفكار التالية لإعادة المجموعة معًا عندما يجتمع أعضاء المجموعة أكثر من مناقشة واحدة في كل مرة.

إدارة المحادثات المنافسة

• استخدام الاتصال غير اللفظي: انظر بثبات إلى المشاركين للحظة. ارفعي حواجبك أثناء النظر ، أو قم بالإشارة إلى المشاركين. أوقف الشخص الذي لديه الكلمة لمدة دقيقة بينما ينضم المشاركون الآخرون إلى المجموعة. لا تخف من القيام بذلك - إنه جزء من وظيفة مدير أو قائد فريق للسيطرة على الاجتماعات.
• اطرح سؤالاً: اتصل بأحد أعضاء المجموعة المشاركين في المحادثة المتنافسة. مع ملخص موجز للمناقشة التي تحدث في الاجتماع ككل ، اسأل عن رأيه. اطلب منه / لها المشاركة بأفكارهم مع بقية الناس في الاجتماع .
  
  قل ، "أعتقد أننا جميعًا سنهتم بأفكارك حول هذه المسألة ، كيري." قد يكون هذا غير مريح بعض الشيء بالنسبة لك ، ولكنه يخدم غرضين: فهو يجمع المحادثة الجانبية في المحادثة الرئيسية ويسمح للجميع بمعرفة أن السلوك غير مسموح به.

• التدخل اللفظي: اطلب مباشرة من أعضاء المجموعة المشاركين في المحادثة المتنافسة أن ينضموا إلى المناقشة الجماعية ، دون استخدام السخرية أو الغضب. قل ، "أخشى أننا نفتقد الأفكار الجيدة عندما يتحدث الجميع في الحال. أعلم أنني لا أستطيع تتبع كل هذه الأفكار". بشكل عام ، من الأفضل استخدام هذا التكتيك كمحاولة ثانية أو ثالثة لسحب الناس إليه. إنه مباشر وفعال للغاية ولكن يمكن أن يحرج أعضاء الفريق.
• إنشاء إشارة جماعية: تشير إشارة المجموعة المشاركين إلى إجراء مناقشة واحدة في كل مرة. والإشارة التي تعمل بشكل فعال هي إنشاء علامة انتهاء غير لفظية متبوعة بإمساك إصبع السبابة الواحدة للإشارة إلى اجتماع واحد. إذا كانت هناك علاقة جيدة بين أعضاء الفريق ، يمكن أن تكون النكتة أيضًا أداة فعالة. جرِّب شيئًا مثل "Hey، John and Jane ، وتوقف عن محاولة التخطيط لاستحواذك على العالم والعودة إلى الاجتماع".

كلمة أخيرة حول التنافس على المحادثات في الاجتماعات

يقضي الناس جزءًا كبيرًا من أسبوع العمل في حضور اجتماعات العمل. إنها مسؤوليتك كمدير أو قائد اجتماع للتأكد من أن الموظفين يستغلون وقتهم بشكل جيد. تحافظ إدارة الاجتماعات الفعّالة على وقتهم ومن خلال التحكم في المحادثات الجانبية ، يمكنك ضمان بقاء الاجتماع في الموضوع وإصدار عمل جيد.