ما تحتاج إلى معرفته لإطلاق مشروعك بنجاح
1. يبدأ تنفيذ المشروع مع خطة
مهما كنت تقوم بتنفيذ ، فإنك تحتاج إلى خطة لنقل المشروع من "المشروع" إلى " العمل كالمعتاد" . نأمل أن يكون هذا قد تم توثيقه بالفعل أو على الأقل رسمه.
إنه جزء من المشروع الذي يقع بين تسليم المشروع وإغلاق المشروع على دورة حياة المشروع .
إذا لم يكن لديك خطة تفصيلية ، فقد حان الوقت الآن لتحديد كيفية انخفاض هذا الجزء من المشروع . بقية هذه المادة سوف تساعدك.
2. إشراك فريق العمليات
إذا لم تكن قد حصلت على العمل كالمعتاد أو الفرق التشغيلية بشكل كامل ، فابدأ هذه المشاركة الآن. هم ذاهبون لامتلاك الانتاج في المستقبل. إذا بنيت مكتبًا ، فسيعملون فيه. إذا صممت تطبيقًا على الهاتف الذكي ، فسيتم بيعه والتعامل مع شكاوى العملاء.
يجب أن يكونوا مستعدين لتلقي كل ما يقدمه مشروعك لهم.
نصيحة إضافية: قم ببناء الثقة مع الأشخاص المناسبين في وقت مبكر من المشروع وسيقوم بالدفع عند هذه النقطة.
3. إعداد مواد التدريب الخاصة بك
سيكون من الرائع إذا كان مشروعك يقدم شيئًا بديهيًا بحيث لا يحتاج أحد إلى التدريب على كيفية استخدامه ، ولكن هذا نادرًا ما يحدث مع المشروعات المعقدة التي نعمل عليها اليوم.
إذا كان هذا تحسينًا صغيرًا لنظام قائم ، فيمكنك الحصول على بريد إلكتروني مختصر للمستخدمين ولقطة شاشة لما سيبدو مختلفًا عند تسجيل الدخول غدًا.
أي شيء أكثر من ذلك ، وسوف تحتاج إلى وضع بعض المواد التدريبية الخطيرة لمساعدتهم على السيطرة عليها.
نصيحة إضافية: تأكد من وجود أشخاص مبطنة لتقديم التدريب . إذا كنت تسير في طريق التدريب "المباشر" (أو حتى التدريب الذاتي عبر الإنترنت - ما زلت بحاجة إلى شخص لتسجيل المواد) يجب عليك التحقق من توافرها. من الناحية المثالية ، لا ينبغي عليك تقديم التدريب بنفسك كمدير للمشروع.
4. جدول الوقت الكافي للتدريب
التدريب ، هذا بعد ظهر اليوم ، أليس كذلك؟ يمكننا توفير التدريب على الصحة والسلامة للموظفين الجدد في استراحة الغداء ، حسناً؟
لا! تحدث إلى بعض الأشخاص في فرق الموارد البشرية الخاصة بك وتعرف على الوقت الذي يستغرقه تقديم التدريب الجيد. أضف إلى ذلك حقيقة أنك قد تضطر إلى إدارة دورات وجهًا لوجه عدة مرات للسماح للأشخاص الذين يعملون على نوبات مختلفة أو خارج العمل أو المشاركة في شيء بالغ الأهمية بحيث لا يمكنهم حضور التدريب في ذلك اليوم ، ويمكنك انظر كيف يتوسع وقت التدريب بسرعة.
تحتاج مع ذلك ما تحتاجه. تبخل على التدريب ولن تحصل على عائد الاستثمار من الاستخدام في النتيجة النهائية. بسيط.
5. التواصل والتواصل والتواصل
هل يعرف الجميع ما الذي سيحدث في يوم الذهاب؟ إذا لزم الأمر ، قم بإعداد خطة العد التنازلي التي توثق عمن يفعل كل ساعة. لقد استخدمناها بنجاح في عمليات تنفيذ البرامج الكبيرة حيث توجد عدة خطوات وفرق تشارك في تشغيل التقنية الجديدة وتشغيلها.
على سبيل المثال ، يحتاج فريق البنية التحتية إلى التأكد من أن الجهاز جاهز ومرت خلال الفحوصات النهائية. ثم يقوم فريق النظام الأساسي بإعداد البيئة ويأخذ النسخ الاحتياطية الضرورية. يقوم فريق التطبيقات بعملية التثبيت ، ومن ثم هناك ترحيل للبيانات يحتاج إلى تسجيل دخول المستخدم. يمكنك أن ترى كيف أن العديد من الأجزاء المتحركة يمكن أن تسبب مشاكل إذا لم يكن هناك نهج واضح خطوة بخطوة لتشغيل اليوم الكبير.
6. ترتب المستندات الخاصة بك
سوف تشكل وثائق مشروعك الأساس لما يبحث عنه الناس في المستقبل لمعرفة ما يحتاجون إلى معرفته حول ما حدث.
تأكد من أرشفة وترتيب أي وثائق متعلقة بالمشروع بما في ذلك سجلات المشروع ، وأي تقارير مشروعات تعرض التاريخ والقرارات الرئيسية. قد يحتاج الناس إلى الرجوع إليها في المستقبل.
7. هل إدارة التغيير
أو العمل مع شخص سيقوم بذلك ، إذا كان لديك قادة إداريين مؤهلين أو مدير تغيير الأعمال في الموظفين.
تعد إدارة التغيير في المشاريع عاملاً رئيسيًا في التأكد من حصولك على فوائد الأعمال التي تتوقعها. يمكن أن يساعد في تضمين العمليات أو المنتجات الجديدة ومنع الأشخاص من العودة إلى طرق العمل القديمة.
8. تحقق من نقل المعرفة
حسنًا ، لن تجعل مكتب خدمات تكنولوجيا المعلومات يعمل على إجراء اختبار على مشروعك أو أي شيء ، ولكن ضع بعض الوقت والجهد جانباً للتحقق من أنهم قد اتخذوا بالفعل المعرفة التي قمت بنقلها لهم.
يمكنك القيام بذلك عن طريق التمسك بالأسبوع الأول من البث المباشر ، أو إشراكهم في التعامل مع المشاريع ، أو حتى السماح لهم بتشغيل كامل التنفيذ.
كن هناك إذا كنت بحاجة إليك ، وتحدث إلى إدارة تلك الفرق للتحقق من أن كل شخص يشعر بالثقة قبل الابتعاد.
9. لا تنس البيانات
سواء كنت تقوم بتنفيذ شيء جديد أو ترقية شيء ما ، ستكون هناك بيانات تنظيمية تشارك بطريقة ما. إذا كان عليك نقل البيانات من مكان واحد أو من نظام إلى آخر ، فخطط لذلك (وكيف ستتحقق من كل ذلك جعله موافقًا). إذا كنت تقوم بإنشاء مصادر بيانات جديدة - سواء أكانت موقعًا جديدًا للمكتب أو منتجًا للبرامج - فتأكد من أنه يمكنه تغذية البيانات مرة أخرى إلى الأنظمة الرئيسية للشركة كما هو مخطط لها.
في كثير من الحالات ، يكون الاختبار النهائي في البيئة المباشرة. اجعل الفريق الفني ومحللي البيانات على أهبة الاستعداد في حالة عدم نجاح الأمور تمامًا كما كنت تأمل.
10. خطة الخروج الخاص بك
أنت لا تريد أن تكون جزءًا من هذا المشروع إلى الأبد ، لذلك عليك أن تعرف أنه يمكنك الخروج بأمان. والفكرة هي أن تجعل الاستغناء عنك حتى يمكنك الانتقال بسهولة إلى مشروع جديد. بمجرد أن يتمكن فريق العمل المعتاد من الوقوف بنفسه ، لن تكون هناك حاجة إليه بعد الآن. خطة لجعل ذلك يحدث في أسرع وقت ممكن!