غالبية هذه المرافق مزودة بمعدات مخصصة وموظفين يستجيبون للمكالمات الواردة ، لكن البعض يستجيب للمكالمات الصادرة.
تتعامل مراكز الاتصال الواردة أيضًا مع مكالمات البيع ولكنها تستخدم أيضًا لخدمة العملاء ودعم العملاء. إذا قمت بشراء منتج أو خدمة من شركة كبيرة ، أو إذا كنت بحاجة إلى مساعدة في هذا المنتج ، فستتعامل على الأرجح مع ممثل خدمة العملاء في مركز اتصال. وغالبًا ما يكون وكلاء مراكز الاتصال هؤلاء "وجهًا" للشركة لعملائها.
أغراض مراقبة مركز الاتصال
يقوم مديرو مراكز الاتصال بمراقبة مراكز الاتصال فيما يتعلق بالأداء والجودة وتعيين مقاييس مؤشر الأداء الرئيسي (KPI) لهم. تتضمن مشكلات الأداء مقاييس مثل مدى سرعة وصول المتصل إلى مركز الاتصال ومدى سرعة وصوله إلى وكيل ، ومدى سرعة حل مشكلته وإغلاق المكالمة ، ومدة انتظار الانتظار أثناء المكالمة. تقاس هذه المقاييس عادة بنظام هاتف موزع المكالمات التلقائي (ACD) وتناقش في مكان آخر.
مشكلات الجودة التي تستدعي مديري المركز تعيين مقاييس KPI لتضمين عامل المجاملة والقدرة على اتباع الإجراءات. عادة ما يتم قياس هذه البرامج من خلال برامج مراقبة جودة مركز الاتصال ، ويتم شرحها بالتفصيل أدناه.
مراقبة جودة مركز الاتصال
يتم إجراء معظم مراقبة جودة مركز الاتصال من قبل الأشخاص بدلاً من البرامج.
يتحسن برنامج التعرف على الكلام لكنه لم يصل بعد إلى النقطة التي يفضل فيها على شاشات المراقبة البشرية.
قامت بعض الشركات بإنشاء مراكز الاتصال الخاصة بها دون تضمين برنامج مراقبة الجودة. هذا قصير النظر. تعد المعلومات التي يتم الحصول عليها من خلال مقاييس برنامج مراقبة مركز الاتصال ضرورية للتشغيل الفعال من حيث التكلفة لمركز الاتصال واستلام تعليقات العملاء الحيوية على الجودة والأداء والخدمة.
خيارات مراقبة الجودة
يتعين على الشركة أن تقرر ما إذا كانت ستراقب أداء جودة ممثلي مراكز الاتصال الخاصة بها باستخدام موظفيها أو تعيين شركة خارجية للقيام بالمراقبة. حتى عندما يكون لدى الشركة قسم جودة داخلي لتكملة مديري الفريق في مركز الاتصال ، فمن الأفضل استئجار شركة خارجية للقيام بمراقبة الجودة. يوفر هذا الرصد الخارجي بيانات إضافية تفيد بأن مديري الفريق ليس لديهم الوقت الكافي لإنتاجه.
يفضل وجود شركة خارجية تقوم بمراقبة جودة مركز الاتصال الخاص بك نظرًا لأن الشركة الخارجية تعتبر أكثر موضوعية ، فهي متخصصة ، فهي توفر للموظفين إمكانية التقاط قياسات ذات دلالة إحصائية أسرع ، كما أنها تجلب منظور الطرف الثالث.
- الموضوعية - عندما يتم الرصد من قبل مجموعة جودة داخلية أو من قبل قائد الفريق ، يتساءل ممثلو مراكز الاتصال عما إذا كانت النتيجة التي يتلقونها من ذلك العضو قد تكون متحيزة من خلال تفاعلات أخرى داخل الشركة. إنهم يقلقون ، على سبيل المثال ، من أن مراقب الجودة قد يمنحهم علامات أقل بسبب الخلاف الذي حصلوا عليه في غرفة الغداء الأسبوع الماضي. أو أن المشرف لديه المرشح لمن يعطي علامات أعلى. عندما يتم إجراء المراقبة والتصنيف من قبل أشخاص مجهولين ، فإن أيا من هذه التحيزات المحتملة لا يؤثر على النتائج.
- أسرع - عندما يكون المشرفون مسؤولين عن مراقبة المكالمات التي يتلقاها الموظفون ، فإنهم غالباً ما يرصدون عددًا أقل من مكالمتين أو ثلاثة مكالمات في الشهر. شركة خارجية لمراقبة الجودة قادرة على تلبية اتفاقيات مستوى الخدمة (SLA) التي تراقب من أربع إلى ثماني مكالمات لكل موظف كل أسبوع. ينتج عن ذلك مقاييس أكثر دقة بسرعة أكبر.
- المنظور - يمكن لشركة خارجية في كثير من الأحيان تقديم نظرة ثاقبة للمشاكل والمشاكل الأساسية التي يكشف عنها رصد الجودة التي لا يستطيع فريق الجودة الداخلي رؤيتها لأنها قريبة جدًا من المشكلات.
عملية مراقبة الجودة
- طوّر "بطاقة قياس الأداء" التي سيتم استخدامها لقياس المقاييس الشخصية ، مثل مجاملة العملاء. تأكد من حصولك على مدخلات من جميع أصحاب المصلحة ، بما في ذلك الموظفون الذين سيتعاملون مع المكالمات.
- استمع إلى المكالمات. عادة ما يتم تسجيل المكالمات في حالة وجود أي اختلاف في الرأي حول التهديف أو لتعزيز نقاط التدريب. يمكن لجهاز مراقبة الجودة الاستماع إلى المكالمات الحية ، عند حدوثها ، أو الاستماع فيما بعد إلى المكالمات المسجلة. المفضل الأول.
- يسجل المكالمة بناء على بطاقة النقاط التي تم تطويرها في بداية البرنامج. ثم يتم إتاحة هذه النتائج لإدارة الشركة لمعرفة ما إذا كانت تحقق أهدافها (KPI) وبالتالي يمكنها اتخاذ الإجراء المناسب.
- إن تحليل البيانات للعشرات يخبر الإدارة عن مدى جودة أدائها ، وما يجري بشكل جيد ، وحيث يحتاج الأمر إلى مزيد من التدريب. ويمكنه أيضًا إبراز المواضع التي يلزم فيها إجراء التغييرات على النصوص البرمجية التي يتبعها فريق المبيعات أو الإجراءات التي يستخدمها فريق الخدمة. فعل الحق ، فإنه يوفر معلومات ممتازة عن "صوت العميل" التي تعتبر حاسمة لبرنامج رضا العملاء في الشركة.
- حدد عينة من المكالمات لاستخدامها في معايرة علاماتك. كل من يشارك في التسجيل يحتاج إلى تقييم نفس المكالمة بشكل دوري ومقارنة النتائج للتأكد من توحيد التسجيل.
الحد الأدنى
من خلال مراقبة عدد مهم من الناحية الإحصائية من المكالمات ، وسجلها مقابل بطاقة قياس معايرة ، وتقديم هذه البيانات إلى جميع المعنيين ، يمكن للشركة تعظيم قيمة مركز الاتصال وموظفي مركز الاتصال.