قائمة المهام التي تعمل

كيفية استخدام قائمة المهام الخاصة بك للقيام بالمزيد فعلاً والشعور بالتحسن

لقد قمنا جميعًا بعمل قوائم. بطريقة ما ، لا يبدو أن هناك ما يكفي من الساعات في اليوم لإنجاز كل الأشياء في قائمة المهام الخاصة بك. هنا هو نظام يعمل - ويمكن أن يعمل لك أيضا.

القائمة ليست كافية

لا يكفي جعل "قائمة الأشياء الواجب القيام بها". عليك أن تقوم بتصنيفهم يجب أن تعرف المهام الأكثر أهمية حتى يمكنك التركيز عليها. ثم عليك تخصيص الموارد لهذه العناصر ، وقياس التقدم المحرز ، ومكافأة نفسك على نجاحاتك.

تصنيف

أدرج جميع عناصر المهام في جدول بيانات ، على الرغم من أنه يمكنك أيضًا تنفيذها على الورق. يمكنك أيضًا وضعها على جهاز الكمبيوتر أو الهاتف الذكي أو كتابتها على تقويمك أو إدخالها في برنامج إدارة الوقت.

الخطوة الأولى هي سرد ​​كل ما عليك القيام به. ثم قم بتعيين ترتيب لها بحيث يمكنك التركيز على العناصر الهامة .

استخدم تصنيف A ، B ، C. قائمة A هي الأشياء التي يجب أن أقوم بها اليوم قبل أن أغادر. قائمة B هي الأشياء التي تحتاج إلى إنجازها ، ولكن ليس بالضرورة اليوم. أخيراً ، قائمة C هي الأشياء التي تحتاجها لإيجاد الوقت للقيام بها في وقت قريب.

قد تكتشف بسرعة أن الأشياء على قائمة C ، وحتى B- قائمة ، فقط لا تحصل على القيام به. في موقف مدير العمليات منذ عدة سنوات ، وجدت نفسي أكثر إحباطا مع قائمة بلدي. لم أكن لا أستطيع أن أتجاوزها كل يوم ، كما كنت دائما من قبل ، لكن قائمة A ظلت تنمو. وذلك عندما اكتشفت ما كان علي القيام به لأقوم بعمل قائمة المهام الخاصة بي ، وقمت بتطوير نظام يعمل.

إدارة الوقت

لم يكن يكفي أن نعرف ما هو مهم ؛ ما الذي جعل من القائمة A. أنا أيضا بحاجة إلى معرفة كم من الوقت سيستغرق وكم من الوقت كان لي لتكريس لهم. لقد أضفت عمودًا إلى قائمة المهام الخاصة بي بالوقت المقدر الذي يجب أن تستغرقه كل مهمة وعمود مجاور مع الإجمالي التراكمي.

ثم قمت بعمل دراسة بسيطة. كما فعلت كل مهمة كتبت ما فعلته وأوقات البداية والنهاية. ظللت على مدار يوم كامل. ثم كررت ذلك بعد بضعة أسابيع في يوم آخر. لم يكن مسحًا شاملًا بأي طريقة ، ولكنه أعطاني بعض البصيرة. باعتباري مدير العمليات ، فإن الكثير من يومي تم تناوله من خلال مقاطعات - التعامل مع الأحداث التي وقعت ، والأزمات التي ظهرت ، أو المشاكل التي كان لا بد من حلها. في المتوسط ​​استهلكت هذه الانقطاعات أربع ساعات في اليوم. بما أنني أعمل عادةً لمدة عشر ساعات ، فقد تركتني ست ساعات في اليوم للأشياء المدرجة في قائمة المهام الخاصة بي.

كل ليلة ، قبل أن أغادر المكتب ، أقوم بتحديث قائمة المهام الخاصة بي. أود أن أحذف الأشياء التي أكملتها أو قمت بتفويضها أو خفضتها ، وأضف الأشياء الجديدة التي ظهرت ، وأعد ترتيب الأولويات للحصول على أهم المهام في الأعلى ، وتعيين الوقت المقدر لكل منها. ثم أنزل القائمة إلى علامة لمدة ست ساعات وارسم خطًا. أصبح هذا هدفي لليوم التالي.

كافئ نفسك

في معظم الأحيان ، سقط هذا الخط في مكان ما على قائمتي. نادرا ما كان في أي مكان بالقرب من القاع. ومع ذلك ، كان هذا هدفي. إذا ضربت أو تجاوزت الخط ، ذهبت إلى البيت وأنا أشعر أنه كان يومًا ناجحًا وناجحًا.

بدلاً من التغلب على الأشياء التي لم أتمكن من الوصول إليها ، أدركت نجاحي عندما التقيت أو هدفت إلى تحقيق هدفي. في اليوم التالي ، كان علي أن أبدأ من جديد وأصل إلى الهدف الجديد ، لكنني فعلت ذلك من منظور البناء على النجاح السابق وليس من الإحباط المستمر لأن يكون لدينا المزيد للقيام به أكثر مما كان لدي الوقت لإنجازه.

أنت في حاجة الى نظام

لكي تكون ناجحًا ، عليك تطوير نظام لإدارة وقتك حتى تتمكن من إنجاز المزيد في الوقت المتاح لديك. إذا كان خطك المستهدف في قائمة المهام الخاصة بك دائمًا بالقرب من القمة ، سيبدأ رئيسك في العمل بحثًا عن شخص آخر يمكنه العمل قليلاً في القائمة كل يوم. يمكنك الاطلاع أدناه على بعض الموارد لمساعدتك في تحسين إدارة الوقت.

إدارة هذه القضية

أدرج المهام التي عليك القيام بها. حدد الأولويات المهمة ، وليست عاجلة فقط.

ضع خطة لما يجب إنجازه كل يوم. العمل نحو تلك الخطة. كافئ نفسك عندما تقابل أو تهزم هدفك.