مع مجموعة فعالة للصحافة ، يمكنك أن تبرز حقا.
ربما تكون قد سمعت مصطلح "مجموعة أدوات صحفية" يتم استخدامه في وكالات الإعلان والعلاقات العامة ، وربما تكون قد استلمت مجموعة أدوات صحفية لشيء ما. على الرغم من أن شكل ووظيفة مجموعة المواد الصحفية يمكن أن يختلفان اختلافاً كبيراً بحسب الصناعة ، إلا أن التعريف المقبول لأحدها هو:
"مجموعة من المواد الترويجية المقدمة لأعضاء الصحافة لإطلاعهم ، خاصة حول منتج أو خدمة أو مرشح."
هذا هو المصطلح الواسع على الرغم من ذلك ، وإذا كان هذا هو كل ما عليك القيام به ، فلن تقوم بإنشاء مجموعات صحفية لها التأثير الذي من المفترض أن تقوم به.
لذا ، دعونا نلقي نظرة أعمق قليلاً على المكونات الفعلية التي يمكن أن تشكل مجموعة أدوات صحفية ، وكيفية تجميع واحدة تعطي منتجك أو خدمتك أفضل فرصة للدعاية المجانية ، والمعروفة أيضًا باسم الوسائط المكتسبة. إذا قمت بعمل مجموعة أدواتك الصحفية بشكل صحيح ، فسترى عائدًا أكبر بعدة مرات من استثمارك الأولي ، خاصة إذا حصلت المجموعة على وقت بثك على المنتج أو الخدمة على محطات الأخبار أو نشرات رائعة عبر الإنترنت وفي المجلات.
خلق صحافة عدة الخاصة بك
لا يوجد أي كتاب للقاعدة حول إنشاء مجموعات المواد الصحفية التي تنص على المكونات التي يجب عليك تضمينها. تختلف أطقم الأدوات الصحفية الخاصة بك بناءً على ما تستخدمه PR للترويج له ، ونوع المكان الذي ستوزع فيه مجموعة أدواتك الصحفية. يتم إرسال معظم مجموعات المواد الصحفية بالبريد ، غالبًا إلى الأشخاص الذين لديهم مساعدين إداريين ، وتتمثل مهمتك في إنشاء مجموعة أدوات صحفية مثيرة للاهتمام بما يكفي لتجاوز هذا الشخص. المحتوى والعرض ، يهمان كثيرًا.
لذا ، فإن ما تقوم بتضمينه هو قرار هام للغاية لأن مجموعة المواد الصحفية هي طريقة سهلة لوضع الأضواء عليك أو لعملك.
يمكنك حتى التفكير في الأمر على أنه أكبر تجميع لأشكال شركتك ، لأنك تقوم بتجميع المعلومات التي تريد أن يعرفها الإعلام عنك وعن منتجاتك وخدماتك في حزمة واحدة مرتبة. بعد قولي هذا ، فإن المكونات الرئيسية لمجموعة الأدوات الصحفية التي ستحتاج إلى النظر فيها هي:
1. البيان الصحفي
الإعلان الصحفي لمجموعتك الصحفية يعلن عن الفكرة بأكملها.
إذا كان لديك منتج جديد ، فستساعدك مجموعة أدوات الطباعة في تقديمه. إذا اندمجت شركتك مع شركة أخرى ، فإن المجموعة الصحفية تطلقها.
يمكنك تضمين عدة نشرات صحفية في مجموعة أدواتك الصحفية ، أو يمكنك إصدار بيان صحفي قبل خروج المجموعة. على سبيل المثال ، قد تحتوي المجموعة الصحفية للعروض التجارية على بيان صحفي لدمج شركة ، وثلاثة إصدارات صحفية جديدة للمنتج ، وبيان صحفي يعلن عن رئيس تنفيذي جديد.
كلمة تحذير؛ لا تحزم مجموعة أدواتك الصحفية بأكثر من بيان صحفي لمجرد أنه يمكنك ذلك. إذا كنت ترسل مجموعة أدوات صحفية إلى محرر ، فستحتاج إلى بيان صحفي واحد فقط. إذا كنت توزع أدواتك الصحفية في أحد المعارض التجارية ، فإن العديد من البيانات الصحفية داخلها ليست شائعة. لكن تذكر ، كلما ضمنت أكثر ، كلما زاد عملك الذي تقوم به. تريد أن تجعل مهمتهم سهلة قدر الإمكان.
2. رسالة موجزة / جدول المحتويات
هذا مفيد بشكل خاص لأي نوع من الأدوات الصحفية التي تضمنت الكثير من العناصر المختلفة ، ولكنها لا تقل أهمية. يمكن توجيه خطابك إلى وسائل الإعلام وشكرهم على اهتمامهم بشركتك ، وبعد ذلك يمكنك تقديم ملخص لما تم تضمينه.
تأكد من إدخال اسم جهة الاتصال الخاصة بك لوسائط الاتصال ومعلومات الاتصال الخاصة بك ، واضبط على هذه الصفحة حيث أنها ستكون أول من يراه.
تساعد كل هذه العناصر المحتوى الخاص بك معًا وتشعر بتنظيمًا أكثر من الأوراق والعينات المحشوة عشوائيًا في مجلد.
3. كتيب
يستخدم محترفو العلاقات العامة مجموعات المواد الصحفية للإعلان عن منتج جديد ، ولكن يمكنك أيضًا تضمين الكتيب الخاص بك. الكتيبات مفيدة بشكل خاص لشرح منتجك أو خدمتك خارج بيان صحفي بسيط. إنه شيء واحد لإنشاء مجموعة أدوات للصحافة لنوع جديد من الوجبات الخفيفة الصحية ؛ إنه شيء آخر تمامًا لإنشاء مجموعة أدوات صحفية تجمع منتجًا ماليًا جديدًا في سوق الاستثمار.
بالنسبة لمجموعة أدوات عرض تجارية ، يمكنك تضمين عدد من الكتيبات التي تعطي المحرر / المراسل كمية كبيرة من المعلومات حول منتجك / خدمتك. يساعدهم ذلك على تحديد ما إذا كانوا يريدون تغطية ما تعرضه مقابل التعرض المجاني للوسائط.
4. عينات المنتج
إذا كان منتجك صغيرًا بما فيه الكفاية ، ويمكنك القيام بذلك ، فيجب وضع عينة داخل مجموعة الأدوات الصحفية.
هذا يعطي المحررين والمراسلين الفرصة لاختبار المنتج من تلقاء أنفسهم ، وإعطائه إبداء إعجاب حقيقي أو الإبهام.
إذا كان منتجك كبيرًا جدًا وكنت ستجري عرضًا توضيحيًا في منشأتك ، فعليك بتضمين هذه المعلومات حتى يتمكن المحرر / المراسل من الوصول إلى موقعك والحصول على منتجاتك. أو إذا كان عرضك التجارى هو عرض تجريبي ، فهذه طريقة أخرى رائعة لمنح عدد كبير من المحررين والمراسلين من جميع أنحاء البلاد طريقة لرؤية منتجك في العمل.
إذا كان بإمكانك إرسال عدد قليل من العينات فقط ، قم بإنشاء بريد إلكتروني على عدة طبقات. قد تتكون الطبقة العليا من خمسة إلى عشرة توقعات ، لكنها ستكون الأكثر أهمية. انهم يتلقون البند الفعلي. المستويات الأخرى تحصل على أقل ، بناء على تأثيرها. قد يحصل البعض ببساطة على بطاقة بريدية أو رسالة تغطي المعلومات الأساسية.
5. التغطية الصحفية السابقة
إذا كنت قد تلقيت تغطية إعلامية مجانية من قبل ، فيمكنك تضمين ورقة تفصّل تلك المنافذ الإعلامية. تود بعض الشركات تضمين نسخ من المقالات المكتوبة عنها في المجموعة الصحفية ، والتي تضيف مستوى من المصداقية للحملة. فقط لا تسرف. إن الإعلان عن النجاحات الماضية شيء واحد ، لكن جلسة التفاخر مثيرة.
إذا كنت تستخدم المقالات ، فستكون بعض الصفحات أكثر من محتوى كافٍ لمجموعتك الصحفية. حدد ما إذا كانت ورقة بسيطة تحدد هذه المنافذ ستخدم بشكل أفضل أدواتك الصحفية والمحرر / المراسل.
6. ورقة الحقائق
يمكن أن يكون هذا إضافة رائعة إلى مجموعة الأدوات الصحفية لأنه يفصّل الميزات والفوائد ومعلومات أخرى محددة بطريقة تعلّم المراسل أو المحرر عن شركتك و / أو منتجاتك ذات النتائج السريعة للمعلومات. يمكن استخدام صحائف الوقائع من أجل إطلاق المنتجات ، ومجموعات المواد الصحفية حول التعيينات الجديدة ، والمؤتمرات الصحفية وغيرها من المجالات التي ترغب في إعطاء محررها الحقائق الأساسية التي قد يرغب في استخدامها كلمة للكلمة.
7. خلفية الشركة
يمكن أن تكون كتابة صفحة سجل الشركة ذات قيمة للأدوات الصحفية الحالية والمستقبلية. تفاصيل هذه الخلفية بدايات شركتك. من حيث كنت ، إلى أين أنت ذاهب ، وخططك للتوسع وتطوير المنتج. تأكد من تحديثها بالإنجازات الأخيرة والأخبار الجيدة الأخرى في سجلك.
8. السير التنفيذي
سواء كان ذلك الرئيس التنفيذي الجديد أو مسؤول العلاقات العامة الجديد أو عضو جديد في مجلس إدارتك ، فهذا هو المكان المناسب لإطلاع الناس عليه.
توفر السير التنفيذية ، إلى جانب الصور عالية الدقة ، للمحررين المعلومات الأساسية التي تمس الحاجة إليها حول الأشخاص الذين يقفون وراء الشركة. تقوم بعض المنشورات بطباعة كلمة حيوية لكلمة ، لذا اكتب السيرة الذاتية في وجهة نظر الشخص الثالث بدلاً من وجهة نظر الشخص الأول. وغني عن القول ، تأكد من أن السير دقيقة وحديثة. قد يكون من المحرج تضمين معلومات الاتصال الخاصة بالأشخاص الذين توقفوا عن العمل أو تم التخلي عنهم.
9. ورقة الاقتباس والأسئلة الشائعة
يجب أن تكون معلومات الاتصال الخاصة بمستخدم الوسائط سهلة للغاية بالنسبة لأي محرر للعثور على أسئلة إضافية حول المجموعة الصحفية الخاصة بك. ولكن يمكن أيضًا استخدام ورقة اقتباس (تتضمن اقتباسات مباشرة من الأشخاص في شركتك) لمنح اقتباسات المحررين التي يحتاجونها لإكمال مقالة دون تعقب شخص العلاقات العامة للشركة.
يمكن لهذه الورقة تقديم عروض أسعار من المديرين التنفيذيين ، ومطوري المنتجات ، وحتى الاتصال بالعلاقات العامة. يمكن لورقة واحدة من علامات الاقتباس الإجابة عن الأسئلة الأكثر وضوحاً التي يحتمل أن يكون لها محرر ، ويمكن وضعها في صيغة مهنية وغنية بالمعلومات. تريد أن يكون كل عرض سعر جيدًا على الورق نظرًا لأن هذا الاقتباس سيستخدم على الأرجح بشكل حرفي في الطباعة.
10. صور عالية الدقة على محرك أقراص فلاش
هل الصور ذات صلة بمجموعة المطبوعات؟ إذا كان الأمر كذلك ، فتأكد من أنها صور عالية الدقة مخزنة على جهاز وسائط مفيد للغاية مثل محرك أقراص محمول أو قرص مضغوط / قرص DVD.
يمكنك أيضًا تضمين صور عالية الدقة على موقع الويب الخاص بك لتنزيل الوسائط أيضًا. فقط تأكد من تضمين الرابط المباشر لمعرض الصور الخاص بك في المواد الصحفية الخاصة بك.
11. الأقراص المضغوطة وأقراص DVD ومحركات الأقراص المحمولة والبرامج ومقاطع الفيديو
يمكن أن تكون هذه المواد مكلفة عند إنشاء مجموعات المواد الصحفية بأعداد كبيرة. هل هم مطلوبون؟ ليس دائما. لكن مدى تأثيرها يعتمد على التغطية التي تبحث عنها.
إذا كنت بصدد إنشاء مجموعة أدوات صحفية للفرقة الموسيقية ، فسيوفر لك القرص المضغوط التجريبي أو رابط لموسيقى قابلة للتنزيل مزيدًا من الأميال في مجموعة أدوات صحفية بدلاً من إصدار بيان يعلن عنها. إذا كنت تحاول الحصول على تغطية لألعاب الفيديو الخاصة بشركتك ، فإن القرص المضغوط الذي يحتوي على العديد من الإصدارات التجريبية للعناوين الجديدة هو طريقة أفضل بكثير للحصول على اهتمام محرر أكثر من خمسة إصدارات صحفية . إذا كنت قد فتحت للتو منشأة تصنيع جديدة وكنت ترسل موادك إلى المحررين / المراسلين على مسافة بعيدة للسفر للقيام بجولة ، يمكن لقرص الفيديو الرقمي تقديم جولة بالفيديو للمنشأة. وبالطبع ، مع تطور التكنولوجيا ، يجب أن تكون مجموعاتك الصحفية كذلك. يمكنك تضمين رمز الاستجابة السريعة الذي يرسل الأشخاص إلى موقع ويب فريد ، مع تخصيص رسالة مخصصة لهم فقط.