استراتيجيات الاجتماع للتعامل مع أسئلة الموظف
ولكن يمكن أن يكون العكس صحيحًا أيضًا: بدء محادثة إيجابية ودعوة الآخرين للانضمام إليها ويمكن أن تكون النتيجة لقاءًا مثمرًا مع كل شخص يمشي بعيدًا ليشعر أن الاجتماع كان يستحق وقته.
واحدة من أكبر الشكاوى حول اجتماعات العمل هو أنها غالباً ما تكون غير ضرورية وتضيع وقت عمل قيم. تأكد من أنك تذكر بوضوح الغرض من اجتماعك ، وقم بضبط مقدار الوقت الذي ستخصصه للاجتماع (بالإضافة إلى أي مناقشات مفتوحة) ثم التزم بمواضيع الاجتماع والمدة المخطط لها. قد ترغب أيضًا في جعل الاجتماعات أكثر إثارة للاهتمام مع اجتماع كاسحة الجليد أو نشاط الإحماء .
في ما يلي إستراتيجيات للتعامل مع الموظفين الذين يطرحون أسئلة خلال الاجتماعات التي لا تريد الإجابة عنها على الفور ، أو أنك لا تريد أن تتناولها في أي وقت خلال الاجتماع.
متى تعمل على سؤال على الفور
إذا كان السؤال في الوقت المناسب وعلى أساس المهمة وكنت تشعر أنه يجب معالجته ، فقم بالإجابة عنه على الفور - ولكن باختصار - ثم قم بالمتابعة بالقول أنك ستتلقى المزيد من الأسئلة في نهاية الاجتماع إذا كان لديك وقت.
ادعم تصريحك بأنك تنتقل بلغة الجسد. انظر إلى ملاحظاتك أو انتقل إلى مواجهة السبورة ، وما إلى ذلك. عن طريق كسر اتصال العين للحظات ، فأنت تظهر أنك تتحرك. إذا نظرت إلى الجمهور (خاصة مع الحواجب المرتفعة) ، فربما ترسل إشارة تفيد بأنك تركت المزيد من الأسئلة.
إذا كان الجمهور سلبيًا أو معاديًا ، فعليك بالاعتراف بمخاوفهم ولكن بطريقة غير مباشرة فقط. خذ بعض الوقت لشرح أنك تفهم وتشاطر مخاوفهم ولكن إذا ابتعدت عن الموضوع فلن يتم إنجاز أي شيء. اقترح على الأشخاص كتابة أسئلتهم في وقت لاحق ، أو الترتيب للاجتماع معك بشكل خاص حيث يمكنك مناقشة مخاوفهم بمزيد من التفصيل.
الإجابة عن سؤال واحد تأتي في متناول اليد لأنها:
- يسمح لحامل الاجتماع بمعالجة شيء ربما لم يفكر فيه ؛
- يرسل رسالة بأنك تستمع إلى جمهورك.
- من خلال طرح سؤال واحد فقط ، يمكنك أيضًا إرسال رسالة تفيد بأنك لا تزال تتحكم في الاجتماع ولكنك تهتم بما يفكر فيه الحاضرون.
كيف تأجيل بسلاسة سؤال
إذا تم التطرق إلى السؤال المطروح في وقت لاحق من الاجتماع ، فقال "هذا سؤال جيد وسنبحثه بعد قليل".
إذا كان السؤال الذي يتم طرحه خارج الموضوع ولن تتم معالجته في الاجتماع ، فقم بإعطاء مجموعة من الإرشادات المحددة لحلها. إذا كنت ببساطة ترفض الإجابة عن سؤال أو إصدار حكم ، "هذا ليس الهدف من هذا الاجتماع" ، فقد ينتهي بك الأمر بإرسال رسالة خاطئة إلى موظفيك: الإدارة لا تهتم.
طريقة أخرى لتأجيل الأسئلة التي لن يتم الحديث عنها في الاجتماع هي أن تطلب من الشخص أن يجتمع بك (أو أي عضو آخر مناسب في الإدارة) بشكل خاص لمناقشة مخاوفه بمزيد من التفصيل.
قد تقترح (إذا كان ذلك مناسبًا) أن السؤال مهم بما يكفي لتبرير النظر في تناوله في اجتماع منفصل في وقت لاحق.
تأجيل سؤال مفيد لأن:
- في بيئة العمل غير الرسمية قد يشعر الموظفون بأنهم أحرار في التعبير عن آرائهم ويمكنهم التحكم في الاجتماع.
- يريد معظم الموظفين الغاضبين أو الساخطين سماعهم أكثر من أي شيء آخر. إن منحهم لوحة صوتية في الوقت المناسب والإعداد يمكن أن يساعد في تجنب المشاكل الصغيرة من أن تصبح مشاكل أكبر ؛ و
- يحتاج الموظفون ويستجيبون للقيادة الجيدة. إذا احتفظت الإدارة بالسيطرة بطريقة عادلة ومتوازنة ، فإنها ترسل الرسالة إلى الموظفين بأن الإدارة تستمع ، ولكن يجب أن تضع الحدود المناسبة.