ما سجلات الموظفين التي يجب على أصحاب العمل الحفاظ عليها؟

أصحاب الأعمال الذكية الحفاظ على 4 ملفات مختلفة لسجلات الموظف

تريد أن تعرف ما سجلات الموظف للحفاظ على كصاحب عمل؟ يحتفظ صاحب العمل بأربعة ملفات سجل للموظفين لكل موظف. بالإضافة إلى ذلك ، يحتفظ صاحب العمل بملفات سجلات الموظفين الأخرى لجميع الموظفين.

ملفات الموظفين من سجلات الموظف

يتم الاحتفاظ بملف الموظفين لكل موظف. تحتوي ملفات الموظفين هذه على وثائق سرية ويتم إدارتها وصيانتها من قبل موظفي الموارد البشرية.

ملفات الموظفين هي سجلات الموظفين الرئيسية المستخدمة من قبل صاحب العمل والموظف ومدير الموظف في بعض الشركات.

في حالات أخرى - وهذا هو النهج الموصى به - يقتصر الوصول إلى ملف الموظف الموظف على الموارد البشرية والموظف تحت الإشراف.

تتضمن المستندات النموذجية في ملف الموظف طلب التوظيف ، نموذج الاتصال العائلي للطوارئ ، سجل الإجراءات التأديبية الموثق ، السيرة الذاتية ، تسجيل موظف استلام كتيب الموظف ، أوراق توقيع صاحب العمل عند الإرادة ، التقييم الدوري ، تقييم الوظيفة ، أو الأداء خطة التطوير ، شهادات التدريب ودليل الحضور ، ومعلومات الاتصال الشخصية الحالية عن كل موظف.

لا تحتوي كل ملفات الموظفين على نفس المستندات ولكن يحتوي كل ملف من ملفات الموظفين على بعض المستندات المتشابهة. لا ينتمي توثيق أداء الموظف إلى ملف الموظفين إلا إذا كان ذلك يتطلب اتخاذ إجراء تأديبي أو جائزة أو علامة أخرى من الإنجازات البارزة.

وتندرج ملاحظات الأداء اليومية هذه في الملف الذي يحتفظ به المديرون لتتبع أداء وأهداف ومساهمات موظفيهم.

ملفات الرواتب من سجلات الموظفين

تحتفظ ملفات الرواتب أيضًا بسجلات الموظفين. تحتوي ملفات كشوف المرتبات على تاريخ لوظائف الموظف ، والأقسام ، وتغييرات التعويض ، والزينة ، والقروض ، وغيرها من المعلومات الضرورية لدفع راتب للموظف والاحتفاظ بنسخة من تاريخ تعويضات الموظف.

يحتوي ملف كشوف المرتبات أيضًا على تاريخ النماذج الحكومية مثل W-2 و W-4 ومستندات الضمان الاجتماعي المملوءة من قبل الموظف. سيحتوي الملف أيضًا على معلومات استحقاقات الموظفين وإذن لسحب المدفوعات من راتب الموظف.

الملفات الطبية لسجلات الموظفين

يتم الاحتفاظ بالملف الطبي للموظف أيضًا من قِبل صاحب العمل. لا تكون سجلات الموظف في الملف الطبي متاحة لأي شخص باستثناء الموظفين المعينين في الموارد البشرية والموظف الذي يتم الاحتفاظ بسجلاته في الملف. تحتوي الملفات الطبية على ملاحظات الطبيب ، وأوراق تقديم FMLA ، ومعلومات اختبار الدواء ، والمعلومات المادية المطلوبة ، وغيرها من الوثائق التي تتعلق بصحة الموظف أو أحد أفراد عائلته.

تحصل الملفات الطبية ، بسبب سرية سجلات الموظفين ، على أعلى درجة من التخزين الآمن والسرية. من المستحسن الاحتفاظ بالملفات الطبية في أدراج ملف مقفلة مقفلة في غرفة لا يمكن الوصول إليها من قبل الموظفين غير الموظفين المعينين في الموارد البشرية.

I-9 ملفات سجلات الموظف

ملفات سجلات I-9 File House الموظفة التي يتم الاحتفاظ بها لجميع الموظفين في ملف واحد منفصل عن سجلات الموظفين الأخرى.

يحتفظ أصحاب العمل بسجل الموظف هذا بشكل منفصل عن سجلات الموظفين الأخرى للحفاظ على سرية الموظف من المسؤولين الحكوميين والكيانات الأخرى المصرح لهم بمراجعة الموظف I-9s .

إن إبقاء I-9s في موقع منفصل سيضمن أنه إذا تم اختيارك للمراجعة الفيدرالية للملف I-9 ، فلن يتمكن الموظفون الحكوميون من الوصول إلى أي سجلات أخرى عن الموظف أو وظيفته في مؤسستك باستثناء الحساب الفعلي. شكل I-9. تتزايد هذه التحقيقات كل عام لذا تأكد من أن موظفيك قد ملأوا بشكل صحيح نماذج I-9 أو يمكنك أن تكون عرضة لغرامات واحتمالية السجن.

الوصول إلى سجلات الموظف من قبل الموظفين

يمكن للموظفين الاطلاع على سجلات الموظفين عن طريق الاتصال بموظف الموارد البشرية خلال ساعات العمل العادية.

لا يجوز لأي موظف تغيير أو إزالة أي مستند في سجلاته يجب مشاهدته بحضور أحد موظفي الموارد البشرية.

يجب أن يكون لديك سياسة عرض سجل الموظفين الموظف في دليل الموظف الخاص بك ومتابعته بشكل عشوائي فيما يتعلق بطلبات الموظفين لعرض ملفاتهم.

إذا أرسل الموظف طلبًا خطيًا للحصول على نسخة من سجلات الموظفين الخاصة به بعد أن يغادر وظيفتك ، فيجب عليك إرسال نسخة منها.

في بعض الأحيان ، سوف تصادف موظفًا مشبوهًا بشأن نوع سجلات الموظفين التي يحتفظ بها قسم الموارد البشرية. هؤلاء هم الموظفون الذين من المرجح أن يطلبوا نسخة من ملفات الموظفين الخاصة بهم. مرة أخرى ، دون تمييز ، قم بعمل نسخة من الملف وأرسله. (من المحتمل أن تتلقى تعليقات مفادها أن الموظف قد فاجأ من كمية الوثائق التي احتفظ بها موظفو الموارد البشرية.)

في بعض الولايات القضائية ، يكون من القانوني تحميل الموظف تكلفة تكرار وإرسال الملف.

تنويه: يرجى ملاحظة أن المعلومات المقدمة ، في حين أن حجية ، ليست مضمونة للدقة والشرعية. يتم قراءة الموقع من قبل جمهور على مستوى العالم ، وتختلف قوانين ولوائح العمل من ولاية إلى أخرى ومن بلد إلى بلد. يرجى التماس المساعدة القانونية ، أو المساعدة من موارد حكومية أو فدرالية أو دولية حكومية ، للتأكد من أن تفسيرك وقراراتك القانونية صحيحة لموقعك. هذه المعلومات هي للإرشاد والأفكار والمساعدة.