كما هو الحال مع جميع ملفات الموظفين ، حد من الوصول باستثناء أولئك الذين يحتاجون إلى معرفة
يمكّن ملف كشوف الرواتب موظفي المحاسبة من دفع راتب الموظف دون الوصول إلى معلومات سرية تخص الموظف. يمكن لموظفي المحاسبة الاحتفاظ بسجلات الرواتب حيث يكون من المنطقي دفع الرسوم للموظف.
في الحالات التي يتم فيها الاستعانة بمصادر خارجية في كشوف المرتبات والمحاسبة ، تعد هذه ممارسة أكثر موصى بها لسجلات الرواتب الخاصة بالموظفين.
يحدد ملف كشوف المرتبات إمكانية الوصول إلى معلومات الموظف السرية. يتيح ملف كشوف مرتبات الموظفين لموظفي المحاسبة والتمويل الحصول على المعلومات التي يحتاجونها لدفع الموظف في موقع سهل الاستخدام. يجب أن يكون الموقع آمنًا وبعيدًا عن متناول أي موظف آخر.
أنت بحاجة إلى إقناع موظفي المحاسبة بحقيقة أن المعلومات الموجودة في ملفات كشوف المرتبات سرية ويجب عدم مشاركتها بدون إذن وتسجيل من موظفي الموارد البشرية. كما لا يجب على موظفي المحاسبة مشاركة أي معلومات حول رفع الموظفين ، والعروض الترويجية ، والمكافآت ، وأي معلومات أخرى سرية عن الموظفين.
لا تحتاج الموارد البشرية لمراقبة الوصول إلى المحاسبة إلى ملفات الرواتب الموظف. كما هو موصى به لملفات الموظفين ذات الصلة مثل الملفات الشخصية والموظفين الطبيين ، يجب تقييد الوصول إلى ملف كشوف المرتبات.
فقط الأشخاص الذين يحتاجون إلى المعلومات للقيام بعملهم يجب أن يروا المحتويات.
محتويات ملف المرتبات الموظف
هذه قائمة مقترحة ولكنها ليست شاملة تمامًا ، قائمة بما ينتمي إلى ملف الرواتب الخاص بالموظفين.
- خطاب العرض موقع من مدير التوظيف ، الموارد البشرية ، والموظف
- دفع تصريح موقّع من قبل الموارد البشرية ومدير التوظيف عند وجود عقد الموظف
- نموذج W-4
- الأعمال الورقية والترخيص المتعلقة بأي استحقاقات الموظفين التي تنطوي على خصم المرتبات
- نموذج تفويض على الإيداع المباشر
- نماذج محاسبية بأجر
- صفائح الوقت الأسبوعية كل ساعة
- سجلات الساعة الزمنية ، عند استخدامها
- سجلات الحضور
- طلبات سداد المصروفات بما في ذلك الوثائق والإيصالات للسفر وغيرها من المصروفات المصرح بها
- نماذج سداد الرسوم الدراسية وإيصالات الدفع ، والكتب ، وما إلى ذلك
- دفع مقدما استمارات الطلب
- وثائق قرض الشركة وجدول الدفع
- أوامر وسجادات Garnishment
- إذن للإفراج عن المعلومات الخاصة
- الأوراق المتعلقة بكل موظف رفع
- الأوراق المتعلقة بأي مكافأة أو مشاركة في الأرباح أو جائزة تقدير
- نماذج W-2
- تفويض لأي إجراءات أخرى متعلقة بالمرتبات التي تسمح بها شركتك
المعروف أيضا باسم ملفات الموظف ، سجلات الموظف ، ملفات الموارد البشرية ، الوثائق
تبذل سوزان هيثفيلد قصارى جهدها لتقديم مشورة دقيقة ، منطقية ، وأخلاقية لإدارة الموارد البشرية ، ورب العمل ، والمشورة في موقع العمل على هذا الموقع ، ولكنها ليست محامية. لا ينبغي أن يفسر المحتوى على الموقع كمشورة قانونية. يحتوي الموقع على قوانين وتعليمات جمهور على مستوى العالم تختلف من ولاية إلى دولة ومن دولة إلى أخرى ، لذا لا يمكن أن تكون المقالات نهائية في كل منها في مكان عملك.
عندما تكون في شك ، ابحث دائمًا عن مستشار قانوني. يتم توفير المعلومات على الموقع للإرشاد فقط.