كيفية كتابة رسائل التوبيخ لأداء الموظف
رسائل التوبيخ هي عنصر هام في توثيق مشكلة أداء الموظف للموظف وصاحب العمل.
تشير خطابات التوبيخ الخطية بوضوح وبشكل محدد إلى الأداء الذي يجب أن يتحسن والعواقب إذا لم يتحسن الأداء.
عادةً ما تتبع رسائل التوبيخ توجيهًا لفظيًا من قبل المشرف. وكثيراً ما يسبقه تصحيح لفظي للموظف ، يسمى تحذيرًا شفهيًا أو تحذيرًا شفهيًا رسميًا ، حول مشكلة الأداء أو مشاكل الأداء ذات الصلة.
واعتمادًا على سرعة وقوة مشكلة الأداء ، قد تبدأ رسالة التوبيخ في مناقشة الأداء ، لكن هذا أمر غير معتاد.
مكونات رسائل التوبيخ
رسائل التوبيخ الفعالة لها هذه المكونات.
- بيان واضح للمشكلة أو مشكلة الأداء التي يجب على الموظف تحسينها.
- قد يعدد خطاب التوبيخ عدة أمثلة للطرق التي يمكن للموظف من خلالها تغيير أدائه للامتثال لتوقعات الأداء . (وهذا يوفر للموظف صورة مشتركة أو معنى مشترك حول توقعات المشرف.)
- تأثير عدم الأداء على نجاح الموظف والمؤسسة. (كيف أن الفشل في الأداء له تأثير سلبي في مكان العمل.)
- إذا كان ذلك مناسبًا ، فسيكون هناك جدول زمني يجب أن يتحسن أداء الموظف من خلاله.
- إذا كان ذلك مناسبًا ، أو تاريخ الاستحقاق أو تاريخ الانتهاء ، يقوم المشرف بإعادة تقييم أداء الموظف.
- بيان واضح حول العواقب التي يمكن أن يتوقعها الموظف إذا فشل أدائه في التحسن كما هو موضح في خطاب التوبيخ.
- توقيع المشرف أو مدير الموظف.
- توقيع الموظف الذي يكون أدائه هو محور خطاب التوبيخ. تحتوي الرسالة بشكل عام على بيان يشير إلى أن توقيع الموظف يمثل أنه تلقى الرسالة ، وليس بالضرورة أنها تتفق مع محتوياته.
- فرصة للموظف للاعتراض ، كتابيا ، على محتويات خطاب التوبيخ. قد يوافق الموظف ، لا يوافق ، يعبر عن الندم ، وما إلى ذلك. يتم إرفاق النسخ التي كتبها الموظف إلى رسائل التوبيخ الأصلية.
فيما يلي مثالان على رسائل التوبيخ الرسمية. استخدمها عند تطوير خطابات التوبيخ الخاصة بك.
عينة من خطاب التوبيخ
إلى:
من عند:
تاريخ:
إعادة: خطاب التوبيخ
هذه رسالة توبيخ رسمية لإعلامك بأن أدائك لا يلبي المستويات المتوقعة من المساهمة. في عملك كخبير تقني لدعم العملاء ، تم تطوير توقعات الوظائف من قبل مجموعة كاملة من خبراء الدعم الفني ومديرهم. وهذا يعني أنها المعايير المقبولة لكل أداء خبير الدعم الفني.
أنت تفشل في الأداء بالطرق التالية.
- عدد العملاء الذين تخدمهم في غضون أسبوع هو 30٪ أقل من المستوى القياسي الذي يلتقي به بقية خبراء الدعم الفني.
- درجة صعوبة المشاكل التي تختار الرد عليها هي 40٪ أقل من المستوى القياسي الذي يحققه باقي الموظفين.
- يتجاوز طول الوقت الذي يقضيه العملاء في الهاتف معك باقي الموظفين بنسبة 25٪.
كما ترون ، في قياسات الأداء الثلاثة الأكثر أهمية لعملك ، أنت لا تنجح. تحدث مشرفك معك عدة مرات وتلقيت تدريبًا إضافيًا. وبالتالي ، فإننا نعتقد أنك لست على استعداد للقيام بذلك. يؤثر هذا سلبًا على عبء العمل لبقية أعضاء فريق التكنولوجيا.
نحن بحاجة إلى رؤية تحسن فوري في جميع مجالات الأداء الثلاثة أو إجراء تأديبي إضافي يصل إلى ويتضمن إنهاء العمل.
لدينا إيمان بأن لديك القدرة على تحسين. نحن بحاجة لرؤية تحسن فوري.
جورج بيترسون
مشرف
ماريان ديمارك
مدير الموارد البشرية
عينة ثانية من رسالة التوبيخ
إلى:
من عند:
تاريخ:
إعادة: خطاب التوبيخ
الغرض من خطاب التوبيخ هذا هو توجيهك رسميًا إلى أن حضورك يؤثر سلبًا على قدرتك على إكمال وظيفتك. في حين أن الموظفين المعفيين ، لا يُطلب منهم العمل لساعات محددة ، فإن أسبوع العمل لأربعين ساعة هو المعيار والمتوقع.
لقد أخفقت في الظهور للعمل يومًا واحدًا على الأقل في الأسبوع منذ بدء عملك الجديد ولا تعمل سوى ساعتين وثلاثين أسبوعًا. أخبرك مديرك بتوافر وقت FMLA للمشكلات الطبية الشخصية أو العائلية. كما سألتك عما إذا كنت بحاجة إلى مسكن حتى تتمكن من أداء وظيفتك بفعالية.
وقد اقترح عليك زيارة قسم الموارد البشرية لمناقشة هذه القضايا وحضورك. لقد رفضت الفرص الثلاثة التي قدمناها لمساعدتك على تحسين هذا الأداء الضعيف.
الحقيقة هي أنك لا تستطيع أداء وظيفتك في أقل من أربعين ساعة. أنت تفتقد إلى مواعيد نهائية لواجبات عملك ، وتأخرك يؤثر سلبًا على عمل زملائك في قسم التسويق. إنهم يفقدون مواعيدهم النهائية نتيجة لفشلهم في الأداء.
بالإضافة إلى ذلك ، فإن عملك غير المنته عند تعيينك لزملائك في العمل يضع أعباء العمل الخاصة بهم في حالة تحميل زائد لأن لديهم بالفعل وظائف تتطلب أربعين ساعة عمل في الأسبوع. هذا غير عادل ولن نتسامح مع هذه الآثار السلبية على مكان العمل ابتداءً من الآن.
نحن بحاجة إلى رؤية تحسن فوري في الحضور أو سنقوم بإنهاء عملك . هذا يعني أنه يجب عليك حضور العمل خمسة أيام في الأسبوع. إذا فشلت في حضور العمل خمسة أيام في الأسبوع ، لا يمكنك تلبية الأهداف التي تم توظيفك من أجلها.
تمنحك سياسات الإجازات العادية المدفوعة الأجر ستة أيام مرضية مدفوعة الأجر وأيام إجازة شخصية يجب عليك استخدامها على مدار العام. يجب التقدم بطلب للحصول على أيام إجازة مقدما.
لقد استخدمت بالفعل أربعة من أيامك المرضية وأيامك الشخصية مع غيابك الحالي. نحن لا نخطط لتخصيص المزيد من الوقت لك. هذا يترك لك فقط يومين مريضين ووقت عطلتك المدفوعة التي يجب عليك أن تطلب مقدما.
إذا كان لديك غياب يزيد عن وقتك المدفوع ، فسوف ننهي عملك. نأمل أن تفهم مدى قربك من فقدان وظيفتك. لن تتلقى المزيد من التحذيرات.
مع تحياتي،
ماري ويلمونت ، مدير
توماس كريدنس ، مدير الموارد البشرية
انظر عينة من إشعار الاستلام للحصول على إرشادات حول كيفية حق الموظف في تلقي توبيخ له.
عينة من رسائل التوبيخ
تنويه: يرجى ملاحظة أن المعلومات المقدمة ، في حين أن حجية ، ليست مضمونة للدقة والشرعية. يتم قراءة الموقع من قبل جمهور على مستوى العالم ، وتختلف قوانين ولوائح العمل من ولاية إلى أخرى ومن بلد إلى بلد. يرجى التماس المساعدة القانونية ، أو المساعدة من موارد حكومية أو فدرالية أو دولية حكومية ، للتأكد من أن تفسيرك وقراراتك القانونية صحيحة لموقعك. هذه المعلومات هي للإرشاد والأفكار والمساعدة.