رؤساء متابعة: القوانين الاتحادية وقوانين الدولة قد تختلف
فيما يلي إرشادات أساسية لحفظ سجلات الموارد البشرية. تذكر ، على الرغم من أن قوانين الولاية قد تختلف من هذه المبادئ التوجيهية. إذا كانت قوانين الولاية والقوانين الفدرالية متعارضة ، فاحتفظ دائمًا بالسجلات استنادًا إلى أي متطلبات أطول.
من الأفضل الاحتفاظ بشيء لفترة طويلة جدًا غير كافية.
سجلات التوظيف: 1 سنة
تحتاج إلى حفظ جميع هذه السير الذاتية ، ومذكرات المقابلة ، والتطبيقات ، وإعلانات الوظائف ، وحتى تسجيل عمليات البحث الخاصة بك من خلال نظام تتبع مقدم الطلب الخاص بك لمدة عام واحد بعد اتخاذ قرار تقديم عرض عمل. لذا ، إذا قمت بمقابلة مقدم الطلب ، والعملية بأكملها تستمر لمدة ثلاثة أشهر ، فليس حتى يتم اتخاذ قرار التوظيف النهائي بأن الساعة تبدأ بتوقيف.
لماذا عليك القيام بهذا؟ إذا كان أي شخص يشكك في قرار التوظيف الخاص بك ، فستحتاج إلى إظهار أنك لا تميز بشكل غير قانوني بأي شكل أو شكل أو شكل. تتطلب قوانين مثل قانون الأمريكيين ذوي الإعاقة ، والباب السابع وغيره الكثير منك إثبات أنك ممتثل. يساعدك الحفاظ على هذه السجلات في القيام بذلك.
سجلات اختبار المخدرات: 1 سنة أو 5 سنوات لوظائف النقل
إذا كنت بحاجة إلى اختبار المخدرات قبل التوظيف ، فذلك جزء من سجل التوظيف وعليك الاحتفاظ بنسخة من النتائج لمدة عام واحد.
إذا قمت بإجراء اختبار دوائي إضافي ، سواء كان ذلك بسبب حادث في العمل أو كجزء من فحص عشوائي ، فستحتاج أيضًا إلى الاحتفاظ بهذه السجلات لمدة عام واحد. ومع ذلك ، إذا كنت تخضع لقواعد وزارة النقل ، فإن الإطار الزمني الأدنى لسجلات اختبار الدواء هو خمس سنوات.
جدول الرواتب / الجداول الزمنية ، الخ: 3 سنوات كحد أدنى ، بعد 5 سنوات من الإنهاء الموصى به
يشترط القانون عليك الحفاظ على هذه السجلات لمدة ثلاث سنوات ، ولكن الدعاوى القضائية الأخيرة تعني أنه سيكون أكثر ذكاء بالنسبة لك للحفاظ عليها لفترة أطول.
أنت ترغب في الاحتفاظ بسجل عن المبلغ الذي تم دفعه لكل موظف ، وعدد الساعات التي عملوا بها طوال فترة خدمتهم في شركتك. احتفظ بسجلاتك لمدة خمس سنوات على الأقل بعد مغادرة الموظف ، بغض النظر عن السبب.
بالنسبة للموظفين المعفيين ، بطبيعة الحال ، لا تحتاج إلى الاحتفاظ بسجلات الوقت ، لأن أجرهم هو نفسه بغض النظر عن عدد ساعات العمل. ومع ذلك ، إذا قمت بتصنيف الموظف على نحو خاطئ على أنه إعفاء عندما كان يجب ألا يكون معفى من الإعفاء ، فإن هذه الساعات من العمل تعمل على إرشادك لسداد الوقت الإضافي المستحق .
تأكد من تضمين الطريقة التي قامت بها الشركة بحساب الأجر. على سبيل المثال ، تحتاج إلى تتبع ما إذا كان راتبًا مستقلاً ، أو راتباً أو عمولة ، أو عمل إضافي ، أو عمل شخصي ، أو أجر مستحق لكل ساعة.
تحتاج إلى القيام بذلك ليس فقط بالنسبة للسؤال الضريبي والأجور ولكن العديد من القرارات الأخرى تعتمد على عدد ساعات العمل. على سبيل المثال ، تعتمد أهلية FMLA على عدد ساعات العمل في السنة. إذا كان لديك موظف معفى بدوام جزئي ، فقد ترغب في التفكير في تسجيل الوقت من أجل تحديد أهلية FMLA. يجب أيضًا أن تكون قادرًا على إثبات أنك دفعت للعاملين لديك مقابل كل الساعات التي يعملون فيها.
نموذج I-9: بعد 3 سنوات من الاستئجار ، بعد عام واحد من الإنهاء ، أيهما لاحقًا.
حافظ على نموذج I-9 للموظف ، مخزناً بشكل منفصل عن سجلات الموظفين الخاصة بك ، لمدة ثلاث سنوات بعد استئجار الموظف ولمدة عام واحد بعد إنهاء العمل ، أيهما أسبق.
الصحة / المعاشات التقاعدية المعلومات: 6 سنوات
يجب أن تحتفظ بسجلات لخططك الخاصة بك لجميع مزاياك لمدة لا تقل عن ست سنوات. وقد رأت المحاكم أنه إذا قام موظف بمقاضاتك ، قائلاً إنه يستحق أو تستحق راتبًا تقاعديًا أعلى ، على سبيل المثال ، يقع على عاتق صاحب العمل مسؤولية إثبات أنه ليس مدينًا بالمزيد ، وليس مسؤولية الموظف لإثبات أنه يفعل ذلك. احتفظ بكل أوصاف الخطة الموجزة.
إذا كان لديك موظفين سابقين مؤهلين للحصول على COBRA ، مع توسيع مزاياهم الصحية ، يجب عليك أيضًا الاحتفاظ بهذه السجلات لمدة ست سنوات فقط لكي تكون آمنًا. لا يحدد القانون الاستبقاء ، ولكن بما أن ذلك يمكن أن ينطبق بموجب قانون تأمين دخل العمال (ERISA) فإن هذا القانون يتطلب الاحتفاظ به لمدة ست سنوات. لتكون على الجانب الآمن ، لا رمي هذه السجلات بها.
سجلات FMLA: 3 سنوات
عندما يطلب الموظف FMLA ، فإنك تحتاج إلى الاحتفاظ بهذا الدرب الورقي ، حتى إذا رفضت الإجازة. تأكد من أن تتبع إجازة كل موظف - عندما بدأت وكم من الوقت. إذا كان الموظف لديه FMLA متقطع ، تأكد من تتبع كل إجازة وتوثيق عدد الساعات المستخدمة. يجب توثيق التواريخ وعدد الساعات. تذكر ، يمكن استخدام الإجازة المتقطعة لبضع ساعات في اليوم ، أو بضعة أيام في الأسبوع. وثقها جميعًا واحتفظ بهذه السجلات.
تذكر ، هذه ليست قائمة شاملة وتطبق فقط على القوانين الاتحادية. قد تخضع لقوانين إضافية للاحتفاظ بالسجلات إذا كنت مثلاً متعاقدًا فيدراليًا أو كانت ولايتك تتمتع بمعايير مختلفة. عندما تكون في شك ، لا رميها.
يمكنك الوصول إلى موارد إضافية حول حفظ السجلات والتقارير الإلزامية في جمعية إدارة الموارد البشرية (SHRM).
تنويه: يرجى ملاحظة أن المعلومات المقدمة ، في حين أن حجية ، ليست مضمونة للدقة والشرعية. يتم قراءة الموقع من قبل جمهور على مستوى العالم ، وتختلف قوانين ولوائح العمل من ولاية إلى أخرى ومن بلد إلى بلد. يرجى التماس المساعدة القانونية ، أو المساعدة من موارد حكومية أو فدرالية أو دولية حكومية ، للتأكد من أن تفسيرك وقراراتك القانونية صحيحة لموقعك. هذه المعلومات هي للإرشاد والأفكار والمساعدة.