الاتصالات المكتوبة
خطاب التعليمات (LOI) هو إخطار رسمي مكتوب بنسق الرسالة العسكرية يُبلغ الطرف المتلقي بقضايا محددة ويفصِّل كيفية تعامل المرسل معها. بشكل عام ، يتم استخدام خطابات التدريس في الاتصالات التجارية والشؤون الشخصية. يمكن كتابتها حول أي موضوع تقريبا من قبل أي شخص.
ومع ذلك ، في القوات المسلحة الأمريكية ، يتم استخدامها في أغلب الأحيان بطريقتين.
وكمثال على ذلك ، فإن إحدى طرق خطاب النوايا هي اتجاهات تسوية تركة الشخص في حالة وفاة ذلك الشخص. هذه ليست إرادة ، ولكن يمكن استخدامها كقائمة أكثر من الأشخاص للاتصال بها ، والحصول على الوثائق ، والترتيبات النهائية للجنازة. وقد يسرد أيضًا أصولًا ومخصصات محددة.
يستخدم النوع الثاني من خطاب التعليمات - مثل ما هو موضح أدناه - كأداة تصحيحية أو علاجية في الجيش. فكر في خطاب النوايا الأكثر شيوعًا كجلسة استشارية رسمية من ضابط أعلى أو من كبار الموظفين المجندين إلى عضو عسكري صغير أظهر أداءً دون المستوى. لن يقوم هذا النموذج النموذجي فقط بمراجعة المعايير التي يجب أن يفي بها العضو ، ولكنه يقدم علاجًا لتحقيق أداء أفضل في مجال النقص. ربما يمكن إضافة خطة عمل يجب اتباعها لكي تطلب من الطرف المقصود تمامًا فهم عواقب عدم الأداء على المستوى المطلوب.
رسالة عينة من التعليمات
في النموذج أدناه ، تمت كتابة خطاب التعليمات كوسيلة لمساعدة المتلقي على تحسين أدائه الوظيفي ، والذي اعتبر "غير مرض".
وتستمر الرسالة في سرد عدد من أوجه القصور من جانب المتلقي ، وتنصحه بأن يصبح أكثر تركيزًا ، مكتوبة: "يجب عليك تحديد أهداف شهادتك شخصيًا والتحقق بشكل شخصي من الوفاء بها."
ثم يسرد الخطوات اللازمة لتحسين الأداء ويغلق بكلمات التشجيع ، ويقدم المساعدة المستمرة ويشير إلى ما يلي: "نريد ونريد نجاحك".
عينة من خطاب التعليمات
من: ضابط القيادة ، USS NEVERSAIL (رقم 11)
إلى: LCDR Mike Rowmanage، USN، 987-65-4321 / 1300
موظف وقود الطيران ، يو إس إس نيفرسل (رقم 11)
Subj: رسالة التعليمات
المرجع: (أ) MILPERSMAN 1611-080
1. يصدر خطاب الاعتماد هذا بالإشارة لمناقشة الإجراءات المحددة المطلوبة لتحسين الأداء غير المرضي لشعبة وقود الطيران على متن NEVERSAIL.
2. منذ توليك مهامك كضابط وقود للطيران على متن NEVERSAIL ، فقد سمحت بإجراءات غير مصرح بها في قسم وقود الطائرات مما نتج عنه أضرار هيكلية لخزان التخزين JP-5 8-39-02J خلال عملية التجديد الجارية في 18 يوليو CY. لقد فشلت في التعرف على توجيهات وقود الطيران المناسبة ، وبالتالي لم تتمكن من التحقق من الإجراءات في قسمك. لقد أخفقت أيضًا في التأكد من تحديث جميع التوجيهات باستمرار. عموما ، كنت تعتمد تماما على ضابط الوقود مساعد مساعد الخاص بك للعمل اليومي لقسمك.
3. لكي تعمل بشكل فعال كضابط في مجال وقود الطيران ، يجب أن تصبح أكثر مشاركة في الجوانب اليومية لقسمك.
لا يمكنك إدارة من مكتبك ، وقبول المشورة من مساعديك دون تطوير معرفة شخصية كافية للإجراءات المحددة. يجب أن تحدد أهداف قيادتك شخصيًا وتتحقق شخصيًا من أنه يتم الوفاء بها.
ا. يجب عليك مراجعة كل توجيهات وقود الطيران التي تنطبق على USS NEVERSAIL. سوف تتأكد من أنك على دراية بالإجراءات الموجهة. كمسألة روتينية ، ستتحقق شخصياً من أن التقسيم الخاص بك لا ينحرف عن الإجراءات الموجهة إلا إذا أذن بذلك من قبل سلطة أعلى.
ب. سوف تقدم طلبات الحصص لنفسك و CWO2 JS Ragmann لحضور دورة ضباط وقود الطائرات عند الانتهاء من هذا النشر.
4. تم تصميم هذه الرسالة لمساعدتك في تصحيح أوجه القصور في أدائك كمسؤول قسم. سلسلة القيادة بأكملها متاحة لمساعدتك بأي طريقة ممكنة.
نريد ونريد نجاحك.
دكتور بيبر
يوفر نموذج رسالة التعليمات هذا للضابط المبتدئ تعليقات مباشرة دون وجود مناطق رمادية في لهجة أو معنى. هذا هو أيضا نسخة مكتوبة من جلسة تقديم المشورة موثقة تقدم المساعدة الفورية من قبل أعضاء كبار أخرى وأكثر خبرة في الأمر. هذا هو أداة مثالية لإنشاء أفضل صغار ضابط في الأمر ومنع فقدان القدرة المحتملة للبعثة في المستقبل.