في عدد متزايد من القطاعات ، يمتلك السكرتيرات درجة البكالوريوس أو يحصلن على شهادات تخصصية متخصصة مثل الأمين القانوني المعتمد أو المساعد الإداري الطبي المعتمد.
متطلبات الوظيفة للأمناء / المساعد الإداري
للعمل في وضع إداري ، من المتوقع أن تكون مرتاحًا باستخدام التكنولوجيا بطرق متنوعة. قد يُطلب منك إنشاء المستندات ، ووضع عروض الشرائح التقديمية ، وإنشاء جداول البيانات ، وإدارة قواعد البيانات والحفاظ على مواقع الويب. يجب أن تكون مرتاحًا باستخدام Microsoft Office والبريد الإلكتروني والإنترنت. للحصول على وظيفة في شركة صغيرة ، قد تحتاج إلى التعرف على QuickBooks أو برامج محاسبة أخرى.
مهارات التواصل اللفظية والكتابية جيدة ضرورية. عندما تعمل في وظيفة مكتبية تحتاج إلى أن تكون موجهة بالتفصيل وأن تمتلك مهارات التدقيق اللغوي. يجب أن يكون لديك أمر قوي للغة الإنجليزية بما في ذلك مهارات الكتابة / التحرير. قد تتضمن بعض مسؤوليات الوظيفة إنشاء مستندات و / أو مواقع ويب. ستحتاج إلى مراجعة مريحة أو إنشاء اتصالات أو محتوى ويب.
قد يكون دور مدير المكتب جزءًا من مسؤولياتك. لكي تكون مديرًا ناجحًا ، يجب أن تكون قادرًا على إنجاز مهام متعددة وأن تكون منظمًا جيدًا. وباعتبارك مديرًا ، فغالبًا ما ستقوم بتخطيط مناسبات الموظفين مثل جوائز حفلات العشاء وأحداث جمع التبرعات أو اجتماعات العميل الخاصة بالجدول الزمني وترتيب جداول لزملائك في العمل.
كيفية البحث عن وظيفة كأمين / مساعد إداري
قبل البدء في البحث ، اجمع المراجع من أصحاب العمل السابقين. إذا لم يكن لديك الكثير من الخبرة في العمل ، يمكنك استخدام مرجع شخصي .
يبحث أرباب العمل الذين يوظفون سكرتيرة أو مساعد إداري عن فرد يمكنهم العمل معه بشكل مريح ، والذين سيندمجون بشكل جيد مع الموظفين الآخرين والذين يمكن الوثوق بهم بمعلومات سرية. يمكن خطابات قوية للتوصية تظهر هذه الصفات.
اضغط على شبكات الاتصال الخاصة بك للحصول على فرص العمل المتاحة. تواصل مع Facebook و LinkedIn Contact ، وأصدقاء العائلة ، والجيران ، وأصحاب العمل السابقين وأخبرهم أنك ستقدر التقديمات لأي شخص يعرف أنه قد يكون توظيفه.
إذا كنت تركز البحث على قطاع مثل القانون أو الطب أو النشر أو التعليم العالي ، على سبيل المثال ، اطلب من جهات الاتصال الخاصة بك على وجه التحديد للإحالة إلى أي مهنيين يعرفونه في مجالات العمل هذه.
تطبيق في الشخص
سوف تكون ممثلاً للشركة التي تستأجرك وغالباً ما تقدم الانطباع الأول للعملاء أو العملاء. وهذا يعني أن الصورة النظيفة والمهارات القوية بين الأشخاص مهمة بالنسبة للأمناء والمساعدين الإداريين الذين يمتلكونها.
إذا كان بإمكانك العثور على طريقة لإشعار أصحاب العمل المحتملين ، فقد يمنحك ذلك ميزةً كمرشح. مع خطابات التوصية الخاصة بك واستئنافها ، قم بزيارة المؤسسات والشركات المحلية. فيما يلي كيفية التقدم للحصول على وظيفة بشكل شخصي .
سحر حراس البوابة واسأل ما إذا كان يمكنك التحدث مع أي من المشرفين أو المديرين حول مواقف موظفي الدعم مع المنظمة. إذا كان المديرون غير متوفرين ، أخبر موظف الاستقبال عن بعض الحقائق الرئيسية حول بيانات اعتمادك واسألهم عما إذا كانوا قد يفضلون مشاركة سيرتك الذاتية مع رؤسائهم.
البحث عن وظائف عبر الإنترنت
يمكنك إجراء بحث على Google عن الوظائف الشاغرة بكلمات رئيسية مثل المساعد الإداري ، ومساعد التسويق ، ومساعد التحرير ، والسكرتير الطبي ، والسكرتير القانوني ، ومساعد المكتب لإنشاء قوائم الوظائف. كما سيتم الإعلان عن العديد من الوظائف الإدارية على قسم التوظيف في الموقع الإلكتروني لصحيفة أو غرفة التجارة المحلية.
إجراء المقابلات لوظائف مساعد إداري
سيتم تقييم صورتك الشخصية ومهاراتك الشخصية من قبل أصحاب العمل عند إجراء مقابلة لموقع مفتوح. تأكد من أنك ترتدي ملابسك وأسلوبك. تحية المقابلة الخاصة بك مع ابتسامة دافئة ومصافحة راسخة. قم بإجراء اتصال بصري مناسب مع كل من الأشخاص الذين يجرون المقابلات في المواقف الجماعية.
كن مستعدًا للمقابلة من خلال البحث عن النشاط التجاري في وقت مبكر. تعرف على ما يفعلونه في المكتب ومن هم زبائنه. أيضا ، الاستعداد لبيع نفسك عن طريق تسليط الضوء على 5 - 7 الأصول التي سوف تمكنك من أن تكون فعالة في دورك كسكرتيرة أو مساعد إداري في المنظمة. بالنسبة إلى كل أصل ، تذكر ، كن مستعدًا للإشارة إلى دور أو مشروع أو مهمة قمت بتطبيق تلك القوة وولدت بعض النتائج الإيجابية.
إن رواية هذه القصص عن كيفية تفوقك في الماضي ، يمكن أن تقطع شوطا طويلا في إقناع أرباب العمل بأن لديك الحق في التفوق في العمل. راجع بعناية الإعلان أو الوصف الوظيفي للمنصب وقم بعمل قائمة من التفضيلات / المتطلبات الخاصة بهم. لكل مؤهل ، فكر في مثال على كيفية إظهارك لتلك الجودة أو تطبيق تلك المهارة.
قم بإعداد إجابات للأسئلة الشائعة الأخرى للمقابلات الإدارية مثل نقاط ضعفك والتحديات التي واجهتك في الماضي. من المحتمل أن يسألك أصحاب العمل عن العلاقات مع المشرفين في الماضي ، لذا كن جاهزًا للإشارة إلى الطريقة التي عملتم بها بشكل جيد مع الرؤساء والتعامل مع شخصيات صعبة بشكل فعال ولديك تلك المراجع المكتوبة في متناول اليد.
متابعة بعد المقابلة
مباشرة بعد المقابلة ، اكتب بطاقة شكر أو رسالة تشير بوضوح إلى أنك ترغب في العمل مع صاحب العمل هذا. التعبير عن مدى تقديرك لهم لأخذ الوقت للالتقاء بك وشرح بإيجاز مدى ملائمتك للموقف.
إذا كنت قد اجتمعت مع العديد من المحاورين ، فحاول تضمين شيء مختلف في كل اتصال لتوضيح أنك شخص متحمس ومدروس للغاية.