يتم توظيف سكرتير التقاضي في شركات المحاماة من جميع الأحجام. يوفر بعض الأمناء الدعم الإداري البحت. ومع ذلك ، فإن الأمناء في العديد من الشركات يؤدون دورًا مختلطًا ، ويعملون كأمين ومحاكم شبه قانونية.
فيما يلي العديد من الوظائف الأكثر شيوعًا لوزير التقاضي طوال دورة حياة المقاضاة.
تختلف أدوار السكرتارية باختلاف الشركة ونوع ممارسة التقاضي وحجم الموظفين.
فحص الحالات
في الشركات المدعية ، تتمثل الخطوة الأولى في القضية في فحص قضية الجدارة. هل العميل المحتمل لديه سبب للعمل؟ هل توجد أي نزاعات؟ يجوز للسكرتارية المساعدة في إعداد نماذج فحص الحالات وتحديد مواعيد الاجتماعات الأولية بين المحامي والعميل المحتمل. في بعض الحالات ، سيقوم السكرتير بإكمال الفحص الأولي عن طريق طرح أسئلة العميل المحتملة عن طريق الهاتف. في حالة توقيع العميل ، يقوم السكرتير بإعداد ملف حالة جديد ، وإعادة توجيه عقد الاحتفاظ والمستندات الأخرى إلى العميل.
تحقيق
في العديد من الحالات ، تجري الأطراف تحقيقاً قبل رفع دعوى قضائية. قد يشمل هذا التحقيق تحديد مكان وإجراء مقابلات مع الشهود ، وفحص موقع الحادث وجمع الأدلة الوثائقية وغيرها من الأدلة. يجوز لوزير التقاضي أن يساعد في العملية عن طريق جدولة الاجتماعات والمؤتمرات الهاتفية نيابة عن المحامي ، وإنشاء قوائم الشهود ، وتنظيم الأدلة ، وغيرها من الوثائق وإنشاء نظام إيداع موثوق لكل من المستندات الورقية والإلكترونية.
المرافعات
في حالة رفع دعوى قضائية ، يقوم السكرتير بإعداد المرافعات في برنامج معالجة الكلمات. قد تشمل المرافعات استدعاء ، شكوى ، إقرارات ، طلبات القبول ، والطلبات. سيعمل سكرتير التقاضي في كثير من الأحيان على إنشاء ملفات توثيقية تنظم كل المرافعات المتعلقة بقضية معينة وتقوم بفهرستها.
يجوز للأمين تقديم هذه المستندات إلى المحكمة ، إما شخصياً أو إلكترونياً ، على الرغم من أن هذه المهمة غالباً ما يقوم بها محام شبه أو محكمة .
اكتشاف
يعد الاكتشاف هو أطول مراحل عملية التقاضي. أثناء الاكتشاف ، قد يقوم سكرتير التقاضي بتنفيذ جميع أو بعض المهام التالية:
- إعداد وثائق الاكتشاف في نظام معالجة الكلمات ، بما في ذلك الاستعلامات وطلبات الإنتاج
- الكتابة ، إرسال ، وتتبع مذكرات الاستدعاء
- جدولة الإيداع مع عدة أطراف ، بما في ذلك المحامي ، والعملاء ، ومحامي المعارضة ، ومراسلي المحكمة
- جدولة الفحوصات الطبية المستقلة والتعيينات الأخرى التي تتطلبها القواعد الإجرائية المدنية
- إنشاء مجلدات الاكتشاف الفهرسة وتقديم مستندات الاكتشاف
- تنظيم وتقديم مستندات القضية
- جدولة اختبارات الموقع
- تحديد موقع والتواصل مع الخبراء ؛ تنظيم وتقديم تقارير الخبراء
التمهيدية
بمجرد تعيين موعد للمحاكمة ، يساعد السكرتير الفريق القانوني في الاستعداد للمحاكمة. يمكن أن يشمل دور السكرتير ما يلي:
- كتابة وتنسيق المستندات السابقة للمحاكمة ، بما في ذلك الاقتراحات ، والمذكرات ، ومذكرات الاستدعاء ، وقوائم الشهود
- جمع وتنظيم المعارض
- إنشاء وتنظيم و / أو فهرسة المجلدات التجريبية
- المساعدة في تنظيم تجارب صورية
- تتبع المواعيد النهائية وإرسال رسائل تذكير إلى الفريق القانوني
- الاستشهاد بمراجعة المذكرات والتدقيق والمراجعة القانونية والمستندات القانونية
- التأكد من تنسيق المستندات بالشكل المناسب وفقًا لقواعد المحكمة
- تنسيق الشهود
التجربة
يقوم سكرتير التقاضي بدور داعم مهم أثناء المحاكمة. قد تشمل واجباته ما يلي:
- إعداد وطباعة وتنسيق المستندات التجريبية
- تنسيق إعداد المخططات والرسوم البيانية والصور البصرية الأخرى في قاعات المحكمة
- جدولة السعاة ومراسلي المحكمة والشهود الخبراء
- تنظيم الملفات والوثائق والمجلدات التجريبية وإيداعها وإدارتها
- تنسيق ترتيبات السفر للمحامين والشهود والعملاء وغيرهم
مهام إدارية أخرى
بالنسبة لأولئك الذين يعملون على الجانب الدفاعي ، فإن سكرتير التقاضي سيدخل وقت المحامين والمساعدين القانونيين الذين قضوا في كل قضية في نظام الوقت والدفع الخاص بالشركة.
هو أو هي أيضا سترسل الفواتير الدورية إلى العميل ومتابعة المدفوعات المتأخرة. المهام العامة الأخرى التي يؤديها وزير التقاضي تشمل:
- إنتاج المعلومات عن طريق النسخ ، والتنسيق ، والإدخال ، والاسترداد ، والنسخ ، وإرسال النصوص والبيانات والرسومات
- تتبع المواعيد النهائية للقضية
- المقابلة مع العملاء والشهود والمحامي المعارض
- الرد على الهاتف
- إنشاء جداول بيانات لتتبع التكاليف والمعارض والمعلومات الأخرى
- تحويل الاملاء
- الحفاظ على أنظمة القوائم
- توجيه المراسلات والتقارير والمستندات القانونية
- تنظيم مؤتمرات العميل واجتماعات المحامي
- تحضير تقارير المصاريف
- الحفاظ على تقويم المحامي من خلال التخطيط وجدولة المؤتمرات والمؤتمرات عن بعد والوثائق والسفر
- طلب الامدادات
وزير التقاضي
يكمل العديد من أمناء التقاضي شهادة أو برنامج شهادة جامعية في مدرسة التجارة أو كلية المجتمع. ومع ذلك ، فإن الأمناء الحاصلين على شهادات جامعية مدتها أربع سنوات يتمتعون بأكبر فرص التقدم في شركة محاماة. التدريب على التقاضي غالبا ما يحدث في العمل. غالبًا ما ينتقل وكلاء التقاضي ذوي الخبرة إلى أدوار أخرى في الشركة ، بما في ذلك المناصب شبه القانونية وإدارة المكاتب.
وزير التزكية المهارات والمعرفة
يجب أن تمتلك سكرتارية التقاضي مجموعة متنوعة من المهارات الشخصية ، والتكنولوجيا والمكاتب ، فضلا عن المعرفة القانونية والإجرائية. المهارات المطلوبة والمعرفة تشمل:
- الكفاءة في معالجة النصوص وجداول البيانات والعرض التقديمي والوقت وبرنامج الفوترة ؛ الألفة مع مجموعة مايكروسوفت أوفيس
- الكفاءة مع معدات النسخ
- مهارات ممتازة في الكتابة واللفظ
- معرفة وثائق التقاضي المحلية والإدارية والمحكمة الفيدرالية وإجراءات الإيداع
- الكفاءة مع قواعد بيانات المستندات مثل Ringtail ، Summation ، و Concordance
- تجربة الايداع الالكتروني
- معرفة إجراءات المكتب والمصطلحات القانونية
- مهارات قوية في الكتابة
- مهارات تنظيمية قوية ومهارات متعددة المهام
- القدرة على التفاعل مهنيا مع جميع مستويات الموظفين