1. العقل أخلاقك
حتى في عالم نندفع فيه لإنجاز الأمور في أسرع وقت ممكن من أجل الانتقال إلى المهمة التالية ، خذ وقتك لاستخدام السلوك الجيد في بريدك الإلكتروني.
لا تهمل أن تقول "من فضلك" و "شكرا".
عند التعامل مع أشخاص لا تعرفهم جيدًا أو على الإطلاق ، أو الذين لا تربطك بهم سوى علاقة رسمية ، قم بتوجيههم إلى العنوان والأسم الأخير ، ما لم يطلبوا منك القيام بخلاف ذلك. على سبيل المثال ، قل "عزيزي السيد وايت" أو "عزيزي السيدة غراي". إذا كنت ترد على رسالة بريد إلكتروني وكان مرسل الرسالة الأصلية قد وقع عليها باسمه الأول فقط ، فيمكنك أن تفترض بأمان أنه يمكنك معالجتها بنفس الطريقة.
2. مشاهدة نغمتك
النغمة هي كيف يمكنك ، ككاتب ، التعبير عن موقفك في رسالة بريد إلكتروني. يؤثر على كيفية تلقيها. عادة ما ترغب في التأكد من الوصول إلى المتلقي على أنه محترم وودي وودود. أنت لا تريد أن تبدو مضغوطة أو مطالبة. أعد قراءة رسالتك عدة مرات قبل إرسال الإرسال.
عند الكتابة إلى شخص ما اتصلت به من قبل ، ابدأ بقول شيء ودي مثل "أتمنى أن تكون بخير". في حين أن الرموز التعبيرية قد تساعدك على نقل النغمة بسهولة أكبر ، والامتناع عن استخدامها في البريد الإلكتروني الاحترافي إلا إذا كنت تكتب لشخص لديه علاقة غير رسمية معه.
أبدا استخدامها عند الكتابة إلى صاحب العمل المحتملين.
يعتبر دائمًا آداب البريد الإلكتروني الضعيفة لكتابة رسالة بريد إلكتروني أو جزء من واحد بكل الحروف الكبيرة. سوف يجعلك تبدو كما لو كنت تصرخ.
3. كن مختصرا
لا يمتلك الأشخاص المشغولين الوقت أو الرغبة في قضاء أكثر من دقيقة في قراءة بريد إلكتروني فردي.
إذا كنت ترغب في السماح لمستلمك بقراءة رسالتك بسرعة ، ولا يزال يفهمها ، فيجب عليك إبقاءها مختصرة.
لكن لا تترك التفاصيل ذات الصلة. تأكد من أن رسالتك تشير بوضوح إلى سبب كتابتها في المقام الأول. لا أحد يوفر الوقت إذا كنت في نهاية المطاف ذهابا وإيابا بينما كنت في محاولة لشرح التفاصيل التي حذفت.
4. تجنب استخدام الرسائل النصية الاختصارات
على الرغم من أنك تريد توفير الوقت ، يجب ألا تستخدم اختصارات الرسائل النصية في بريدك الإلكتروني المحترف. إذا كنت تكتب الكثير ، كما يفعل الكثير من الناس ، فقد تكون معتادًا على استخدام نوع من الاختزال للتحدث مع أصدقائك. على سبيل المثال ، يمكنك استخدام "u" و "ur" و "plz" بدلاً من "you" و "your" و "please". هذه الاختصارات ليس لها مكان في المراسلات التجارية ، إلا إذا كان المتلقي هو الشخص الذي لديك علاقة عارضة معه.
5. استخدم عنوان بريد إلكتروني احترافي
بالنسبة للرسائل المتعلقة بعملك الحالي ، استخدم دائمًا عنوان البريد الإلكتروني الذي عينه صاحب العمل لك. ومع ذلك ، يجب ألا تستخدمه مطلقًا لإرسال رسائل غير مرتبطة بعملك ، على سبيل المثال ، إذا كنت تبحث عن رسالة جديدة. استخدم حساب بريد إلكتروني شخصي بدلاً من ذلك.
إذا لم يكن لديك حساب شخصي ، على سبيل المثال ، الحساب الذي زودك به مزود خدمة الإنترنت عندما اشتركت في الخدمة ، احصل على حساب بريد إلكتروني مجاني.
استخدم Gmail أو خدمة أخرى لإعداد عنوان يبدو احترافيًا. لا تستخدم أي شيء سخيف أو موحية. اسمك الأولي واسم عائلتك الأول أو اسمك الكامل هما اختيارات مناسبة.
6. لا تنس تفسيرات إملائية وتدقيق نحوي
من الضروري أن تقوم بمراجعة بريدك الإلكتروني بعناية. لا تهمل أبدًا هذه الخطوة الحاسمة ، بغض النظر عن مدى انشغالك. الأشياء التي تريد أن تكون منتبهة هي الإملاء الصحيح والقواعد الصحيحة. بالإضافة إلى تهجئة الكلمات الشائعة بشكل صحيح ، فأنت تريد أيضًا تهجئة أسماء الأشخاص ، بما في ذلك اسم المستلم واسم الشركة التي ينتمي إليها.
كن حذرا بشأن الاعتماد بشكل كبير على المدقق الإملائي. قد لا يلاحظوا الأخطاء الإملائية للكلمات عند استخدامها بشكل غير صحيح. على سبيل المثال ، لن يشرح المدقق الإملائي كلمة "إلى" في الجملة ، "يجب أن أطرح عليك الأسئلة" ، على الرغم من أنه ، في هذا السياق ، يجب أن يكون "اثنين". تحقق من هجاء الكلمات المزدوجة غير متأكد من استخدام قاموس مجاني على الإنترنت مثل Merriam-Webster.