يفترض أصحاب العمل أن الأشخاص الذين يوظفونهم يعرفون كيفية أداء مهام معينة. على سبيل المثال ، يتوقع منك رئيسك أن تعرف كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي والإجابة على الهاتف بشكل صحيح. هذه المهام بسيطة جدًا ، ولكن بعضها الآخر أكثر تعقيدًا بعض الشيء - على سبيل المثال ، اعتذر عن خطأ. هذا ليس كل شيء يعرفه الجميع. فيما يلي ثمانية مهام ، بعضها بسيط وبعضها لا ، يجب على الجميع إتقانها:
- إرسال بريد إلكتروني احترافي: إذا كان عمرك أقل من 30 عامًا ، فمن المحتمل أنك تستخدم البريد الإلكتروني منذ أن عرفت كيفية الكتابة. ما قد لا تعرفه هو أن هناك فرقًا كبيرًا بين إرسال البريد الإلكتروني إلى أصدقائك واستخدام هذا الوسيط للمراسلات المتعلقة بالعمل. عند الكتابة لأصدقائك ، قد تكتب بأحرف صغيرة ، وتستخدم اللغة العامية والمختصرات ، وربما حتى تدع الأخطاء الإملائية وقواعد اللغة سيئة. على النقيض من ذلك مع البريد الإلكتروني المهنية ، حيث هذه الأشياء نفسها هي من بين "لا" التي يجب أن تكون منتبهة عند المقابلة مع زملاء العمل ، رئيسك أو العملاء. اقرأ المزيد: نصائح للكتابة البريد الإلكتروني الاحترافي .
- كتابة مذكرة أو رسالة عمل: من الصعب تخيل الحاجة إلى إرسال نسخة ورقية من مذكرة أو خطاب بدلاً من رسالة بريد إلكتروني ، ولكن يمكن أن يحدث ذلك. في حال حدوث ذلك ، يجب أن تعرف كيفية القيام بذلك بشكل صحيح. اقرأ المزيد: تنسيق رسالة العمل المناسبة.
- الرد على الهاتف وإجراء المكالمات الهاتفية: لقد قمت بإجراء واستقبال المكالمات الهاتفية طوال حياتك. بالطبع ، أنت تعرف كيف تقوم بهذه المهمة البسيطة للغاية: أنت تلتقط الهاتف وتقول مرحبا (أو عند إجراء مكالمة ، اسأل الشخص الذي تريد التحدث إليه). هذا جيد للمكالمات الهاتفية الشخصية ولكن ليس للمكالمات التجارية. عندما ترد على مكالمة ، عليك دائمًا تحديد هويتك والإشارة إلى اسم قسمك أو شركتك. أعط اسمك إلى الشخص الذي يرد على الهاتف عندما تكون المتصل ، ثم أخبره عن هويتك التي تحاول الوصول إليها. اقرأ المزيد: هل كان لدي في مرحبا: التعرف على السلوكيات الهاتف السليم .
- تقديم مقدمات: عندما تلتقي بشخص جديد ، فمن المهذب أن تعرف نفسك عليه. ومن حسن الأخلاق أيضا أن أعرض الناس على بعضهم البعض. في الحالة المتعلقة بالعمل ، من الأفضل دائمًا استخدام الأسماء الأولى والأخيرة. على سبيل المثال ، قل "مرحبًا. أنا ماري سميث" عندما تقابل شخصًا للمرة الأولى. يمكنك أيضًا إجراء ذلك عند مواجهة شخص قابلته من قبل ولكن لا تذكر اسمه. في هذه الحالة ، يمكنك إضافة "أعلم أننا التقينا من قبل ولكن أخشى أني نسيت اسمك". فرص أنهم لا يتذكرون لك إما! عند تقديم الآخرين يقولون ، على سبيل المثال ، "جون جونز ، أود منك أن تلتقي بطرس سميث."
- أخذ محاضر في الاجتماع: تتضمن العديد من الوظائف حضور الاجتماعات ، على الأقل في بعض الأحيان. غالباً ما يكون مطلوباً أن يتم الاحتفاظ بسجلات مكتوبة ، تسمى دقائق ، من هذه التجمعات. في مرحلة ما ، قد يطلب منك الشخص الذي يدير الاجتماع أخذ هذه الدقائق. عند القيام بذلك ، يجب عليك تسجيل أسماء الحضور الحاضرين والحرص على تدوين الملاحظات التي تلخص كل ما يناقشونه. سيكون عليك أيضًا كتابة الدقائق بعد الاجتماع. اقرأ المزيد: أخذ محضر الاجتماع .
- كتابة قائمة "المهام الواجبة": إما بشكل متكرر أو في بعض الأحيان ، قد تضطر إلى التوفيق بين مهام متعددة. أفضل طريقة لتتبع كل منهم هو الاحتفاظ بقائمة "للقيام". دوّن جميع المهام التي تتحمل مسؤوليتها ، وتم تحديد أولوياتها حسب تواريخ الاستحقاق. سواء كنت تستخدم تطبيقًا على الهاتف أو برنامج كمبيوتر أو ورقة ، تأكد من أنه يمكنك إما التحقق من العناصر أو الخروج منها عند إكمالها. أيضا ، لاحظ التاريخ. لا تحذف العناصر لأنك تريد أن تكون قادرًا على تتبع العناصر التي أكملتها.
- الاعتذار عن خطأ: من أجل الاعتذار عن خطأ ، يجب عليك أن تعترف بأنك ارتكبت خطأ. هذا أمر صعب ، لكنه ضروري. من الضروري أن تتصرف بسرعة - بمجرد أن تدرك خطأك ، تحدث إلى رئيسك أو أي شخص آخر سوف يؤثر. حاول وضع خطة في الاعتبار لتصحيح الخطأ. اقرأ المزيد: ماذا تفعل إذا ارتكبت خطأً في العمل .
- الاتصال في المرضى: لا أحد يحب أن يمرض ، ولكن أكثر من ذلك ، يكره معظم الناس الاتصال بالمرضى للعمل. لقد دفعتنا سوق العمل غير المستقرة إلى الاعتقاد بأن وجودنا في المكتب (أو أينما كان مكان عملك) هو أمر في غاية الأهمية. على الرغم من أنه لا ينبغي عليك أن تمضي أيامك دون داع ، فيجب أن تحاول تجنب إصابة زملائك في العمل. ابق في المنزل إذا كان لديك شيء يمكن أن يمسك به! تأكد من اتباع إجراءات الإخطار صاحب العمل الخاص بك. اقرأ المزيد: دعوة المرضى إلى العمل .