أو فقير. إليك بعض النصائح التي يجب اتباعها عند استخدام الهاتف في العمل:
- ابتلاع أولا
بمعنى آخر ، يجب أن يكون فمك غير مشغول عند إجراء مكالمة أو الرد على الهاتف. كنت تريد أن تكون قادرا على التحدث بوضوح وهذا مستحيل إذا كنت تمضغ أو تبتلع. - الاسم والرتبة من فضلك
عندما تتلقى مكالمة في العمل ، يجب عليك تحديد هويتك وشركتك وقسمك إن أمكن. إذا تم نقل المتصل إليك من الخط الرئيسي للشركة ، فيمكنك ذكر اسمك وقسمك فقط. الشخص الذي أجاب على المكالمة في البداية أعطى على الأرجح اسم الشركة. عندما تكون المتصل ، عرِّف نفسك بنفس الطريقة قبل السؤال عن الشخص الذي تحاول الوصول إليه. - الآداب حقا هل المسألة
كن دائما مهذبا بغض النظر عمن هو على الطرف الآخر من الخط. سواء كنت تتحدث إلى موظف استقبال أو رئيس الشركة لا تنسى أن تقول من فضلكم وشكرا. وبصرف النظر عن حقيقة أن الجميع يستحق الاحترام ، فإن الشخص الذي يرد على مكالمتك يمكنه التأكد من أنه يتم التعامل معه بشكل مناسب.
- التركيز: في حين أننا جميعًا نرغب في القيام بمهام متعددة (أو محاولة) الامتناع عن الاهتمام بأشياء أخرى أثناء إجراء مكالمة. يجب أن تعطي الشخص الذي تتحدث معه اهتمامك غير المجزأ. يمكن للبريد الإلكتروني الخاص بك ، وسائل الإعلام الاجتماعية والألعاب الانتظار.
- الان امسك
بادئ ذي بدء ، يجب تجنب جميع المحادثات الأخرى أثناء وجودك على الهاتف. الواقع يحصل في بعض الأحيان من خلال الطريق. قد تضطر إلى التحدث إلى شخص ما يأتي إلى مكتبك أو في مكواة أو يلتقط مكالمة أخرى. اعذر نفسك ثم حدّ محادثتك الأخرى لبضع ثوانٍ فقط. لا تترك شخصًا ما ينتظر في الانتظار إلى أجل غير مسمى. إذا لم تستطع الاهتمام بالموضوع الآخر بسرعة ، لكن يجب التعامل معه على الفور ، بدلاً من وضع الشخص الذي تتحدث معه ، اسأل ما إذا كان بإمكانك الاتصال مرة أخرى في وقت مناسب لها.
- لا تدع المتصل تخسر في النظام
هناك أوقات لن تتمكن فيها من مساعدة الشخص على الطرف الآخر من الخط وسيتعين عليك نقله إلى شخص يمكنه ذلك. عندما تفعل ، تأكد من أنه يعرف لمن تقوم بنقل المكالمة ولماذا. دعه يعرف ما يجب فعله إذا لم تتم المكالمة أو إذا لم يكن الشخص الذي ترسله إليه موجودًا أو لا يمكنه المساعدة. - حافظ على الرسائل قصيرة وحلوة
عندما تترك رسالة بريد صوتي لشخص ما ، تحدث ببطء وبشكل واضح خاصة عند ذكر اسمك ورقم هاتفك. عدد كبير جدًا من الأشخاص يتركون رسائل طويلة جدًا ومتقطعة فقط لتختفي أسمائهم وأرقامهم في النهاية مما يترك المستلم غير قادر على إرجاع المكالمة. - مرة واحدة تكفي
إذا تركت رسالة و لا يعود الشخص الذي تركته إليه على الفور فقد يكون ذلك بسبب عدم تمكنه في الوقت الحالي. ليست هناك حاجة للاتصال مرة أخرى ومرة أخرى. إذا كانت مسألة ملحة ، يمكنك محاولة الاتصال مرة أخرى في اليوم التالي أو المتابعة برسالة بريد إلكتروني تفيد بأنك تركت أيضًا بريد صوتي. - إستمع أولاً
استمع إلى رسالة بريد صوتي تلقيتها بالكامل قبل إعادة الاتصال الهاتفي. قد تعلم أنه ليس من الضروري الاتصال مرة أخرى (نجاح باهر ، ما هو موفر الوقت) أو أنك بحاجة إلى رعاية شيء ما أولاً. على سبيل المثال ، قد يحتاج المتصل إلى معلومات يمكنك إعدادها عندما تعود إليها.