مهارات الكتابة - التواصل مع الكلمات

التواصل مع الكلمات

من بين جميع الفصول الدراسية التي حصلت عليها في الكلية ومدرسة الدراسات العليا ، كان الاثنان اللذان ساعداني أكثر في مسيرتي هما اللغة الإنجليزية واللغة الإنجليزية للأعمال. تعلمت في هذه الفصول مهارات الكتابة الفعالة التي استخدمتها في كل وظيفة قمت بها. أي وظيفة أخرى ولكن عملي في هذا الموقع شمل الكتابة كجزء من توصيف وظيفي . وعلى الرغم من ذلك ، فقد طُلب مني أن أكتب في كل وظيفة ، وقد كان من المسلّم به أنني سأكون قادراً على القيام بذلك.

هذا هو الحال مع معظم الوظائف - سواء كان يجب أن تكتب مذكرات داخلية ، تتوافق مع العملاء ، أو تساعد في تصميم مواد المبيعات. كتابة النثر الجميل والشعر هو موهبة. الكتابة على نحو فعال ، ومع ذلك ، هي مهارة يمكن تعلمها.

تنظيم كتابتك

سواء كنت تقوم بتأليف مذكرة إلى زميلك في العمل أو تقرير لمدير عملك ، يجب أن تقرر ما هي المعلومات التي تريد نقلها. إليك كيفية القيام بذلك:

1. أدرج كل عنصر تحتاج إلى مناقشته في مذكرتك أو تقريرك.
2. ضعها بالترتيب - من الأكثر إلى الأقل أهمية.
3. اكتب ملخصًا مختصرًا لمذكرتك بأكملها - ستكون هذه الفقرة الأولى.
4. قم بالتمدد على كل عنصر مدرج في الخطوة 1.
5. إذا احتاج المتلقي إلى أي إجراء ، فذكر ذلك في فقرة الإغلاق.

بعض النصائح

تجنب الصياغة. قل بصوت عال ما تحاول كتابته. استمع إلى كيفية نطق الكلمات. على سبيل المثال ، الجملة ، "اكتشفت أنني يجب أن ألقي نظرة على أرقام مبيعاتنا السابقة من أجل التوصل إلى خطة لمساعدتنا في إعادة تقييم تقنية المبيعات لدينا" يمكن أن يُقال ببساطة على أنه "يجب عليّ انظر إلى أرقام مبيعاتنا السابقة لإعادة تقييم تقنية المبيعات لدينا ".

اكتب لجمهورك.

استخدم لغة بسيطة. لا تريد للقارئ أن يحتاج إلى قاموس لفك ما تحاول قوله. يجب ألا تحاول إقناع القارئ بمفرداتك الضخمة. هي احتمالات أنك سوف تحبط القارئ بدلا من ذلك. يقوم معظم الأشخاص بمهام عدة في نفس الوقت ، وهم مهتمون بتلقي المعلومات الضرورية فقط.

أنت مسؤول عن تحقيق هذا. وبدلاً من أن يقول: "إن شخصيته الطبيعية تدعمه كمرشح متميز لهذا المنصب ، يقول" إن صداقته تجعله المرشح الأول لهذا المنصب. "

ابتعد عن المصطلحات التي قد لا يفهمها القارئ. إذا كان عملك فنيًا للغاية ، ولكن الشخص الذي تكتب إليه ليس على دراية جيدة في هذا المجال ، التزم بالكلمات التي يفهمها الشخص. على سبيل المثال ، إذا كنت مصمم موقع ويب ، فإن هذه الجملة في مذكرة إلى العميل ، وهو طبيب نفساني ، لن يكون لها معنى: "ما الذي تريد أن تستخدمه كـ BGCOLOR لموقعك: # ADD8E6 أو #FFFFFF؟" يعرف أي شخص يتقن تصميم صفحة الويب أنه يمكن ترجمة هذا السؤال إلى "ماذا تريد أن يكون لون خلفية موقعك: أزرق فاتح أم أبيض؟" ومع ذلك ، لا تتوقع أن يكون عميلك أكثر إلمامًا بهذا المصطلح التقني مما قد تكون عليه في مناقشتها لمصطلح نفسي مثل "نتف الشعر".

فكلمة مبتذلة في اليوم تبقي القارئ بعيدا - أو على الأقل لا يجعله يتذكر ما تقوله. تريد أن تكون كتابتك لا تنسى. لأننا نسمع في كثير من الأحيان الكليشيهات ، فإننا نصبح محبطين لهم. الكلمات ، إذن ، ليست مرتبطة بشكل فريد بكتابتك.

بدلا من قول "لا تأجيل حتى يوم غد ما يمكنك القيام به اليوم" في مذكرة إلى أحد المرؤوسين الذي تحاول تحفيزه. ببساطة قل "توقف عن التسويف. أنجز المهمة الآن."

عندما يكون ذلك ممكنًا ، استخدم الصوت النشط. الصوت النشط يجعل الجملة أقوى وعادة أقصر. دعونا نحاول هذه الأمثلة. الصوت السلبي: "زادت المبيعات بسبب الشبكات التي قمت بها". الصوت النشط: "زادت شبكتي في مجال المبيعات".

لا تكون زائدة عن الحاجة. ليس من الضروري أن نقول "الساعة الثانية عشرة بعد الظهر" أو "المرأة الحامل الحامل". إن قول "2 مساءً" أو "2 في فترة ما بعد الظهر" أو "المرأة الحامل" أو "المرأة الحامل" ينقل كل ما تريد قوله وأقل تشجيعاً.

بالطبع انتبه إلى القواعد. استخدم Stunk و White's Elements of Style ، متاح على الويب. يجب أن يكون القاموس الجيد قريبًا ، إلى جانب قاموس المرادفات.

سيسمح لك قاموس المكنز بالحفاظ على كتابتك طازجة من خلال مساعدتك في العثور على مجموعة متنوعة من الكلمات لاستخدامها. العديد من هذه الموارد متوفرة على الإنترنت.

التدقيق هو واحد من أهم الأشياء التي يمكنك القيام بها. بما أنك غالباً ما تقوم بالكثير من كتاباتك على الكمبيوتر ، يمكنك الوصول إلى المدقق الإملائي والنحوي التلقائي. كن حذرًا - قد يتم تفويت بعض الكلمات المستخدمة في السياق الخاطئ بواسطة المدقق الإملائي المحوسب. على سبيل المثال ، الجملة "إلى الموظفين الذين حضروا اجتماعات اثنين أيضًا تعرف على برمجيات gnu" ، ستمر عبر التدقيق الإملائي دون اكتشاف أخطاء إملائية. اطلب من شخص آخر تدقيق المستند الخاص بك ، إن أمكن. إذا سمح الوقت ، ضع التكوين الخاص بك بعيدًا ، وقم بتصحيحه في وقت لاحق ، أو حتى أفضل ، في اليوم التالي.