كيف تكتب بريد الكتروني محترف

7 أسئلة لطرحها بنفسك قبل أن تضرب إرسال

منذ سنوات عديدة ، كان الناس يتوقعون زوال البريد الإلكتروني. على الرغم من حقيقة أننا نستخدم أشكالًا أخرى من التواصل مثل الرسائل النصية والوسائط الاجتماعية "للتحدث" مع أصدقائنا أو إرسال رسائل سريعة إلى زملائنا ، إلا أننا ما زلنا نستخدم البريد الإلكتروني ، وخاصة للاتصالات ذات الصلة بالعمل. كما أنه الوسيلة الرئيسية للاتصال عندما تتقدم بطلب للحصول على وظيفة . من الأهمية بمكان معرفة كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي.

قد يكون البريد الإلكتروني نقطة اتصالك الأولية مع شخص ما ، ولهذا السبب ، تكون فرصتك الأولى لتكوين انطباع. احرص بشدة على تكوين رسائلك. قبل أن تضغط على إرسال ، أجب على هذه الأسئلة السبعة.

1. هل رسالتي خطأ مجاني؟

يعتبر التحقق من بريدك الإلكتروني بحثًا عن الأخطاء هو أهم شيء يمكنك القيام به قبل إرساله. الإملائي غير صحيح وقواعد اللغة السيئة سيجعلك تبدو غير مبال. وهذا يتعارض مع الانطباع الذي تحاول القيام به ، خاصةً إذا كنت تتقدم للحصول على وظيفة.

تدقيق حتى تصبح واثقا من أنك ألقت القبض على جميع الأخطاء الإملائية والنحوية ، وكذلك الأخطاء المطبعية. يحتوي Grammarly.com على أدوات مجانية ، بما في ذلك إضافة لمتصفح Chrome ، يمكنها مساعدتك في ذلك.

2. ماذا يقول بريدي الإلكتروني عني؟

عنوان البريد الإلكتروني الخاص بالعمل الخاص بك - والذي بالمناسبة ، يجب ألا تستخدمه أبداً للبحث عن وظيفة - قد يكون بسيطاً للغاية. على الأرجح هو بعض البديل من اسمك.

ربما تكون قد اخترت عنوانًا أقل تشبهًا للعمل لاستخدامه في البريد الإلكتروني الشخصي. عنوان موحِّد أو طفولي أو لطيف هو جيد إذا كنت تستخدمه فقط لإرسال رسائل إلى أصدقائك وعائلتك ولكن إذا كنت بحاجة إلى كتابة بريد إلكتروني احترافي ، فاشترك للحصول على حساب جديد ينقل الاحتراف .

قم بإعداد عنوان بريد إلكتروني يستخدم اسمك الفعلي. جرب اسمك الأول والأخير. اسمك الأول ، الاسم الأوسط والاسم الأخير. أو مزيج من تلك لا ترسل البريد الإلكتروني المهني الخاص بك مطلقًا من chickybabe@mymail.com.

3. هل الاسم وعنوان البريد الإلكتروني في الحقل "إلى" صحيح؟

عندما تبدأ بكتابة اسم المستلم في حقل "إلى" ، فإن معظم عملاء البريد الإلكتروني سوف يملأون بقية الاسم بواحد من جهات الاتصال الخاصة بك. يمكن أن ينتهي بك الأمر بسهولة مع الاسم الخطأ في هذا الحقل لذا تأكد من الانتباه إلى هذا.

تخيل أي مشكلة قد تنشأ إذا أرسلت عن طريق الخطأ رسالة إلكترونية إلى المستلم الخاطئ. لنفترض أنك تبحث عن وظيفة أثناء عملك. يمكن أن يكون لمدير التوظيف في صاحب العمل المحتمل اسم يبدأ بنفس الحرف الذي يطلق عليه اسم رئيسك الحالي. كم ستكون محرجة إذا أرسلت رئيسك رسالة موجهة إلى مدير التوظيف هذا؟ لا تريد فقط التأكد من وصول رسالتك إلى وجهتها المقصودة ، ولكنك تريد أيضًا أن تتأكد من عدم وصولها إلى رسالة غير مقصودة.

4. هل استخدمت العنوان المناسب لمعالجة المتلقي؟

إذا كنت بالفعل على أساس الاسم الأول مع الشخص الذي ترسله بالبريد الإلكتروني ، فلا بأس من معالجته بهذه الطريقة في رسالتك.

ومع ذلك ، إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي تتواصل فيها مع شخص ما ، أو إذا كنت غير متأكد من الطريقة التي تفضل أن يتم التعامل معها ، فمن المفضل استخدام عنوان رسمي مثل السيد أو السيدة أو السيدة أو الدكتورة وآخر المستلم اسم.

دائما يخطئ على جانب الحذر. لا يمكن أن يضر أن تكون رسمية. للحصول على تلميح حول الطريقة التي يفضل من خلالها التعامل مع شخص تربطه به علاقة راسخة بالفعل ، انظر مرة أخرى إلى الرسائل السابقة لمعرفة كيفية توقيعها. سيساعدك ذلك في تحديد ما يجب فعله.

5. هل بلدي نغمة نقل رسالتي جيدا؟

وكما يقول المثل "ليس هذا ما تقوله ولكن كيف تقوله". عندما تتحدث إلى شخص ما وجهًا لوجه ، يمكنك الاعتماد على التجويد ولغة الجسد وتعبيرات الوجه للمساعدة في إعطاء معنى إضافي لكلماتك.

عندما تحاول نقل الرسالة نفسها كتابة ، هناك مجال أكبر لسوء الفهم لأن القارئ لا يستطيع رؤية وجهك ، أو قراءة لغة الجسد ، أو سماع صوتك.

تأكد من أن رسالتك مؤدبة وتناسب الأصوات ، وأن معانيك المقصودة واضحة.

6. هل رسالتي بسيطة ، ولكن غير غامضة؟

حفظ رسائل قصيرة وحلوة سيجعلها أسهل للفهم. في الوقت نفسه ، يجب ألا تحذف أي شيء مهم. لا تريد إجبار مستلم البريد الإلكتروني الخاص بك على تخمين ما تحاول قوله. يجب أن تكون رسالتك دقيقة قدر الإمكان ، ولكنها تتضمن جميع المعلومات الضرورية.

7. هل قمت بإرفاق مرفقات غير مطلوبة؟

يرفض العديد من الأشخاص فتح مرفقات البريد الإلكتروني التي لا يتوقعونها. هم على حق لتجنب فعل ذلك. غالبًا ما تنتقل فيروسات الكمبيوتر في تلك المرفقات. إذا كنت تريد إرسال ملف إلى شخص ما ، على سبيل المثال ، سيرتك الذاتية ، اطلب من المتلقي الحصول على إذن منه أولاً. أرسلها فقط إذا قال أنها بخير.