مراجعي الحسابات الداخلية حفر في أعمال الآخرين من أجل لقمة العيش. على السطح ، يبدو هذا وكأنه يضع نفسه في مكان لا ينتمي إليه ، ولكنه في الواقع يؤدي دورًا مهمًا في حماية مؤسساته.
مع تقدمك في مهنتك في مجال الخدمة العامة ، ستكون هناك فرصة جيدة للرد على الأسئلة التي يطرحها المراجعون الداخليون. يمكن أن تأتي هذه الأسئلة لأسباب عديدة مختلفة ، وقلة قليلة منها تعني في الواقع أنك متهم بارتكاب مخالفات. في الغالبية العظمى من الظروف ، يقومون فقط بجمع المعلومات. على سبيل المثال ، قد يكونوا يحاولون فهم كيفية عمل الجزء الخاص بك من المؤسسة.
ليس هناك حاجة للتوتر عندما يتحدث مدقق داخلي معك. المدققون الداخليون هم محترفون يحاولون فقط القيام بعملهم اليومي. منحت ، عملهم يمكن أن يجعلك والآخرين غير مرتاحين. يحددون نقاط الضعف في الأنظمة ويوصون بإجراءات تصحيحية.
لكن في النهاية ، يجعلون منظماتهم تعمل بشكل أفضل ، وتعد ردودكم على أسئلتهم حاسمة في تحقيق ذلك. هنا ثلاث نصائح للرد على المدققين الداخليين عندما يأتون على الباب.
01 اجب بصدق.
يعرف مدققو الحسابات الداخليون عندما لا يضيف شيء ما. لا تعطهم سبباً للشك في مصداقيتك من خلال كونك أقل من كونها صادقة تماماً.
إذا كنت لا تعرف الإجابة عن سؤال ما ، فلا تحاول خداعك من خلاله. سوف ينتهي الأمر بجعل نفسك تبدو سخيفة عندما يجدون الجواب الحقيقي. الخيار الأفضل بكثير هو ببساطة القول أنك لا تعرف الإجابة. إذا كان هناك شيء يمكنك البحث عنه ، فقم بعرضه. قد يأخذونك إلى العرض ، أو قد يكون لديهم بالفعل بعض الأفكار حول كيفية الحصول على الإجابة.
عندما تعتقد أن المدققين الداخليين قد لا يحبون إجابتك ، لا تتورع عن إعطاء ردك. إنهم يريدون فهم الأشياء كما هي موجودة بالفعل ، لذا حتى عندما لا تكون إجابتك هي ما سيجعل مهمتهم أسهل أو ما يتوقعون سماعه ، فهم بحاجة إلى معرفة الحقيقة.
02 افترض أنهم لا يعرفون شيئًا عن مجال خبرتك.
عادة ما يكون المدققون الداخليون أشخاص حادين ، لكن لا يمكنهم أن يكونوا خبراء في كل شيء. يركز البعض على تدريبهم المهني والعمل على جوانب معينة من التدقيق الداخلي مثل أنظمة المعلومات أو المالية ، ولكن لا يفترض أنهم يعرفون مجال خبرتك.
هذا يبدو وكأنه معين ، ولكن من السهل الانزلاق في استخدام المصطلحات أو تخطي الخطوات عند وصف العمليات. ما هو إجراء غير مفكر بالنسبة لك هو على الأرجح ليس للمدقق الداخلي الذي يسعى لفهم عمليات عملك. فكر في كل إجراء تتخذه. شيء قد يبدو كخطوة واحدة بالنسبة لك قد يكون في الواقع عدة خطوات قمت بدمجها معًا في ذهنك خلال سنوات التكرار.
حتى عندما تبدو المحادثة مملة وبسيطة للغاية ، تذكر أن المراجعين الداخليين يحاولون تحطيم العمليات إلى أصغر أنشطتهم. عندئذ فقط يمكنهم أن يجدوا أين يمكن للعمليات أن تنحرف.
03 قم بتوصيل النقاط لهم.
لا يقتصر الأمر على قيام المدققين الداخليين بفك العمليات إلى أصغر وحداتها ، بل يبحثون أيضًا عن الترابط بين الأشخاص والعمليات. إنهم يبحثون عن جميع الأشخاص المشاركين في العملية لمعرفة من يحتاج إلى المشاركة ، ومن لا يشارك ، ولكن يجب أن يكون ، وكيف يتفاعل هؤلاء الناس ، وما إذا كانت هناك ضوابط كافية لمنع أو التزوير أو التبديد أو الإساءة.
عند الرد على المدققين الداخليين ، أشر إلى المكان الذي تتفاعل فيه أنت والعمليات الخاصة بك مع الآخرين وعملياتهم. إن ربط النقاط مثل هذا يمنحها صورة أوضح عن كيفية عمل المؤسسة ككل. مثل هذه المعلومات تعطي أيضًا مراجعي حسابات داخليين للذين يتحدثون وأين يمكنهم العثور على معلومات إضافية.