الأشياء التي يجب تضمينها في خطة المشروع

خطة المشروع هي تتويج للتخطيط الدقيق من قبل مدير المشروع . إنها الوثيقة الرئيسية التي توجه كيفية تشغيل المشروع . وفقا لمعهد إدارة المشاريع ، فهو عبارة عن "وثيقة رسمية معتمدة تستخدم لتوجيه تنفيذ المشروع ومراقبة المشروع". إنها خطة الخطط لأن توثيقها هو نوايا مدير المشروع لكل جانب رئيسي للمشروع. .

الموضحة أدناه هي العناصر الحرجة الموجودة في العديد من خطط المشاريع. لدى المنظمات عملياتها وبروتوكولاتها الخاصة بما يجب أن يكون في خطة المشروع وبشكل أكثر عمومية حول كيفية تشغيل المشروعات ، لذلك لن تكون جميع خطط إدارة المشروع تتضمن هذه العناصر. ومع ذلك ، ينبغي على مديري المشاريع النظر في كل منهم في مرحلة التخطيط لتجنب الارتباك والارتجال القسري خلال مرحلة تنفيذ المشروع.

  • 01 أهداف المشروع

    يتم تحديد أهداف المشروع في ميثاق المشروع ، ولكن يجب تضمينها في خطة المشروع أيضًا. هناك عدة طرق للقيام بذلك. يمكن لخطة المشروع أن تكرر ما هو موجود في خطة المشروع ؛ يمكن أن تشرح الأهداف أكثر ، أو يمكن أن تشمل الميثاق كملحق. بغض النظر عن كيفية اختيار مدير المشروع لدمج الأهداف في خطة المشروع ، فإن الشيء المهم هو الحفاظ على ارتباط واضح بين ميثاق المشروع - أول وثيقة رئيسية للمشروع - وخطة المشروع - الوثيقة الرئيسية الثانية للمشروع.
  • 02 نطاق المشروع

    مثل أهداف المشروع ، يتم تعريف النطاق في الميثاق ؛ ومع ذلك ، يجب على مدير المشروع زيادة تنقيح النطاق في خطة المشروع. واحدة من أفضل الطرق لتحديد ما هو في نطاق المشروع هو تحديد ما هو خارج نطاق. على سبيل المثال ، قد يحتاج مشروع لأتمتة عملية يدوية إلى تعريف النطاق على المكان الذي تبدأ فيه هذه العملية وتنتهي حتى تستبعد بشكل مناسب المهام التي تقع خارج نطاق المشروع. تساعد هذه المعلومات مدير المشروع على تحديد ما هو في النطاق.

  • 03 المعالم الرئيسية والتسليمات الرئيسية

    تُعرف الإنجازات الرئيسية لمشروع ما باسم مراحل. وتسمى منتجات العمل الرئيسية التسليمات الرئيسية. وهي تمثل المكونات الكبيرة للعمل في المشروع. يجب أن تحدد خطة المشروع هذه العناصر وتحددها وتضع مواعيد نهائية لاستكمالها.

    قل منظمة تقوم بمشروع لتطوير برامج جديدة. مثل هذا المشروع يحتوي على كل من المعالم والنواتج. يمكن أن تكون التسليمات الرئيسية هي القائمة النهائية لمتطلبات العمل وقائمة المتطلبات الوظيفية التي تنفذ متطلبات الأعمال هذه. بعد ذلك ، يمكن أن يكون للمشروع معالم في نهاية تصميم الأعمال ، ونهاية اختبار النظام ، ونهاية اختبار قبول المستخدم وتاريخ طرح البرنامج. تحتوي هذه المعالم على منتجات عمل مرتبطة بها ، ولكنها تتعلق بالعمليات أكثر من المنتجات نفسها.

    لا يجب أن تكون المواعيد النهائية والمواعيد الرئيسية للتسليم مواقيت دقيقة ، ولكن كلما كانت تلك التواريخ أكثر دقة كلما كان ذلك أفضل. يمكن تحقيق شيء ما مع الموعد النهائي لشهر أكتوبر في أي يوم من شهر أكتوبر من 1 إلى 31 ، ولكن يجب الالتزام بالموعد النهائي 15 أكتوبر في 15 أكتوبر أو قبل ذلك. تساعد التواريخ الدقيقة مدير المشروع في إنشاء هيكل دقيق لتعطل العمل.

  • 04 هيكل تصنيف العمل

    تقوم بنية انهيار العمل ، أو WBS ، بتحليل المعالم والنواتج الرئيسية في مشروع إلى أجزاء أصغر بحيث يمكن تخصيص شخص واحد لكل جزء. عند تطوير هيكل انهيار العمل ، ينظر مدير المشروع في العديد من العوامل مثل نقاط القوة والضعف لأعضاء فريق المشروع ، والترابط بين المهام والموارد المتاحة والموعد النهائي للمشروع.

    مدير المشروع هو المسؤول في النهاية عن نجاح المشروع ، لكنه لا يستطيع القيام بالعمل وحده. يعد WBS أداة يستخدمها مدير المشروع لضمان المساءلة على المشروع لأنه يخبر راعي المشروع وأعضاء فريق المشروع وأصحاب المصلحة المسؤولين عن ذلك. إذا كان مدير المشروع مهتمًا بمهمة ما ، فإن مدير المشروع يعرف تمامًا من يجتمع به بخصوص هذا القلق.

  • 05 الميزانية

    توضح ميزانية المشروع مقدار المال المخصص لإنجاز المشروع. مدير المشروع هو المسؤول عن تفريق هذه الموارد بشكل مناسب. بالنسبة للمشروع الذي يمتلك بائعين ، يضمن مدير المشروع إنجاز الأعمال وفقًا لشروط العقد ، مع إيلاء اهتمام خاص للجودة. ترتبط بعض ميزانيات المشاريع بخطة الموارد البشرية.

  • 06 خطة الموارد البشرية

    توضح خطة الموارد البشرية كيف سيتم تزويد المشروع بالموظفين. ويعرف أحيانا باسم خطة التوظيف. تحدد هذه الخطة من سيكون في فريق المشروع ومقدار الالتزام الذي ينتظره كل شخص. عند تطوير هذه الخطة ، يقوم مدير المشروع بالتفاوض مع أعضاء الفريق والمشرفين على الوقت الذي يمكن لكل عضو في الفريق أن يخصصه للمشروع. إذا كان هناك حاجة إلى الموظفين للتشاور بشأن المشروع ولكنهم ليسوا جزءًا من فريق المشروع ، فإن ذلك موثق أيضًا في خطة التوظيف. مرة أخرى ، يتم التشاور مع المشرفين المناسبين.

  • 07 خطة إدارة المخاطر

    يمكن أن تسوء أشياء كثيرة في مشروع ما. في حين أن كل كارثة محتملة أو زوبعة طفيفة لا يمكن التنبؤ بها ، يمكن التنبؤ بالعديد منها. في خطة إدارة المخاطر ، يحدد مدير المشروع المخاطر على المشروع ، واحتمال حدوث تلك المخاطر واستراتيجيات لتخفيف تلك المخاطر. يسعى مدير المشروع إلى المشاركة من الجهة الراعية للمشروع ، وفريق المشروع ، وأصحاب المصلحة ، والخبراء الداخليين.

    يتم وضع استراتيجيات التخفيف موضع التنفيذ للمخاطر التي يحتمل حدوثها أو ارتفاع التكاليف المرتبطة بها. المخاطر التي لا يحتمل حدوثها وتلك التي لها تكاليف منخفضة مذكورة في الخطة ؛ ومع ذلك ، قد لا يكون لديهم استراتيجيات التخفيف.

  • 08 خطة الاتصالات

    تحدد خطة الاتصالات كيفية توصيل المشروع إلى مختلف الجماهير. يشبه إلى حد كبير هيكل انهيار العمل ، تعيّن خطة الاتصالات مسؤولية إكمال كل مكون لعضو فريق المشروع.

    كل رسالة لديها جمهور مستهدف. يضمن مديرو المشاريع تخصيص كل رسالة لجمهور معين. تساعد خطة الاتصالات مديري المشروع على ضمان وصول المعلومات الصحيحة إلى الأشخاص المناسبين في الوقت المناسب.

  • 09 خطة إدارة أصحاب المصلحة

    تحدد خطة إدارة أصحاب المصلحة كيفية استخدام أصحاب المصلحة في المشروع. في بعض الأحيان يحتاج أصحاب المصلحة فقط إلى الحصول على المعلومات. يمكن الاعتناء بها في خطة الاتصالات. إذا كان هناك حاجة لمزيد من أصحاب المصلحة ، فإن خطة إدارة أصحاب المصلحة توضح كيفية الحصول عليها.

  • 10 خطة إدارة التغيير

    تضع خطة إدارة التغيير إطار عمل لإجراء تغييرات على المشروع. يميل مديرو المشروعات إلى الرغبة في تجنب التغييرات في المشروع ؛ ومع ذلك ، التغييرات في بعض الأحيان لا مفر منه. توفر خطة إدارة التغيير بروتوكولات وعمليات لإجراء التغييرات. من الأهمية بمكان بالنسبة للمساءلة والشفافية أن يتبع رعاة المشروع ومديرو المشروعات وأعضاء فريق المشروع خطة إدارة التغيير.