ما هي خطة إدارة أصحاب المصلحة؟
ما هم أصحاب المصلحة؟
يمكن أن يكون أصحاب المصلحة داخليًا وخارجيًا للمنظمة.
تشمل الأمثلة على أصحاب المصلحة الداخليين التنفيذيين ووحدات الأعمال مثل المحاسبة وتكنولوجيا المعلومات. تضم وحدات العمل عادة ممثلين في فريق المشروع. يمكن أن يكون أصحاب المصلحة الخارجيون مجموعات المصالح والشركات والمنظمات المدنية. من النادر أن يتم تمثيل أصحاب المصلحة الخارجيين في فريق المشروع. بالنسبة للهيئات ذات السلطة التنظيمية ، عادة ما تكون الصناعات التي تقوم بتنظيمها هي أهم مجموعة من أصحاب المصلحة الخارجيين لأي مشروع. إذا تم تحديد أحد أصحاب المصلحة من قبل فريق المشروع ، فيجب التفكير في ذلك أصحاب المصلحة في خطة إدارة أصحاب المصلحة.
من غير العملي أن يتكون فريق المشروع من أعضاء يمثلون كل مجموعة من أصحاب المصلحة. في كثير من الحالات ، من المستحيل. ومع ذلك ، يحتاج فريق المشروع إلى مدخلات ومشاركة من أصحاب المصلحة لإنجاح المشروع. على سبيل المثال ، ترغب منظمة حكومية في تجديد وتحديث برنامجها الاحتكاري الأكثر استخدامًا على نطاق واسع.
تقريبا كل شخص في المنظمة يستخدم البرنامج بطريقة ما. لا يمكن تمثيل كل نوع من المستخدمين بشكل مباشر في فريق المشروع ، لذلك يبتكر الفريق طرقًا لجمع مدخلات من أصحاب المصلحة ويقرر طرق إبلاغ أصحاب المصلحة حول حالة المشروع. يتم توثيق طرق جمع إستراتيجيات المدخلات والاتصالات في خطة إدارة أصحاب المصلحة.
الفرق بين خطة إدارة أصحاب المصلحة وخطة الاتصال
يمكن أن يكون هناك قدر كبير من النزيف بين خطة إدارة أصحاب المصلحة في المشروع وخطة الاتصال. وظائفها متشابهة جدا. خطة إدارة أصحاب المصلحة أوسع نطاقا من حيث أنه يسهل المدخلات للمشروع فضلا عن الخطوط العريضة للنواتج. تُعد خطة إدارة أصحاب المصلحة أضيق من حيث أنها تتعامل فقط مع أولئك الذين لديهم مصالح مكتسبة بينما يمكن أن تتضمن خطة الاتصال جمهوراً أوسع.
خطة إدارة أصحاب المصلحة تتطور خلال المشروع
وعادة ما يحتفظ مدير المشروع بخطة إدارة أصحاب المصلحة. مع تقدم المشروع ، يستعرض مدير المشروع خطة إدارة أصحاب المصلحة ويعيدها بشكل دوري إلى فريق المشروع للنظر في التحديثات. يمكن أن يبدو المشروع مختلفًا جدًا في منتصف خطه الزمني عما كان عليه في مراحل التخطيط ، لذا من المهم التأكد من تغيير المستندات التوجيهية للمشروع إذا اقتضت الظروف ذلك.
مثال على كيفية عمل خطة إدارة أصحاب المصلحة
في ما يلي مثال على كيفية تغيير خطة إدارة أصحاب المصلحة على مدار المشروع. وكالة حكومية تشرع في مشروع صنع القواعد. عندما يبدأ ، يقوم راعي المشروع ومدير المشروع بإعداد قائمة بأصحاب المصلحة لوضعها في خطة إدارة أصحاب المصلحة.
تتمثل إحدى المهام الأولى لفريق المشروع في وضع الخطة. بعد بضعة أشهر ، يحدد أحد أعضاء فريق المشروع أحد أصحاب المصلحة لم يفكر فيه أحد في بداية المشروع. يضيف مدير المشروع صاحب المصلحة الجديد إلى الخطة ويدعو إلى اجتماع فريق المشروع لمناقشة كيفية إشراك صاحب المصلحة الجديد. بمجرد أن يقرر الفريق ما يجب القيام به ، سيقوم مدير المشروع بإبلاغ راعي المشروع.
من الواضح أن خطة إدارة أصحاب المصلحة هي وثيقة حية. مع تغير المشروع ، يمكن أن تتغير خطة إدارة أصحاب المصلحة معه من أجل تلبية احتياجات المشروع بشكل أفضل. من خلال خطة إدارة أصحاب المصلحة الساذجة ، يمكن لفريق المشروع أن يجمع بشكل ملائم المدخلات والتعليقات من أصحاب المصلحة ، بالإضافة إلى إبقاء أصحاب المصلحة على علم بذلك.