كيفية كتابة خطاب طلب اجتماع
ما هي أفضل طريقة لطلب اجتماع؟ من المهم أن تشرح بوضوح من أنت (إذا كنت لا تعرف الشخص جيدًا) ، وكيف أحيلت ، وما الذي تبحث عنه ، في رسائلك ورسائل البريد الإلكتروني. فيما يلي بعض التلميحات حول كيفية كتابة خطاب يطلب اجتماعًا إعلاميًا:
- عرفنى بنفسك. من المهم دائمًا أن تبدأ رسالة تطلب اجتماعًا مع ملخص لكيفية معرفتك بالشخص. إذا كنت بالفعل أصدقاء أو شركاء مقربين ، فأنت لا تحتاج إلى مقدمة طويلة. ومع ذلك ، إذا كنت لا تعرف الشخص جيداً ، فذكرك أو تعرف كيف قابلت (إذا فعلت) ، أو كيف سمعت عنه. إذا قام صديق أو زميل متبادل بوضعك على اتصال ، فأذكر اسمه في الفقرة الأولى من الرسالة.
- صف مهاراتك وخبراتك (باختصار). اشرح تجربتك ومهاراتك المتعلقة بصناعتك. أنت تريد إظهار المستلم أنك جاد في حياتك المهنية. ومع ذلك ، فأنت تريد أيضًا إبقاء هذا القسم موجزًا. قد تفكر في إرفاق سيرتك الذاتية كمرجع إذا كان القارئ يريد رؤية المزيد.
- اشرح ما تبحث عنه. تقديم بيان مهذب ولكن ملموس يقول ما الذي تطلبه. هل ترغب في الاجتماع لمناقشة هذه الصناعة بشكل عام؟ هل ترغب في الحصول على المشورة بشأن محفظتك؟ هل لديك أسئلة حول شركة الشخص؟ ومع ذلك ، لا تقول أنك تريد المساعدة في العثور على وظيفة ما لم يكن هذا هو خطاب تغطية الاتصال البارد . الهدف من هذه الرسالة هو معرفة المزيد عن مجال عملك وكيف يمكنك تحسين مهاراتك و / أو بحثك عن الوظائف.
- يبقيه قصيرة والمهنية. لا تستمر لفترة طويلة - احتفظ بالحرف لصفحة واحدة أو أقل. من المحتمل أن يكون هذا الشخص مشغولًا جدًا ولا يتوفر له الوقت لقراءة رسالة طويلة. ومع ذلك ، لا تزال تريد أن تكون لغتك مهذبة ومهنية. تأكد من تدقيق رسالتك قبل إرسالها. اكتب رسالتك بصيغة خطاب الأعمال المناسبة. انظر عينة من الرسائل أدناه للحصول على سبيل المثال.
رسائل نموذجية تطلب اجتماعًا إعلاميًا
مثال 1
فيما يلي مثال على رسالة تطلب عقد اجتماع للحصول على المشورة المهنية. في هذا المثال ، كاتب الرسالة لديه بالفعل سنوات من الخبرة. يتواصل الكاتب مع عضو ناجح في صناعته للحصول على إحصاءات واقتراحات.
اسم الاتصال
عنوان
منظمة
عنوان
المدينة ، الولاية ، الرمز البريدي
تاريخ
عزيزي السيد / ام اس. الاسم الاول الاسم الاخير،
خلال السنوات العشر الماضية ، تابعت مسيرتك المهنية من خلال الأحداث الإخبارية والمقابلات وأبحاث الويب. إن تفانيك لوسائل الإعلام وفهمك للدور الهام الذي يلعبه الصحفيون في الطريق السريع للمعلومات اليوم سريع الإيقاع ، إلى جانب إيمانك بقوة الصحافة ، هو أمر مثالي. بالإضافة إلى ذلك ، أعرف أنك كنت طالبة في جامعة كولومبيا مع جون سميث ، أستاذ الصحافة في ولاية ميسوري.
لقد تشرفت بتشجيع قدراتي الصحفية على ثلاث منشورات مختلفة على نطاق واسع. عندما غادرت الكلية ، ذهبت على الفور للعمل في صحيفة البلدة الصغيرة النموذجية وتعلمت جميع جوانب الحصول على الصحيفة إلى الناس في الوقت المناسب. انتقلت بعد ذلك إلى المدير الإقليمي لشركة إعلامية مؤلفة من صحف صغيرة إلى متوسطة الحجم في الغرب الأوسط. في موقفي الحالي ، أنا مراسلة رئيسية لإحدى أكبر الصحف في الجنوب الغربي.
سأكون ممتنًا جدًا لفرصة الزيارة معك للحصول على رؤيتك ومقترحاتك حول المكان الذي ستكون فيه مهاراتي وقدراتي ذات قيمة كبيرة بالنسبة إلى مجال الصحافة ، وليس فقط الصحف ، بل وسائل أخرى أيضًا.
في الأسبوع من 15 إلى 19 مارس ، سأكون في مدينة نيويورك. أرغب في زيارة معك والحصول على ملاحظاتك حول قدرة الكتابة لدي ، بالإضافة إلى اقتراحات حول مهاراتي ستكون أكبر قيمة من وجهة نظرك.
لدي مجموعة من أعمالي التي سأحصل عليها معي.
شكرا جزيلا على وقتك. سأتصل بمكتبك لإعداد وقت مناسب. أنا أتطلع لمقابلتك.
بإخلاص،
توقيعك (نسخة مطبوعة)
اسمك المكتوب
عنوانك
مدينتك ، الولاية ، الرمز البريدي
رقم تليفونك
بريدك الالكتروني
المثال رقم 2
فيما يلي مثال على رسالة تطلب اجتماعًا. تتضمن الرسالة مؤهلات الكاتب وخبرته ، وسبب الكتابة ، بالإضافة إلى طلب تحديد موعد.
ميكائيل بلو
1234 طريق بيتشتري
أتلانتا ، GA 30329
السيدة إبينا جوبينا
المدير التنفيذي
المركز الوطني لدعم مرضى SIDS ورضع الموت
1234 طريقة المراقبة
أتلانتا ، GA 30344
23 يناير ، 20XX
عزيزي السيدة جوبينا:
اقترح باستر براون ، المشرف الحالي في قسم الأمراض الوبائية والمراقبة التابع لـ CDC ، برنامج التلقيح الوطني ، أن أتصل بك لمعرفة المزيد عن المركز الوطني لدعم مرضى SIDS & Death Program Disease. سأحصل على درجة الماجستير في الصحة العامة من كلية الصحة العامة في جامعة رائعة في مايو ، وتمتلك خبرة قوية في صحة الأم والطفل. أملي هو معرفة المزيد من المعلومات المتعمقة حول مؤسستك عن المتاحة عبر الإنترنت أو المنشورات التي ينتجها المركز.
أخطط لرحلة إلى بالتيمور في الشهر المقبل أو نحو ذلك ، ونأمل أن تكون متاحة للقاء معي في وقت مناسب بالنسبة لك بينما أنا في المدينة. ولأنني متأكد من أنك مشغول للغاية ، فقد قدمت بعض المعلومات المختارة حول مهاراتي وخبراتي لمعلوماتك.
توضيحات المؤهلات
- أعلى مستويات البروتوكول التحليلية والبحوث بما في ذلك: النمذجة الرياضية ، وجمع البيانات ، والقدرات التنظيمية
- معرفة الوضع الاجتماعي الاقتصادي والقضايا العرقية / الإثنية المتعلقة بالصحة العامة
- حل المشاكل الإبداعية ومشغل فريق فعال
- وتشمل مهارات الكمبيوتر SAS و EpiInfo و SUDAAN و MINITAB و Freelance Graphics و Paradox
تشمل تجربتي العمل من أجل مكتب صحة الأم والطفل ، إدارة الصحة بمدينة نيويورك حالياً. كمتدرب ، تعلمت الكثير عن الدول الجزرية الصغيرة النامية أثناء تحليل البيانات لدعم تقييم احتياجات المجتمع من أجل وزارة الصحة وتطوير برامج المجتمع. حالياً ، أنا متدرب ASPH / CDC / ATSDR من أجل مأمونية اللقاحات ونشاط التطوير في مركز السيطرة على الأمراض. في هذا الموقف ، أقوم بتنسيق تطوير بروتوكولات المتابعة القياسية ، وكذلك تقييم مؤشرات الوضع الاجتماعي الاقتصادي في مشروع Datalink Safety Datinink.
بعد التخرج ، آمل أن تتاح لي الفرصة لاستخدام هذه المهارات وغيرها للعمل في مجال صحة الأم والطفل. آمل أن تتمكن أنت أو أحد موظفيك من قضاء بعض الوقت في مناقشة برامجك ومبادراتك الجديدة والمثيرة. سوف أتصل بك في الأسبوع الأول من فبراير لمحاولة ترتيب اجتماع.
بإخلاص،
ميكائيل بلو
قراءة المزيد: ماذا تفعل بعد اجتماع إعلامي | كيفية كتابة مقابلة إعلامية شكرا رسالة